Como automatizar processos de recrutamento e seleção

A pandemia de Covid-19 impactou de modo irreversível o mundo do trabalho. Passado o pico da crise sanitária, os colaboradores exigem mais flexibilidade, autonomia e equilíbrio entre vida pessoal e trabalho. Garantir essas condições passa pela adoção inteligente de novas tecnologias e práticas, como a de automatizar processos de recrutamento e seleção.

Ao deixar um software de Recrutamento e Seleção (ATS) responsável pela parte operacional do processo, os profissionais de R&S podem focar seus esforços nos aspectos mais estratégicos da contratação. 

Mais do que isso, adotar essa medida pode trazer uma série de vantagens a marca empregadora de sua empresa a e ajudá-la a se posicionar de maneira positiva no mercado de trabalho. 

Confira neste artigo como se valer se automações em algumas etapas do recrutamento contribuirá para a jornada de contratação da sua companhia. Boa leitura! 

O que significa automatizar processos?

Automatizar processos quer dizer deixar a máquina (inteligência artificial) trabalhar em tarefas repetitivas ou que exigem uma alta complexidade de análise de dados para a resolução de problemas.

No caso da automação de processos seletivos, um software de Recrutamento e Seleção (ATS) tem a função de mecanizar alguns fluxos de R&S e analisar dados complexos para a contratação.

Um clássico da automação de R&S é deixar a inteligência artificial responsável pela seleção da base do funil de recrutamento — momento em que muitas informações dos currículos dos candidatos precisam ser processadas e analisadas de acordo com os critérios de seleção pré-estabelecidos pelas pessoas recrutadoras. 

Como automatizar o processo de recrutamento e seleção?

Em uma era de hipercompetição pelos melhores talentos, as tecnologias de automação de recrutamento são usadas por empresas que buscam aumentar sua vantagem competitiva na contratação dos profissionais mais disputados.

Antes de apresentar como automatizar o seu processo de R&S, que tal quebrarmos aqui uma crença sobre o uso da tecnologia?

Um software de Recrutamento e Seleção não eliminará o trabalho dos recrutadores. Assim como a automação de vendas on-line não cortou a necessidade de vendedores para negócios mais lucrativos e o marketing digital não suprimiu a necessidade de profissionais de marketing.

Em todos os casos, o que mudou foi o pensamento estratégico. Se antes o profissional gastava horas de seu trabalho lidando com processos manuais, agora ele terá de ser mais tático, olhando para o processo com empatia e fazendo novas correlações, baseadas em dados, para o sucesso dos indicadores.

Dito isso, o primeiro passo é elencar quais são as etapas do seu processo de R&S que podem ser otimizadas com o uso de um software.

Como saber o que e como automatizar? Responder a algumas perguntas sobre cada etapa do processo vai te dar essa clareza.

Perguntas: passo a passo de como automatizar seu R&S

Da busca por talentos ao onboarding, quais as perguntas que podem levar à conclusão de que seu processo precisa ser automatizado já? Veja algumas indagações que selecionamos:

• Busca por talentos: O que eu ganho com a programação de anúncios de vagas em plataformas, como quadro de empregos ou posts de mídias sociais, focadas em profissionais e nichos?
• Pré-triagem: aqui, são coletados dados e realizadas análises, de forma eficiente e rápida, por meio de escaneadores de currículos e palavras-chave. Dessa maneira, é possível definir uma lista de candidatos qualificados ao posto em aberto usando os critérios de palavras-chave?
• Triagem: hora de conferir referências e trajetórias dos candidatos com base em entrevistas e testes. É possível ranquear os candidatos de acordo com critérios pré-estabelecidos? A avaliação comportamental pode ser feita por meio de softwares? Como a videoentrevista pode ajudar a ranquear os candidatos?
• Comunicação: Quais são as vantagens para a minha equipe de R&S se a plataforma conseguir enviar e-mails automáticos para os candidatos, de acordo com as fases de classificação deles no funil de recrutamento?
• Onboarding: Que tipo de benefícios a minha empresa tem se eu programar automaticamente a recepção do novo contratado, com orientações sobre a empresa, envio de documentação e tour virtual?
• Banco de talentos: Para as próximas vagas, posso usar o meu banco de talentos para análise de candidatos?

Após responder a essas perguntas, você terá de fazer escolhas e definir em quais etapas (ou se em todas) você contratará tecnologias para dar uma mãozinha.

Há empresas que fornecem software de Recrutamento e Seleção (ATS) completo, como é o caso do pioneiro no mercado, o Vagas for Business. Outras empresas oferecem soluções focadas, como plataformas exclusivas para gerir o banco de talentos ou fazer o onboarding digital.

Quais processos automatizar?

Quando você conta com um software de R&S que atua desde a publicação de suas vagas, passando pela triagem e gestão dos candidatos até a fase de fechamento da vaga, é possível automatizar diversos processos operacionais.

Que tal dar uma olhadinha em algumas tendências de tecnologias e suas vantagens? Veja abaixo o que separamos para você:

Comunicação com os candidatos durante o processo

Estabelecer um diálogo com os candidatos que se inscrevem para os processos seletivos de sua empresa é primordial para criar uma boa experiência com sua marca empregadora.

Esse é um processo que pode ser, ao mesmo tempo, automatizado e personalizado. No Vagas For Business, você consegue programar o envio de uma mensagem logo no início do processo, confirmando a candidatura do profissional, por exemplo. Isso já gera a segurança de que o currículo foi recebido e que tudo deu certo na candidatura.

Depois, dependendo do status do candidato, ou seja, se ele passa para a próxima fase ou não, você pode personalizar as mensagens a serem enviadas. Dessa forma, você ganha agilidade no dia a dia e mantém a humanização no contato.

Triagem inteligente

A possibilidade de combinar filtros que trazem os candidatos mais adequados à sua vaga faz com que sua seleção seja ainda mais assertiva. Ao combinar os critérios que são indispensáveis para o exercício das atividades, uma triagem inteligente torna seu trabalho cada vez mais eficiente.

Você sabia que, além de contar com centenas de critérios de triagem, no Vagas For Business, você ainda tem acesso a um raking de candidatos de acordo com o peso que você conferiu a cada critério?

Avaliações digitais e videoentrevistas

Que tal conhecer o seu candidato de forma mais transparente, antes mesmo dele trabalhar na sua organização?

Essa é uma das vantagens da contratação das duas ferramentas digitais: avaliações comportamentais e videoentrevistas. A primeira traz as possíveis motivações e comportamentos de seu candidato e a outra pode reforçar ou testar comportamentos do profissional.

O uso desse recurso ajuda as empresas a testar os atributos não técnicos dos profissionais e a identificar os principais candidatos para as fases finais do processo de R&S.  

Marketing de Recrutamento

As plataformas de marketing de recrutamento e gerenciamento de relacionamento com candidatos ajudam as empresas a manter relacionamentos contínuos com os candidatos de forma escalável.

Vantagem: a nova geração de tecnologias oferece a possibilidade de que a inteligência artificial e o aprendizado de máquina possam ajudar as empresas a entender melhor quem se candidatou a seus empregos e ajudá-las a descobrir bons candidatos que já podem estar presentes na base de software de ATS ou do CRM.

Por que automatizar processos de recrutamento? 

Como já destacado no artigo, as novas tecnologias permitem que as empresas automatizem tarefas e fluxos da área de Talent Acquisition que antes eram feitas quase de forma artesanal pelos recrutadores, tais como divulgação de vagas e seleção de currículos.

Se você ainda tem dúvidas sobre os procedimentos de R&S que podem ser aprimorados por ferramentas digitais s, anime-se! São vários.

Segundo relatos do escritor e especialista em tecnologia de RH, Brendan McConnell, essas soluções poupam o RH de tarefas repetitivas e morosas, liberando os profissionais para focar em estratégias mais humanas nas seguintes etapas do recrutamento: 

• Busca de candidatos;
• Triagem de profissionais;
• Entrevista;
• Comunicação.

Ao automatizar os processos de recrutamento, a organização ainda conta com os seguintes benefícios: 

Sem gargalos na seleção

Com funis de recrutamento automatizados, fica mais fácil construir um pool de talentos, selecionando os profissionais mais qualificados para a sua empresa.

 Isso ocorre de maneira mais acelerada, evita interrupções no processo por falta de talentos adequados e permite alertas imediatos ao time de RH se mudanças precisarem ser realizadas na condução das etapas.

Otimização de tempo e trabalho

Evitar gargalos no recrutamento vai economizar tempo e recursos e, assim, atrasos e “furos” no processo serão bastante minimizados. 

Com as ferramentas automáticas, você poupa esforços do seu time de RH e o libera das tarefas repetitivas e maçantes. 

Outra vantagem é identificar procedimentos ineficazes e dispendiosos, tomando as medidas necessárias para corrigi-los. Foco no talento da equipe

Quando o time não precisa concentrar energia em tarefas burocráticas, abre-se espaço para estratégias de engajamento e melhorias na área. Os recrutadores terão tempo para atingir seu potencial máximo e fazer a diferença na empresa. 

Melhor experiência de candidato

A eliminação de gargalos, atrasos e mal-entendidos contribui para uma experiência de candidato mais bem-sucedida.

 A comunicação falha e o não cumprimento de combinados com os candidatos podem ferir a reputação da sua empresa. A automatização ajuda a evitar esses problemas, com mensagens automáticas, tirando dúvidas, fornecendo updates, agendando entrevistas. 

A comunicação mais fluida tornará o processo mais rápido e eficiente, fortalecendo sua marca empregadora.

Alta qualidade das contratações

Com análise objetiva e aprofundada de dados, as tomadas de decisão serão baseadas em informações reais e, então, mais acertadas.

Além disso, seu time se tornará cada vez mais data-driven e com grande potencial de fazer contribuições para o crescimento do negócio,

Mais diversidade

A partir de triagens com filtros personalizados, você consegue promover ainda mais vagas afirmativas em seu negócio. Tendo acesso mais rápido a candidatos que autodeclaram raça, gênero e deficiência, as contratações voltadas à diversidade e inclusão ganham mais agilidade.

Marque um papo com um de nossos especialistas e sabia como o Vagas For Business vai te ajudar a contratar com mais agilidade e eficiência!