Fluxograma de admissão: o que é, modelos e boas práticas

O processo de admissão de novos colaboradores em uma empresa desempenha um papel crucial na construção de equipes bem-sucedidas e na promoção de um ambiente de trabalho produtivo.

Para garantir que esse processo seja eficiente, transparente e capaz de fornecer uma experiência positiva tanto para os candidatos quanto para a organização, muitas empresas recorrem ao uso de fluxogramas de admissão.

Neste artigo, exploraremos o que é um fluxograma de admissão, apresentaremos modelos práticos e discutiremos as boas práticas e tecnologias que podem transformar o processo de admissão em um elemento estratégico para o crescimento e o sucesso empresarial. 

Veja também: Onboarding de funcionário: o que é, como fazer e dicas para implementar

O que é um fluxograma de admissão?

Um fluxograma de admissão em uma empresa é um tipo específico de diagrama que descreve visualmente o processo de contratação e admissão de novos funcionários. Esse fluxograma é uma ferramenta útil para representar as etapas e procedimentos envolvidos na seleção e incorporação de novos membros à equipe de uma organização.

Um fluxograma de admissão pode variar de acordo com as necessidades e as características de cada empresa. Todavia, independentemente do formato de seu, você certamente precisará de um software de R&S, como Vagas For Business, para acompanhar todos os indicadores do fluxograma e te ajudar a tomar a melhor decisão. 

Por que ele é importante?

Com um fluxograma, é possível padronizar o processo de admissão, definindo critérios claros para a avaliação dos candidatos e reduzindo a influência de vieses pessoais. A seguir separamos mais três bons motivos para você investir em um fluxograma de admissão com a ajuda da tecnologia: 

Melhoria da experiência do candidato

Um processo de admissão otimizado proporciona uma experiência positiva aos candidatos, demonstrando profissionalismo e respeito. Com um fluxograma, é possível estabelecer prazos claros e manter uma comunicação transparente, mantendo os candidatos informados sobre o andamento do processo.

Economia de tempo e recursos

Ao identificar gargalos e atrasos no processo de admissão por meio do fluxograma — no Vagas For Business é possível, por exemplo, acompanhar o SLA da vaga  —  você poderá realocar recursos de forma mais eficiente. Isso pode ser feito automatizando certas etapas, como triagem inicial ou agendamento de entrevistas, e delegando tarefas apropriadas aos membros da equipe.

Melhoria da qualidade da contratação

Com um processo de admissão estruturado e uma avaliação objetiva dos candidatos, a probabilidade de fazer uma contratação de qualidade é maior. O fluxograma ajuda a garantir que todas as etapas importantes sejam seguidas, como a verificação de referências e a realização de testes técnicos, resultando na contratação de profissionais mais qualificados.

Como montar um bom fluxograma?

Antes de tudo, é preciso definir o processo, o nível de detalhamento e o modelo de fluxograma que melhor se adapta, como um fluxograma linear, funcional, vertical ou horizontal.

Para o fluxograma em si, adicione formas e símbolos para representar as etapas, as decisões, os dados e os documentos. Conecte as formas com linhas e setas para indicar a sequência do fluxo do processo. Evite cruzar as linhas e setas para manter a legibilidade.

Divida ou adicione os caminhos no seu fluxograma. Use formas de losango para os pontos decisivos, que podem levar a diferentes resultados. Indique as alternativas com linhas e setas. Use cores vivas para destacar as etapas mais críticas.

Por fim, revise e valide o fluxograma. Teste-o com outras pessoas que estejam envolvidas ou familiarizadas com o processo, sistema ou problema que está representado.

Principais etapas de um fluxograma de admissão eficaz

As principais etapas de um fluxograma de admissão eficaz podem variar dependendo da organização e das políticas específicas de contratação, mas geralmente incluem as seguintes etapas:

• Abertura da vaga;
• Divulgação da vaga;
• Recebimento de currículos e inscrições;
• Triagem inicial;
• Entrevistas;
• Decisão de contratação;
• Oferta de emprego;
• Aceitação da oferta;
• Exame clínico admissional;
• Entrega de documentos;
• Registro dos dados da pessoa colaboradora;
• Efetivação da contratação;
• Integração e treinamento.

Ainda é possível separar entre etapas de recrutamento e seleção (R&S) e etapas de admissão. Neste caso, as etapas de R&S vão desde a abertura da vaga até a decisão de contratação. Os passos seguintes são considerados etapas de admissão.

Veja também: Como automatizar processos de recrutamento e seleção

Boas práticas para otimizar o processo de admissão

Otimizar o processo de admissão em uma empresa é fundamental para garantir que novos funcionários sejam incorporados eficientemente, promovendo uma experiência positiva tanto para eles quanto para a organização. Aqui estão algumas boas práticas para otimizar esse processo:

• Defina o perfil profissional desejado, levando em conta as competências técnicas e comportamentais necessárias para a vaga, bem como os objetivos da empresa;
• Use a tecnologia, como ferramentas de divulgação, triagem, testes, entrevistas e assinatura digital, para agilizar e facilitar as etapas de admissão;
• Aplique análise comportamental e psicológica dos candidatos para avaliar o potencial, a motivação, a personalidade e o encaixe cultural com a empresa;
• Descreva detalhadamente a vaga, com informações claras e objetivas sobre as responsabilidades e as condições de trabalho, atraindo os candidatos mais qualificados e alinhados;
• Avalie o currículo, considerando a formação e a experiência dos candidatos, os seus projetos, as suas realizações e as suas habilidades relevantes para a vaga.

Como a tecnologia pode facilitar e agilizar o fluxo de admissão

A tecnologia desempenha um papel fundamental na facilitação e agilização do fluxo de admissão em uma empresa. Aqui estão várias maneiras pelas quais a tecnologia, em especial o nosso software de R&S, Vagas For Business, pode ser aplicada para melhorar esse processo:

• Permite que os candidatos enviem os documentos necessários para a admissão de forma online, sem precisar se deslocar até a empresa ou enviar cópias físicas. Com a parceria do nosso software de R&S com a Yube, plataforma de admissão de talentos, depois que o candidato do processo seletivo envia a documentação, a Yube realiza o processo de admissão de forma 100% digital, com validação automática e também humanizada de qualquer modelo de documento em até 3 horas. No caso exclusivo do Vagas For Business, para além dessas facilidades citadas, o candidato pode até enviar um laudo de PCD que será anexado à documentação dele; 
• A tecnologia, especialmente a inteligência artificial, auxilia na primeira análise de currículos, facilitando o ranqueamento dos candidatos, de acordo com critérios previamente destacados pelo recrutador. Para além disso, o Vagas For Business também concede a funcionalidade Matching IA+H, que permite aos recrutadores moldarem a IA com uma quantidade ilimitada de critérios para ajustá-la aos requisitos específicos do processo seletivo. Tudo para o melhor matching de candidatos para a vaga; 
• Softwares de R&S também podem auxiliar na aplicação de testes, na realização de entrevistas e na assinatura de contratos;
• Permite armazenar os dados e os documentos dos candidatos em nuvem, facilitando o acesso, a organização e a segurança das informações;
• Facilita o uso de análise comportamental e psicológica para avaliar o potencial, a motivação, a personalidade e o encaixe cultural dos candidatos com a empresa. O Vagas For Business, por exemplo, dispõe para seus usuários o teste comportamental DISC e alguns exames de habilidades específicas, como teste de habilidades em idiomas. 
• Simplifica a comunicação com os candidatos em todas as etapas do processo, contribuindo para melhorar a experiência dele e a fortalecer a marca empregadora;
• Agiliza a divulgação da vaga, a identificação dos candidatos mais alinhados e permite que o RH ou os recrutadores tenham mais tempo para outras estratégias.

Como vimos, o fluxograma permite uma compreensão clara de cada etapa e das interações entre elas. Isso não apenas ajuda a identificar gargalos e atrasos, mas também permite que os gestores aloquem recursos de forma mais eficiente, melhorando a eficiência geral do processo.