Admissão Digital: o que é e como funciona?

No cenário dinâmico do mundo corporativo, a transformação digital tem revolucionado os processos em diversas áreas, e o setor de Recursos Humanos não fica para trás. 

A admissão digital emerge como uma ferramenta fundamental para otimizar o processo de contratação, proporcionando benefícios significativos tanto para os empregadores quanto para os candidatos. 

Neste artigo, exploraremos a importância crescente da admissão digital. Destacamos as vantagens, cuidados necessários por parte da área de RH e o impacto positivo que essa abordagem tem na eficiência operacional, na experiência do candidato e na conformidade legal. Boa leitura!

O que é admissão digital?

Admissão digital é o processo de contratação de colaboradores realizado de forma 100% online, utilizando plataformas e ferramentas tecnológicas para substituir etapas presenciais e burocráticas da admissão tradicional. 

Desde o envio e assinatura de documentos até a integração do novo colaborador (onboarding), tudo pode ser feito por meio digital, com segurança e agilidade.

A principal diferença em relação à maneira tradicional é a automatização e digitalização das etapas. Enquanto o modelo tradicional exige que o candidato compareça fisicamente à empresa com documentos em papel, a admissão digital permite que tudo seja feito remotamente.

A digitalização do RH é uma tendência irreversível, e a admissão digital se tornou uma peça-chave nesse contexto. Tornou-se uma necessidade estratégica, principalmente para empresas que desejam se manter competitivas, ágeis e atrativas para novos talentos. 

Como funciona o processo de admissão digital?

Com a tecnologia, as etapas tradicionais são substituídas por fluxos automatizados, que reduzem a burocracia e melhoram a experiência do novo colaborador. As etapas comuns do processo são:

1. Coleta de dados do colaborador

O RH envia um link ou formulário digital para o novo colaborador preencher os dados pessoais e profissionais. Informações como endereço, documentos, dados bancários e dependentes são inseridas.

2. Envio de documentos

A pessoa anexa documentos como RG, CPF, comprovante de residência, CTPS digital e exames admissionais diretamente pela plataforma.

3. Assinatura eletrônica de documentos

O contrato de trabalho e demais documentos (como ficha de registro, termos de confidencialidade, etc.) são assinados digitalmente com validade jurídica, via plataformas específicas para esta finalidade.

4. Validação automática

Muitos sistemas já conferem automaticamente os dados fornecidos, como CPF, PIS, e número da CTPS digital, cruzando com bases públicas.

5. Integração com sistemas de folha

As informações do colaborador são enviadas automaticamente para o sistema de folha de pagamento, sem necessidade de digitação manual. Isso garante que a admissão esteja pronta para geração de holerites, benefícios e obrigações legais como o eSocial.

6. Onboarding digital

Algumas plataformas também já incluem o onboarding: envio de vídeo de boas-vindas, apresentações institucionais, treinamentos iniciais, política interna, entre outros.

Benefícios da admissão digital para o RH

A admissão digital oferece diversos benefícios, destacando-se pela eficiência ao reduzir o tempo necessário para processos como preenchimento de formulários, coleta de assinaturas e verificações. 

Além de proporcionar uma redução significativa de custos associados à papelada tradicional, favorece o acesso remoto a candidatos distantes, contribuindo para práticas sustentáveis ao minimizar o consumo de papel.

Facilitando o gerenciamento, o modelo digital permite um acompanhamento fácil do status do processo, rastreamento de documentos e integração suave de novos funcionários aos sistemas internos da empresa. 

Proporciona uma experiência moderna aos candidatos, permitindo preenchimento online de formulários, entrevistas virtuais e assinatura eletrônica de documentos, enquanto reduz a probabilidade de erros associados à entrada manual de dados, graças à automação de diversas etapas.

Em termos de segurança da informação, a admissão digital oferece opções avançadas, como criptografia de dados e autenticação de dois fatores, garantindo a proteção das informações do candidato. A integração com sistemas internos facilita a transição dos novos funcionários para folha de pagamento e recursos humanos.

Entretanto, é essencial ressaltar que a adoção pelo RH demanda atenção às considerações legais e trabalhistas, como garantir a conformidade com a LGPD e a realização adequada do exame clínico admissional conforme as normas do Ministério do Trabalho. 

Além disso, a utilização do eSocial é fundamental para registrar eventos e cumprir obrigações relacionadas às relações de trabalho, sendo necessário seguir as orientações presentes no Manual do Empregador Doméstico e no Manual do Segurado Especial. 

Para isso, contamos com a solução integrada da Lugarh, que otimiza todo o processo de admissão com rapidez e segurança.

Desafios e cuidados na implementação

A admissão digital oferece inúmeros benefícios, mas sua implementação exige planejamento, alinhamento estratégico e atenção a detalhes legais e operacionais. Abaixo, listamos os principais desafios e cuidados que as empresas precisam considerar ao adotar esse modelo:

Adaptação da equipe

Nem todos os profissionais estão familiarizados com processos digitais. Por isso, treinamentos são fundamentais para que o RH saiba usar as novas ferramentas de forma eficiente.

É importante estimular uma mudança cultural, reforçando que a digitalização não substitui o RH, mas aumenta a eficiência e valor estratégico.

Escolha da tecnologia adequada

A escolha da plataforma de admissão digital deve considerar:

• Integração com o sistema de folha e eSocial
• Facilidade de uso tanto para o RH quanto para os colaboradores
• Suporte técnico, atualizações e segurança da informação
• Capacidade de escalar conforme o crescimento da empresa

Conformidade legal

É fundamental garantir que o processo digital seja juridicamente válido. Sendo assim, utilize assinatura eletrônica com certificação legal, conforme previsto na Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

Além disso, mantenha os documentos armazenados de forma segura e com controle de acesso. E não se esqueça de se atentar à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), onde todo dado coletado deve ter uma finalidade clara, consentimento do colaborador e medidas de proteção.

Segurança da informação

A admissão digital lida com dados sensíveis (como CPF, endereço, exames médicos). Por isso:

• Invista em sistemas com criptografia de ponta a ponta
  Certifique-se de que a plataforma tenha certificações de segurança (ISO 27001, por exemplo)
• Defina políticas internas de controle de acesso e armazenamento

Experiência do colaborador

Uma plataforma complicada ou um processo confuso pode causar frustração no novo talento contratado. O processo precisa ser intuitivo, responsivo (funcionar no celular) e com suporte para dúvidas.

Monitoramento e melhoria contínua

Após a implementação, é essencial medir os resultados, como por exemplo o tempo médio de admissão, a satisfação do colaborador e erros reduzidos. Com os dados em mãos, é possível ajustar fluxos e comunicações conforme o feedback da equipe e dos contratados

Compatibilidade com documentos oficiais

Verifique se o sistema permite a emissão automática de documentos exigidos pela legislação (contrato, ficha de registro, etc.). Confira, também, se os dados enviados para o eSocial estão corretamente formatados. 

Integração com onboarding digital e outros sistemas 

Para que o processo seja realmente eficiente e impacte positivamente o novo colaborador e o time de RH, é essencial que ele esteja integrado com outras ferramentas — como sistemas de recrutamento (ATS), folha de pagamento, e o onboarding digital.

Essa continuidade garante uma jornada fluida, automatizada e estratégica: do primeiro clique na vaga até o primeiro dia de trabalho.

Vamos ver um exemplo prático de uma jornada totalmente integrada:

1. Candidato se inscreve em uma vaga pelo ATS

2. RH faz entrevistas, aprova o candidato e aciona o processo de admissão digital com um clique

3. O sistema de admissão envia link para o colaborador preencher dados e assinar documentos digitalmente

4. Todos os dados são integrados automaticamente à folha de pagamento e ao eSocial

5. Simultaneamente, é disparado o onboarding digital, com vídeo de boas-vindas, e-mail com contatos do time, primeiro cronograma e acesso ao sistema interno

6. No primeiro dia de trabalho, o colaborador já está com tudo pronto para começar, sem burocracia e com uma experiência positiva

Como vimos, ao adotar e aprimorar continuamente os processos de admissão digital, as empresas se posicionam na vanguarda da modernização, como também cultivam uma experiência positiva para os candidatos. Solidificam, assim, o caminho para o sucesso no ambiente competitivo atual.

Se você quer começar a se beneficiar dessa experiência de ponta a ponta, então dê o primeiro passo e entenda como funciona o nosso sistema ATS. Agende agora mesmo um bate-papo com o nosso consultor!