Onboarding de funcionário: o que é, como fazer e dicas para implementar

O processo de recrutamento e seleção é uma tarefa meticulosa cujo objetivo é encontrar o melhor profissional para a vaga. Mas o processo de contratação de profissionais não se encerra no sim de ambos os lados. O ponto final dele será no onboarding de funcionários. 

É isso mesmo, o fim da jornada de R&S se encerra na integração desse novo colaborador à cultura da empresa. Onboarding, que no português literal significa “embarque”, trata-se de um convite da empresa contratante para que o profissional embarque na cultura, valores e missão da organização.

Essa primeira impressão do colaborador visa eternizar a relação com a empresa, humanizando o contrato social entre o profissional e a companhia.

A seguir, pincelamos os principais pontos sobre o assunto, tais como importância dessa integração, dicas sobre como fazê-la e de que forma a tecnologia pode te ajudar nesse processo. Confira!

Veja também: Como refazer o onboarding presencial com pessoas contratadas remotamente

O que é onboarding de funcionários?

Onboarding de funcionários é uma série de processos de integração pelos quais os novos colaboradores passam ao ser admitidos por uma organização. O intuito é promover a socialização deles com os processos, procedimentos e cultura organizacional. 

Na prática, o onboarding é um trabalho de orientação para que a nova pessoa colaboradora se adapte ao ambiente de trabalho da empresa. Para tanto, ele receberá informações sobre comportamentos esperados e ferramentas sugeridas pela organização. 

Qual é a importância do onboarding de novos funcionários? 

A integração é um momento crucial para fazer com que os funcionários se sintam incluídos desde o primeiro dia de trabalho na missão, visão e valores da empresa. 

O onboarding define o tom da missão do profissional numa organização. É por isso que construir uma experiência inclusiva de integração é tão importante para criar e manter a cultura corporativa.

De acordo com uma pesquisa realizada por consultorias de carreira dos EUA, 93% dos empregadores concordam que uma boa experiência de integração é fundamental para influenciar a decisão de um novo contratado de permanecer na organização.

Além disso, a pesquisa cita outras vantagens dessa experiência positiva de onboarding: 

• maior clareza da cultura, missão e valores organizacionais;
• compreensão dos canais de comunicação da empresa;
• maior engajamento;
• compreensão dos benefícios e programas da organização;
• retenção de talentos;
• maior produtividade;
• retenção de talentos.

Como fazer um bom processo de onboarding?

Agora que você já sabe o que é e a importância do onboarding de funcionários, que tal saber como fazê-lo? 

O período de integração dos funcionários pode ser bastante complexo e incerto. A primeira orientação é tentar pilotar esse voo sem muita turbulência. Não estresse o colaborador logo de cara com uma série de treinamentos pouco intuitivos e maçantes.

Considere a experiência pela perspectiva do funcionário, tenha empatia por ele e faça um esforço para torná-la divertida, interessante e emocionante.

Um gol de letra nesses primeiros dias fará com que o novo membro da equipe se sinta valorizado, desejado, interessado e animado. Sensações que podem se traduzir num colaborador com alto desempenho.

Para isso ficar mais claro, separamos a seguir dicas do que não pode faltar no onboarding. 

Uma linha de tempo clara 

Para os gestores de pessoas e projetos, treinar novos funcionários significa dias mais longos e/ou adiar prazos de projetos. Por isso, é importante que todos tenham clareza de quanto tempo demora o onboarding de pessoas para, assim, poder traçar um cronograma claro para o processo de integração do profissional com a equipe e os projetos, sem sacrificar a qualidade do trabalho em outras áreas da organização.

Cuidado: nada de passar muitas informações em um dia só seja no onboarding da empresa ou na integração com as equipes. Embora seja importante obter o máximo de informações possível para seus funcionários, você pode facilmente sobrecarregar seus novos funcionários. 

Metas e expectativas claras

Além de um cronograma claro, os novos contratados precisam de metas precisas e um entendimento sólido do que se espera deles. 

Certifique-se de que os novos funcionários tenham uma compreensão firme das metas e expectativas de sua função antes de começarem a trabalhar. Isso dá aos novos contratados a chance de fazer perguntas e abordar preocupações antes do primeiro dia de trabalho.

Crie um ambiente acolhedor 

O estresse aumenta durante as primeiras semanas de trabalho de um novo contratado. Uma maneira de aliviar esse estresse é demonstrar aos novos funcionários que eles foram contratados por motivos que vão além de suas habilidades e qualificações.

Adote uma abordagem pessoal ao integrar novos contratados. Comece entrando em contato com o novo contratado antes da data de início para descobrir algumas de suas dúvidas e preocupações. Você pode criar uma abordagem individual para a integração com base nesse feedback.

Mais uma dica: como já dito no tópico anterior o onboarding não precisa ser chato. Você pode gamificá-lo, por exemplo, tornando o processo divertido para todos, inclusive para quem está dando o treinamento de integração. Fica a dica! 

Veja também: Offboarding: o que é, importância e passo a passo

6 práticas de onboarding que você pode aplicar na sua empresa

Para você não chutar na trave, aqui estão seis dicas para criar uma ótima experiência de onboarding:

1. Prepare-se para a chegada

Mostre a sua nova pessoa contratada que ela é importante. Para tanto, verifique se a pessoa já possui uma estação de trabalho (ou equipamentos de trabalho remoto), ou quaisquer outras ferramentas necessárias para a realização de seu trabalho.

Informe também aos outros funcionários da área em que a pessoa profissional trabalhará, que haverá alguém novo ingressando na equipe e, se possível, peça que eles deem as boas-vindas para o novo colega de forma criativa. Criar um petit comitê de boas-vindas, com dizeres ao novato, é uma boa pedida.

2. Atribua um mentor

É normal que um novato não tenha certeza dos detalhes durante as primeiras semanas de trabalho. Você pode ajudá-lo a lidar com essa confusão, designando-lhe um mentor de boas-vindas.

Essa pessoa será responsável por ajudar a integrar o novo profissional na engrenagem da empresa, para que ele possa sentir de imediato a cultura e a forma como as pessoas trabalham.

3. Faça um tour pelo escritório

No programa de onboarding, assegure que esse mentor faça uma visita monitorada com o novo contratado pelas dependências da organização, em caso de trabalho híbrido ou presencial. 

Isso tornará mais fácil para a pessoa contratada saber onde ficam situados alguns locais importantes, como o banheiro, o refeitório, a máquina de café, a área de descompressão e assim por diante.

Ao circular pelo escritório, apresente a pessoa novata aos novos colegas. Há poucas chances de que ele se lembre de tudo, mas isso o ajudará a se sentir mais confortável em abordar as pessoas no dia a dia.

Detalhe: caso o profissional trabalhe na modalidade remota, você pode optar por apresentar detalhes da estrutura física (se ela existir) por meio de vídeos. E as boas-vindas dos colegas de trabalho podem ser realizadas por chats de comunicação como o Discord ou Slack. 

4. Comece com tarefas pequenas e gerenciáveis

Chegará um momento no qual a nova pessoa contratada se tornará uma veterana experiente e você poderá designar tarefas grandes e complicadas para ela. Mas, na primeira semana, facilite a vida dela.

Tarefas menores e menos complicadas ajudam o colaborador a se estabelecer e a construir confiança. Certifique-se de fornecer muitas instruções detalhadas às lideranças diretas nesse sentido.

5. Personalize a orientação

Imagine que no seu primeiro encontro com uma pessoa interessante, ela peça que você preencha um questionário para saber se há mesmo uma afinidade entre vocês dois. Pois é, essa é a sensação de um funcionário que no primeiro dia de empresa perde metade de seu expediente preenchendo papelada do RH.

Não torne esse primeiro dia da pessoa novata tão dolorido. Em vez disso, priorize as relações interpessoais com os principais colegas.

Fale sobre a cultura da empresa por meio de exemplos de ações dos porta-vozes da organização. E conte sobre cases e histórias interessantes da empresa. Esse clima mais informal o ajudará a compreender melhor seu papel dentro da organização.

6. Comunique os benefícios corporativos

Toda empresa oferece uma variedade de benefícios e vantagens. Eles parecerão ainda mais valiosos se você garantir que seus novos funcionários saibam sobre eles desde o início.

Ofereça às novas pessoas colaboradoras uma maneira fácil de acompanhar exatamente o que eles são elegíveis e como eles podem tirar proveito desses benefícios, como informativos na intranet.

Veja também: Upskilling: o que é e por que o setor de RH deve investir nisso

Como a tecnologia pode ajudar no seu processo de onboarding?

A integração é um processo definitivamente humanizado, mas há como otimizar essa socialização organizacional por meio de novas tecnologias. Isso facilita a comunicação entre empresa e novo colaborador. De que forma?

Com a integração digital, isso mesmo, como o nome já explica, esse processo ocorre por meios digitais e de forma intuitiva. O onboarding digital pode reduzir custos, pois requer menos tempo de treinamento presencial e de obtenção das informações que os novos funcionários precisam.

Dependendo da tecnologia contratada, você pode disponibilizar numa única plataforma, treinamentos, avisos importantes, políticas da empresa e automatizar o preenchimento de informações fiscais e trabalhistas sobre aquela pessoa colaboradora. Vamos detalhar a seguir cada um desses tópicos.

Ferramentas de onboarding digital

Em geral, o ideal é fazer um mix de um onboarding digital e uma integração face to face, caso a pessoa contratada trabalhe nas modalidades híbrida ou presencial. A parte burocrática e mais operacional ficaria restrita ao mundo digital, ao passo que o lado humanizado do processo deve ser conduzido pessoalmente por colaboradores.

No entanto, a criatividade e o toque humano também tiveram de migrar para o mundo digital no caso de colaboradores em home office. Muitas empresas enviam kits de boas-vindas e outras integram o novo membro em happy hours digitais. A ideia é se sentir em casa, abraçado pela equipe, mesmo que distante, sem contato social.

Treinamento EAD

Os treinamentos que são feitos nos primeiros dias de trabalho, podem ser realizados online no tempo do colaborador, dentro de um prazo previamente estipulado. Além disso, o processo de integração digital pode ser perfeitamente integrado a outros softwares de gerenciamento de aprendizado, fornecendo assim uma trilha de conhecimento.

Preenchimento de documentos 

Toda a papelada, para lidar com questões tributárias e trabalhistas requeridas pelo governo, que o funcionário preencheria nos primeiros dias pode ser enviada online 

Isso pode acontecer antes mesmo do colaborador começar no trabalho ou durante o período estipulado pelo RH. E, se ele esquecer, o sistema o lembrará automaticamente.

Ao afastar a burocracia, há como sua equipe dar as boas-vindas de forma mais calorosa para aumentar a empolgação da nova pessoa contratada.

Integração remota

Como já mencionado anteriormente, a integração digital também é importantíssima para os funcionários remotos. É crescente o número de colaboradores que trabalham em home office de qualquer lugar do mundo.

Um estudo do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA), ligado ao governo brasileiro, revela que cerca de 20,5 milhões de pessoas no Brasil estão em ocupações com potencial de serem realizadas de forma remota, o que representa 22,6% do total de ocupados.

Lembre-se: integrar esse tipo de força de trabalho na cultura da empresa é tão importante quanto o onboarding da pessoa colaboradora que trabalhará fisicamente no escritório. Por isso, é preciso pensar na abordagem online.

Agora você já sabe que o onboarding bem feito é fundamental para retenção. Confira nosso artigo sobre como tornar seu processo de recrutamento e seleção mais inclusivo com o software de R&S Vagas For Business.