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Encontrou o candidato perfeito para a vaga em aberto e ele aceitou a proposta? Entre os primeiros passos para efetivar a sua contratação está a solicitação e o processamento dos documentos para admissão, fundamentais para garantir a segurança tanto da empresa quanto do colaborador durante o vínculo empregatício.
A princípio, o processo parece bastante burocrático, mas garantimos que ele é bem simples, basta seguir alguns passos e auxiliar o candidato para que ele envie a documentação corretamente.
Continue a leitura e confira quais são os documentos necessários para a admissão de funcionários, além de tirar todas as suas dúvidas sobre o processo.
Qual é a importância dos documentos admissionais?
Os documentos admissionais são indispensáveis na contratação de novos talentos. Eles formalizam o processo e determinam os direitos e deveres da empresa e dos colaboradores ao longo do contrato de trabalho.
É muito importante que o processamento desses documentos seja conduzido da melhor maneira pelo departamento de RH, a fim de evitar possíveis problemas trabalhistas, previdenciários, tributários ou contábeis.
Quando solicitar os documentos para admissão?
A documentação deve ser solicitada pelo departamento de recursos humanos após a realização do exame admissional pelo colaborador. No entanto, os documentos necessários podem variar de acordo com o regime de trabalho desse novo funcionário, como CLT, estágio ou jovem aprendiz, categoria em que se enquadram colaboradores entre 14 e 17 anos, por exemplo.
Lista de documentos para admissão enviados pela empresa
Ao solicitar ao colaborador os documentos para a admissão, a equipe de Recursos Humanos também deve enviar alguns formulários para que sejam preenchidos e/ou assinados pelo funcionário. São eles:
- Contrato individual de trabalho;
- Ficha de salário-família;
- Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
- Declaração de requisição ou rejeição de vale-transporte;
- Livro ou ficha de registro de empregados.
Lista de documentos para admissão a serem enviados pelo colaborador
- Atestado médico admissional;
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
- Cópia do comprovante de residência;
- Cópia do comprovante de escolaridade;
- Cópia do CPF;
- Cópia do RG;
- Foto 3×4;
- Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
- Título de eleitor com os comprovantes de votação das 3 últimas eleições;
- Certificado de alistamento militar ou reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
- CNH (para cargos que exijam a utilização de veículos);
- Cópia da certidão de casamento (se houver);
- Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos (se houver);
- Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos (se houver);
- Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos (se houver);
- Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (se houver).
Lista de documentos para admissão de jovem aprendiz
- Atestado de frequência escolar;
- Certificado de Conclusão do Ensino Médio (se houver);
- Carteira de Trabalho;
- Cópia do RG;
- Cópia do CPF (caso o jovem não possua, pode ser considerado o de seu responsável).
Lista de documentos para admissão de estagiário
- Atestado de frequência escolar;
- Comprovante de residência;
- Cópia do RG
- Cópia do CPF;
- Histórico escolar;
- Termo de Compromisso de Estágio (TCE).
Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?
Documentos que se enquadram em atitudes constrangedoras e discriminatórias não devem ser solicitados pelas empresas na relação de documentos admissionais, e o descumprimento dessa medida pode trazer problemas trabalhistas para as organizações. São eles:
- Certidão negativa de ações trabalhistas;
- Exames que comprovem gravidez ou esterilização;
- Exames de HIV;
- Ficha de antecedentes criminais;
- Registros de dívidas do colaborador.
Como os documentos devem ser apresentados?
Os documentos para admissão podem ser apresentados de várias formas pelo colaborador, ele pode entregar a relação presencialmente para a equipe de recursos humanos, pode enviar os documentos por e-mail ou cadastrá-los em uma plataforma digital indicada pela empresa.
Seja qual for o método eleito pela organização ou pelo funcionário para entregar seus documentos, é fundamental que ele seja orientado pelos representantes da empresa em relação ao processo. Isso evita possíveis mal-entendidos que podem comprometer a agilidade da contratação ou até mesmo anulá-la, como a falta de algum documento essencial, por exemplo.
Desse modo, é preciso que a equipe desenvolva e envie para o colaborador um material completo e claro que aponte quais documentos ele deve apresentar e por qual meio eles devem ser enviados. Use a criatividade, você pode fazer uma lista em um documento digital ou até mesmo um passo a passo do procedimento.
Quanto tempo leva o processo?
O processamento dos dados pela empresa pode levar alguns dias, e só após a sua conclusão a contratação do novo colaborador é formalizada. No entanto, a empresa precisa ficar atenta a alguns prazos.
O artigo 29 da CLT aponta que o registro na carteira de trabalho do funcionário deve ser realizado em até cinco dias úteis, sendo que o colaborador deverá ter acesso ao documento em até 48 horas após o seu preenchimento. Já a lei 5.5538/68 assegura que os documentos do profissional não podem ser retidos pela organização por mais de cinco dias.
Dicas para o processamento da documentação admissional
Trabalhe com antecedência
Para que todos os processos sejam cumpridos dentro do prazo, é muito importante solicitar a documentação aos colaboradores com antecedência. Assim, os funcionários têm mais tempo para providenciar os dados necessários e a admissão não é comprometida.
Administre o fluxo de trabalho
Muitas empresas contratam vários funcionários simultaneamente, desse modo, é fundamental ter um fluxo de trabalho organizado para receber, analisar e processar a documentação dos profissionais, o que agiliza a contratação e a devolução dos documentos aos colaboradores.
Tecnologia é aliada
Grande parte dos processos que envolvem documentos para admissão podem ser otimizados por meio de ferramentas de RH, as quais também armazenam de forma segura os dados dos funcionários. O Vagas For Business tem parceria com a Yube: plataforma que recebe, confere e valida toda a documentação de admissão, inclusive junto ao eSocial, em até 3h. Saiba mais sobre nossas soluções de admissão digital.