Entenda o que é ATS e sua importância para o recrutamento moderno

No mundo dinâmico e competitivo do recrutamento e seleção, encontrar, atrair e realizar um filtro de candidatos para uma organização é fundamental para o sucesso. Nesse contexto, a tecnologia desempenha um papel cada vez mais crucial, oferecendo estratégias poderosas para simplificar e otimizar o processo de contratação. 

Uma dessas ferramentas é o Applicant Tracking System ou Sistema de Rastreamento de Candidatos (ATS). Neste artigo, exploraremos as principais funcionalidades e vantagens dessa tecnologia revolucionária, destacando como ela pode transformar o processo de contratação e impulsionar o sucesso organizacional. 

Além disso, descobriremos ainda como o ATS simplifica a publicação de vagas, facilita a triagem de currículos, agiliza o agendamento de entrevistas e oferece insights valiosos por meio de análises de dados. Boa leitura!

O que é ATS?

Um sistema ATS (Applicant Tracking System), em tradução livre para o português, Sistema de Rastreamento de Candidatos, é um software projetado para gerenciar e automatizar processos de recrutamento e seleção de uma empresa. 

Esse sistema automatiza e centraliza as etapas envolvidas na contratação de novos funcionários, desde a publicação de vagas de emprego até a seleção dos candidatos mais adequados para as posições disponíveis.

O ATS permite que os recrutadores coletem, armazenem e organizem currículos, informações de candidatos e detalhes das vagas em um único banco de talentos e dados acessíveis. Ele também oferece recursos para triagem automatizada de currículos, agendamento de entrevistas, comunicação com os candidatos por meio de e-mails automáticos e a geração de relatórios para análise do processo de recrutamento.

Além disso, muitos sistemas ATS, como o Vagas For Business, utilizam algoritmos de contratação por inteligência artificial para analisar os currículos dos candidatos e identificar os mais adequados para as vagas em aberto. Isso ajuda a agilizar o processo de seleção, tornando-o mais eficiente e eficaz.

Como o ATS funciona? 

O funcionamento de um ATS (Applicant Tracking System) pode variar de acordo com o software específico e as necessidades da empresa que o utiliza, mas, em geral, ele terá as seguintes atribuições para otimizar e agilizar todo o processo: 

Criação de job descriptions

Alguns softwares mais avançados oferecem a funcionalidade de criar job descriptions (descrições de vagas) diretamente na plataforma. É o caso dos hacks de recrutamento e seleção do Vagas For Business, além de oferecer alguns modelos pré-existentes, a nossa tecnologia conta com a integração com o ChatGPT que pode auxiliar os recrutadores a redigir e aprimorar o anúncio da vaga. 

Publicação de vagas 

Os recrutadores criam e publicam anúncios de emprego no software de R&S, que podem ser distribuídos em vários canais, como sites de emprego, redes sociais e intranet da empresa.

Inscrição de candidatos 

Os candidatos interessados em uma vaga podem se inscrever através do sistema, preenchendo formulários online e enviando seus currículos e outras informações relevantes.

Integração com plataformas de testes 

Muitos softwares de R&S oferecem integração com plataformas de testes de recrutamento, onde os candidatos podem realizar avaliações de habilidades técnicas, testes de personalidade, como o teste DISC, testes de aptidão e outras avaliações relevantes. O ATS automatiza o processo de envio dos testes aos candidatos, o acompanhamento do progresso e a coleta dos resultados.

Triagem automatizada 

O ATS faz uma triagem automática dos currículos recebidos com base em critérios pré-definidos, como experiência, habilidades e palavras-chave. Isso ajuda a identificar os candidatos mais qualificados para avançar no processo de seleção.

Já o nosso ATS oferece um diferencial novo e disruptivo no mercado, o Matching IA+H. Com esse recurso, os recrutadores podem personalizar o resultado da Inteligência Artificial (IA) com o “fator H” utilizando informações dos currículos, como fichas, avaliações, testes, entre diversos critérios disponíveis. 

Armazenamento de dados 

As informações dos candidatos são armazenadas em um banco de dados centralizado dentro do ATS, facilitando o acesso e a organização das informações.

Avaliação de Candidatos 

Os recrutadores revisam os currículos dos candidatos pré-selecionados no ATS e podem fazer anotações, avaliações e compartilhar feedback com outros membros da equipe de recrutamento.

Agendamento de entrevistas

O ATS facilita o agendamento de entrevistas com os candidatos selecionados, permitindo que os recrutadores e candidatos escolham datas e horários disponíveis. Além disso,convites para entrevistas virtuais ou presenciais são enviados automaticamente. 

Comunicação automatizada

O sistema envia comunicações automáticas para os candidatos, como confirmações de inscrição, atualizações sobre o status de suas candidaturas e solicitações de informações adicionais.

Análises e relatórios

Dependendo das funcionalidades do ATS, ele também pode gerar relatórios e análises sobre o desempenho do processo de recrutamento, fornecendo insights sobre o tempo médio de contratação, fontes de candidatos mais eficazes e outras métricas relevantes. 

O Vagas For Business, por exemplo, fornece por meio de dashboards visualmente amigáveis indicadores de fácil visualização nos relatórios, que concede aos administradores do processo a identificação rápida de onde estão os gargalos que estão consumindo mais tempo. Nessa primeira fase, é possível criar listas de tarefas que o candidato deve cumprir, como testes de fit cultural, raciocínio lógico e emocional. 

Veja também: Saiba como a IA pode ajudar na gestão de pessoas

Quais os principais benefícios para o R&S ao usar um ATS?

Acompanhar de perto o processo de recrutamento e identificar os gargalos é fundamental para otimizar o tempo e garantir uma contratação eficiente. Softwares de ATS, como o Vagas For Business, oferecem uma variedade de recursos e funcionalidades que facilitam esse acompanhamento e análise do processo. 

A seguir, elencamos alguns dos benefícios de usar esse tipo de tecnologia: 

• Redução de custo com contratação errada: evita custos elevados ao evitar contratações inadequadas e otimizar a eficiência do processo.
• Indicadores de desempenho: fornece indicadores visuais para identificar rapidamente problemas e melhorar a eficiência do recrutamento.
• Relatórios personalizados: gera relatórios adaptados às necessidades dos usuários para uma compreensão otimizada do processo.
• Estipulação de prazos: permite o acompanhamento do progresso e garante que o recrutamento esteja dentro do cronograma.
• Visualização do status: utiliza cores para uma rápida identificação do andamento das vagas no processo de recrutamento.
• Flexibilidade no processo: adapta as fases do recrutamento conforme as necessidades específicas dos usuários.
• Dados precisos para tomada de decisão: apresenta dados contextualizados para destacar a eficiência do recrutamento e seu impacto nos objetivos da empresa.
• Agendamento automatizado: facilita o agendamento de testes de recrutamento, economizando tempo dos recrutadores.
• Feedback automatizado: fornece feedback aos candidatos de forma automática, mantendo-os informados e melhorando a transparência do processo.

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Como implementar e integrar um ATS na empresa

Implementar e integrar um ATS (Applicant Tracking System) pode ser desafiador, mas com uma abordagem estratégica e cuidadosa, é possível fazê-lo de forma eficaz. Ao seguir as etapas abaixo, a empresa pode maximizar os benefícios do sistema e melhorar significativamente seu processo de recrutamento e seleção. Confira! 

1. Avaliação das necessidades 

Antes de escolher um ATS, é importante entender as necessidades específicas da empresa em termos de recrutamento e seleção. Isso inclui considerar o volume de contratações, os tipos de vagas a serem preenchidas, os recursos necessários para o processo de recrutamento e as integrações desejadas com outros sistemas de RH e RH digital.

2. Pesquisa de opções 

Existem muitos fornecedores de ATS no mercado, cada um com seus próprios recursos e funcionalidades. Realize uma pesquisa detalhada para identificar aqueles que melhor atendem às necessidades da sua empresa. Considere fatores como custo, facilidade de uso, suporte ao cliente, integrações disponíveis e reputação do fornecedor.

3. Teste e avaliação 

Antes de tomar uma decisão final, teste diferentes sistemas para avaliar sua usabilidade e adequação às necessidades da empresa. Muitos fornecedores oferecem versões de teste gratuitas ou demonstrações do software que permitem que você experimente antes de comprar.

4. Planejamento da implementação 

Desenvolva um plano detalhado de implementação que inclua cronogramas, responsabilidades, treinamento da equipe e comunicação interna. Certifique-se de envolver todas as partes interessadas relevantes, incluindo os membros da equipe de recrutamento, RH e TI.

5. Customização e configuração

Personalize o ATS de acordo com as necessidades específicas da empresa, configurando campos personalizados, fluxos de trabalho de recrutamento, etapas do processo de seleção e modelos de comunicação com os candidatos.

6. Treinamento da equipe 

Forneça treinamento abrangente para a equipe responsável pelo uso, garantindo que eles compreendam completamente como utilizar todas as funcionalidades do sistema de forma eficaz.

7. Monitoramento e avaliação contínua 

Uma vez implementado, monitore o desempenho e solicite feedback da equipe para identificar áreas de melhoria e fazer ajustes conforme necessário. Esteja preparado para realizar atualizações regulares do sistema e continuar a desenvolver suas capacidades ao longo do tempo.

Essas plataformas de recrutamento de candidatos oferecem informações poderosas para as equipes de recrutamento, como relatórios interativos com variações de dados.

Se você está procurando um software de RH para gerenciamento de vagas que tenha todas essas funções, conheça o Vagas For Business. Fale com os nossos especialistas e agende uma demonstração gratuita.