Processo de admissão: como funciona e dicas indispensáveis

Sempre que você precisa de um novo colaborador para a empresa, realiza um processo de admissão. Apesar de ser uma atividade rotineira, nem todos os setores de Recursos Humanos (RH) são eficientes nessa etapa e a consequência é o aumento do turnover, que implica custos de recrutamento e seleção elevados para o negócio.

Para ter uma ideia, no começo de 2025, o Brasil apresentou a maior taxa de rotatividade do mundo. Segundo a consultoria Robert Half, 28% das empresas apresentam um turnover superior a 10% e 21% têm índices entre 5% e 10%.

O relatório ainda sinaliza que a alta nesse índice gera perda na qualidade das entregas, no conhecimento organizacional e nos investimentos com treinamento. Portanto, ao fazer uma admissão de funcionários mais precisa, você tem a chance de reduzir a rotatividade.

Então, como atingir esse patamar de eficiência no processo de admissão? Vamos explicar melhor essa atividade e apresentar o papel do RH. Confira!

O que é o processo de admissão?

O processo de admissão é o conjunto de atividades que leva à formalização da contratação de funcionários. Abrange do recrutamento e seleção ao onboarding, e é fundamental para manter a vantagem competitiva da empresa. Afinal, quando bem-feito, permite encontrar o talento certo para a vaga e garantir os direitos e os deveres de contratante e contratado.

Mais do que uma questão de adequação do novo colaborador, a admissão garante que a relação de trabalho seja transparente e segura. Assim, envolve a entrega de documentos e a inclusão de benefícios empresariais, como auxílio-creche, plano de saúde e convênio odontológico.

Na prática, o processo de admitir um funcionário deve seguir as regras definidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ou seja, é preciso assinar a carteira de trabalho em até 5 dias úteis e oferecer os benefícios trabalhistas previstos na legislação, como férias e 13º salário.

Por que o processo admissional é importante?

O processo admissional é importante por contribuir com a retenção de talentos. Como essa é a primeira etapa do funcionário na empresa, impacta a percepção da pessoa sobre o ambiente de trabalho e influencia a adaptação à cultura organizacional. Também é essencial para evitar riscos trabalhistas desnecessários, como processos judiciais.

Isso porque, quando você segue a legislação à risca e apresenta todas as informações ao contratado, a pessoa já conhece seus direitos e deveres, bem como as responsabilidades da empresa. Também há menos chance de ter problemas com possíveis fiscalizações, já que todas as ações seguem as leis.

Portanto, adotar as boas práticas admissionais ajuda tanto nos critérios burocráticos quanto na humanização desse processo. Assim, é possível equilibrar todos os aspectos e, ao mesmo tempo, consolidar o compliance e garantir o engajamento e a motivação.

Entre os benefícios do processo de admissão estão:

• Fortalecimento da segurança jurídica;
• Engajamento e motivação dos colaboradores;
• Aumento da produtividade, da satisfação e da retenção de talentos;
• Crescimento do compliance, com redução da possibilidade de aplicação de multas e processos;
• Redução de custos devido à agilidade no recrutamento e seleção e à diminuição do turnover;
• Mais qualidade nas contratações;
• Redução do tempo de preenchimento das vagas;
• Consolidação do employer branding, isto é, da marca empregadora.

Como funciona o processo de admissão de um funcionário?

O processo de admissão de um funcionário funciona a partir da seleção do candidato, envio da proposta de contratação e execução dos processos internos empresariais. Pode ser feito de forma 100% online e passa por toda uma preparação interna, que requer a realização de atividades burocráticas (como o registro no eSocial) e a integração humanizada.

Quando os processos ocorrem de forma online, é a chamada admissão digital. A vantagem é a maior facilidade para cumprir todas as etapas e garantir o cumprimento da legislação.

Quais são as 4 etapas do processo de seleção?

As 4 etapas do processo de seleção são:

• Definição do perfil da vaga e divulgação para atrair candidatos;
• Triagem de currículos e avaliação, que pode ser executada automaticamente com a ajuda da inteligência artificial de um sistema de Applicant Tracking System (ATS);
• Aplicação de entrevista de emprego e testes para identificar o melhor candidato;
• Oferta e contratação do novo colaborador, com consequente onboarding.

Como fica claro, o processo de admissão é uma das etapas do recrutamento e seleção. No entanto, a contratação também tem suas atividades, como veremos adiante.

Leia também: Entenda o que é ATS e sua importância para o recrutamento moderno

Quanto tempo demora o processo de admissão?

O tempo que demora o processo de admissão varia de 48 horas a 1 mês. Essa diferença depende de diferentes fatores, como procedimentos internos, complexidade da vaga, nível de automação dos processos, quantidade de documentação necessária e demanda de candidatos.

Também há a programação da clínica ou do consultório médico para fazer o exame admissional. Se houver uma grande procura, pode demorar mais para finalizar o procedimento.

Quais são as etapas do processo de admissão?

As etapas do processo de admissão são seleção e entrevista, avaliação de documentos e testes e exames admissionais. Veja o que caracteriza cada uma dessas atividades.

1. Seleção e entrevista

A primeira etapa do processo de admissão é seleção e entrevista. Basicamente, é a atividade de recrutamento e seleção, que tem o objetivo de encontrar o talento certo para a vaga. Nesse contexto, algumas atividades a realizar são divulgação da vaga, triagem de currículos, entrevistas e envio de proposta.

Em relação aos tipos de entrevista, podem ser estruturados (tem um roteiro fixo), não estruturado (é mais flexível e aberta) e semiestruturado (combina os dois modelos anteriores). Também pode ser focada em competências, em conhecimentos técnicos, ser realizada de forma coletiva (com vários candidatos ao mesmo tempo) e por estresse (para tetar a reação das pessoas em situações de pressão).

2. Avaliação de documentos

Assim que a pessoa selecionada no processo seletivo recebe e aceita a proposta, deve enviar uma série de documentos que serão analisados pela empresa para garantir que o candidato atende aos critérios exigidos para a vaga. Portanto, o recrutador precisa solicitar RG, CPF, título de eleitor, documento de reservista (para homens acima de 18 anos) e comprovante de residência.

Outros documentos podem ser exigidos, como certificados e histórico profissional. Portanto, pode haver variações conforme a empresa e o cargo. De toda forma, é importante atentar à Lei 9.029/1995, que determina o que pode ser solicitado e o que não pode (por exemplo, certidão sobre antecedentes criminais e exame de HIV).

Leia também: Confira a lista atualizada de documentos para admissão de funcionários

3. Testes e exames admissionais

A etapa seguinte é a de testes e exames admissionais. Apenas a avaliação médica é obrigatória para todos os cargos, mas algumas posições exigem análises práticas ou psicotécnicas, por exemplo. Em algumas situações, exames clínicos e laboratoriais também são necessários. Apenas é necessário evitar exigências que podem constranger o contratado.

Como é o processo do exame admissional?

O processo do exame admissional é feito por um médico, que verifica a saúde física e mental do novo colaborador. Essa é uma obrigatoriedade do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e tem o objetivo de saber se a pessoa tem condições de exercer a função.

Por exemplo, quem tem Lesão por Esforço Repetitivo (LER) pode agravar o problema se realizar uma atividade que requer movimentos iguais ou semelhantes com frequência, como a digitação. Nesse caso, o médico vai avaliar se é possível ocupar a posição e informar que já existe essa condição prévia.

Quais são os tipos de contrato de trabalho?

Dentro do processo de admissão, há diferentes tipos de contrato de trabalho. Veja quais são:

• Por tempo determinado: é o contrato que tem um prazo definido, como acontece na contratação por experiência ou na modalidade temporária. O colaborador tem todos os direitos da CLT, mas não tem certeza de sua permanência. Por sua vez, não há a obrigação de cumprir aviso-prévio, se optar pela saída;
• Por tempo indeterminado: não tem uma data de finalização. Por isso, a relação de trabalho pode se encerrar a qualquer momento, desde que cumpra a lei;
• Temporário: é um contrato firmado por período específico, a fim de atender determinada demanda, como o aumento das vendas no Natal;
• Eventual: é válido para o trabalho autônomo (freelance), isto é, não existe exclusividade nem carteira de trabalho assinada. A relação permanece apenas enquanto for positivo para ambas as partes;
• Intermitente: acontece quando o trabalhador presta serviço de forma descontinuada e pode recusar a demanda, desde que comunique com antecedência. A remuneração é paga no dia combinado de acordo com a quantidade de dias trabalhados mais os benefícios de férias, descanso semanal remunerado, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e 13º salário, todos proporcionais;
• Parcial: estabelece uma jornada de trabalho de até 30 horas por semana, com possibilidade de 6 horas extras. É mais comum para mulheres que retornam da licença-maternidade;
• Teletrabalho: vale para a modalidade home office, na qual não há controle da jornada de trabalho exercida nem o pagamento de horas extras. A empresa também deve custear os equipamentos necessários para o exercício da função;
• De estágio: tem algumas diferenças, inclusive a assinatura do acadêmico matriculado no curso, da instituição de ensino e da empresa. Tem período máximo de 2 anos e carga horária máxima de 6 horas diárias.

Cada um desses tipos de contrato tem suas características e o RH deve cumprir o seu papel da forma adequada.

Qual o papel do RH no processo de admissão?

O papel do RH no processo de admissão é executar as etapas com eficiência para garantir que o colaborador tenha todas as ferramentas necessárias para exercer sua função, ao mesmo tempo que a empresa cumpre a legislação e se resguarda de possíveis questões judiciais.

Assim, RH e Departamento Pessoal (DP) devem andar juntos, já que o primeiro tem uma atuação estratégica e o segundo, operacional. Ou seja, o RH cuida da escolha do talento, adequação à cultura organizacional, onboarding e documentação.

Enquanto isso, o DP avalia os documentos, marca o exame admissional e verifica se alguma etapa burocrática está faltando. Quando há esse trabalho conjunto, o resultado é melhor.

Como fazer a integração de novos colaboradores?

A integração de novos colaboradores deve ser feita pela equipe de RH com foco no fortalecimento da cultura organizacional. Por isso, o fundamental é apresentar a pessoa contratada para a equipe, repassar todas as informações necessárias e tirar as dúvidas para facilitar a adaptação do funcionário.

O objetivo é que o profissional conheça a missão e a visão da empresa e todos os procedimentos operacionais para aumentar as chances de retenção. Para atingir esse objetivo, algumas boas práticas de onboarding são:

• Oriente o novo contratado mesmo que de forma remota para que ele tenha uma visão geral do negócio;
• Apresente os valores da empresa e o que é esperado do colaborador, isto é, o que ele deve atingir;
• Reveja as responsabilidades e detalhe exatamente o que deve ser feito pelo novo talento;
• Repasse um projeto inicial para que a pessoa se sinta útil e entenda na prática as orientações feitas;
• Defina um mentor que ocupe um cargo semelhante para ajudar o recém-chegado e contribuir para seu desenvolvimento profissional.

Como se preparar para o processo de admissão?

Para se preparar para o processo de admissão, verifique se a equipe de infraestrutura liberou o acesso às ferramentas necessárias e criou o e-mail para o contratado. Garanta, também, que os equipamentos e utensílios necessários estejam disponíveis, como cadeira, monitor, mesa e computador. Você também deve organizar os documentos.

Ao seguir essas dicas, você cumpre a legislação vigente e evita esquecer alguma etapa. Ao mesmo tempo, quando essas atividades estão bem estruturadas, é possível agir de forma mais estratégica. Portanto, quanto mais ações forem otimizadas, melhor para o RH.

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