Custo de recrutamento e seleção: veja o valor de cada etapa

O objetivo dos processos seletivos é escolher os melhores talentos para a empresa. Embora haja muitos candidatos se inscrevendo todos os dias, os processos precisam ser criteriosos para selecionar as pessoas mais indicadas, já que o custo de recrutamento e seleção pode ser alto — um problema que precisa ser combatido.

Afinal, o valor gasto para a análise curricular de cada candidato (para ver se eles são adequados), para o treinamento e a orientação do contratado podem drenar o orçamento da empresa. O resultado é um delicado jogo de equilíbrio entre os custos de recrutamento e seleção e quanto se está disposto a gastar para garantir os melhores talentos.

Para ajudar a área de Talent Acquisition nessa tarefa, destacamos neste artigo a importância desse equilíbrio e dicas de como alcançá-lo. Continue a leitura!

O que é o custo de recrutamento e seleção?

O custo de recrutamento e seleção é o valor desembolsado para atrair e contratar novos talentos. Tem relação direta com o orçamento destinado a essa finalidade e abrange definição dos critérios e responsabilidades, elaboração e publicação da vaga, busca de candidatos, triagem curricular e gastos com entrevistas, testes e onboarding.

Portanto, quando o processo seletivo é realizado da forma errada, há uma chance maior de o talento se desligar após pouco tempo de empresa. Essa é uma situação que gera o aumento de custos, daí a necessidade de sempre ter atenção aos gastos com a atividade.

O ideal é que o custo por contratação seja o mais baixo possível. Nesse processo, você pode contar com a ajuda da tecnologia. Com um Applicant Tracking System (ATS), como a Vagas For Business, você tem a chance de gerenciar todo o processo seletivo de forma centralizada.

Mais do que isso, os recursos embarcados na solução otimizam a realização das diferentes atividades. Por exemplo, a inteligência artificial simplifica a triagem de currículos e permite que o seu papel como recrutador seja mais estratégico.

Leia também: Como usar a inteligência artificial no recrutamento?

Por que é importante ficar de olho nos custos do recrutamento?

É importante atentar aos custos de recrutamento devido ao impacto no orçamento empresarial. De modo geral, quanto menos eficiente e preciso for o processo seletivo, maior é o gasto com a atração, treinamento e onboarding de candidatos. Ao investir em mais eficiência, você tem a chance de melhorar as contratações e reduzir o valor empregado na área.

Uma pesquisa da Society of Human Resource Management (SHRM) descobriu que o custo médio por contratação é de aproximadamente US$ 4.700. No entanto, vários fatores podem afetar a média individual de cada empresa.

Quanto mais pessoas você contratar, por exemplo, menor será o custo por contratação. Isso porque alguns gastos fixos podem ser distribuídos por um número maior de admissões.

Além disso, algumas funções e setores (por exemplo, engenharia e tecnologia) têm mais tempo para preencher a vaga e os custos acumulados de um processo de contratação mais longo resultam em gastos mais elevados por pessoa.

Agora, imagine se você trabalha uma empresa de grande porte e precisa contratar mais de 50 colaboradores por mês. Nesse caso, os custos podem aumentar rapidamente. Portanto, você precisa entender quanto o recrutamento está realmente custando à sua empresa antes de determinar as áreas que podem ser eliminadas ou reduzidas.

Alguns dos custos diretos de recrutamento incluem rotatividade, administração de RH, taxas do quadro de empregos, orçamentos de agência e publicidade e integração de tecnologias.

Quais são as principais etapas de um processo seletivo e seus custos médios?

As principais etapas de um processo seletivo e seus custos médios são:

• Divulgação da vaga: os gastos variam conforme os canais utilizados. A forma mais eficiente e com melhor custo-benefício são os softwares ATS, que ajudam a direcionar a publicação para os profissionais certos;
• Triagem curricular: o custo de triagem de currículos pode ser elevado, se o processo for realizado manualmente. O desembolso depende da quantidade de candidatos e do tempo que o recrutador investe nessa avaliação. Porém, é possível este gasto com o uso de inteligência artificial;
• Agendamento de entrevista: o valor desembolsado depende da quantidade de candidatos que passam para esta etapa. Com um software ATS, você otimiza o envio de mensagens e reduz os gastos por não perder tempo;
• Aplicação de testes: você pode incluir uma série de exames para o candidatos. A etapa pode ser feita automaticamente com um sistema ATS ou manualmente;
• Treinamento e onboarding: o custo de capacitação e integração de funcionários pode ser alto, especialmente quando há uma elevada rotatividade de colaboradores.

Os valores específicos para cada uma das etapas não podem ser mensurados, porque dependem da empresa, do setor e da maneira como cada fase é realizada. De toda forma, existem maneiras de otimizar os custos de processo seletivo. O uso da tecnologia é a principal resposta para alcançar esse objetivo.

Qual é o custo de recrutamento e seleção?

O custo de recrutamento e seleção é variado e fica entre 3 e 4 vezes o valor do salário pago para a posição. Assim, se a remuneração for de R$ 5 mil, o gasto do processo seletivo costuma variar de R$ 15 mil e R$ 20 mil.

O valor total é dividido em hard costs e soft costs. Os primeiros se voltam para os custos mais operacionais, como aplicação de entrevistas e contratação de um ATS. Os segundos incluem, por exemplo, o tempo investido na análise de currículo e outras atividades relacionadas.

Aqui, vale a pena destacar que o ditado “tempo é dinheiro” é válido. Isso porque as horas empregadas no agendamento de entrevistas, avaliação de candidatos etc. impedem que o recrutador foque outras metas organizacionais. Ou seja, há um impacto direto no retorno sobre o investimento (ROI).

Leia também: Como criar processos seletivos personalizados para melhorar as suas contratações

Como calcular custo de recrutamento e seleção?

Para calcular o custo de recrutamento e seleção, é preciso coletar os dados relativos ao processo seletivo, tanto em questão de horas quanto de valores. Veja o que levar em conta:

• Calcule a sua hora de trabalho;
• Verifique a quantidade de horas empregada na descrição do cargo;
• Contabilize o total de horas investiga na divulgação;
• Mensure o capital financeiro desembolsado na publicação da vaga, por exemplo, para tráfego pago, artes, ATS etc.;
• Analise o número de horas voltada para o recrutamento, mais especificamente em atividades como análise de currículos, agendamento de entrevistas, realização de testes e mais;
• Some a quantidade de horas utilizada nas entrevistas;
• Analise quanto tempo demorará na seleção de candidatos, como verificação de habilidades, comportamentos, experiências e conhecimentos;
• Calcule o tempo investido em feedbacks, capacitação e onboarding.

Com todos esses dados, some o total de horas, multiplique o resultado pela hora de trabalho e adicione o valor do capital empregado.

Quais os principais fatores que influenciam os custos de recrutamento e seleção?

Os principais fatores que influenciam os custos de recrutamento e seleção são os gastos diretos e indiretos. Além disso, há os valores relativos à integração do funcionário e fracasso do processo seletivo (que leva a um desligamento precoce).

Em relação aos custos diretos, os principais exemplos são a divulgação da vaga, a busca ativa em plataformas e redes sociais, os testes de avaliação, a participação em feiras de emprego, a logística para entrevistas presenciais (quando realizadas) e as assinaturas de ATS.

Já os custos indiretos se referem ao tempo investido pelo recrutador, à queda temporária na produtividade e ao custo da vaga, especialmente quando o cargo fica vago por um longo período.

A integração inclui treinamento, tempo investido no suporte ao novo colaborador e custo de ferramentas e equipamentos para o exercício das atividades pelo contratado. Enquanto isso, no caso de um desligamento precoce, há os gastos com a rescisão trabalhista e o custo de testes e avaliações, além das outras etapas que precisarão ser refeitas.

Por isso, além do controle dos dados, é fundamental acompanhar os indicadores de recrutamento e seleção para identificar as atividades que requerem otimização. Alguns exemplos são:

• Tempo médio de contratação;
• Taxa de conversão;
• Custo por contratação;
• Taxa de retenção de funcionários;
• Satisfação do candidato;
• Taxa de aceitação de propostas.

A partir desses resultados, é possível adotar boas práticas para reduzir o custo de recrutamento e seleção.

Como reduzir os custos de recrutamento sem perder a qualidade?

Depois de entender em quais áreas de recrutamento você está gastando mais dinheiro, já é possível saber em quais setores os cortes ou ajustes podem ser efetuados.

Aqui estão algumas das maneiras mais eficazes de economizar nos custos de recrutamento sem sacrificar o pipeline de talentos:

Comece a automatizar algumas das tarefas de recrutamento

Invista em softwares que podem ajudá-lo a automatizar algumas tarefas, tais como enviar mensagens automáticas, estimular fluxos de trabalho e responder perguntas frequentes por meio de chatbot.

Você também pode usar o sistema para ranquear centenas de inscrições, evitando o trabalho manual. Insira algumas palavras-chave por posição e o sistema classificará automaticamente cada inscrição e verá se algum dos candidatos corresponde aos requisitos.

Reduza o tempo de contratação

Em teoria, ao reduzir o tempo de contratação, você diminui o custo do processo. Para um recrutamento mais rápido, é preciso ter um diálogo franco entre a equipe de R&S e os gestores das vagas.

A partir dessa comunicação, é possível chegar a acordos rápidos sobre o anúncio de emprego ou sua descrição antes da publicação dessas vagas em plataformas especializadas e redes sociais.

Ao reduzir o tempo de contratação, você também está criando uma experiência de candidato muito melhor, que será apreciada por seus contratados em potencial.

Ofereça um pacote salarial competitivo

É bom oferecer um pacote salarial competitivo imediatamente para que você não perca horas de trabalho forçando os recrutadores a negociar e renegociar com candidatos em potencial.

Adicionar flexibilidade às faixas de remuneração pode aumentar a aceitação da oferta e permitir que seus recrutadores obtenham sua primeira escolha todas as vezes (o que pode reduzir o tempo de contratação e aumentar a retenção, respectivamente).

Invista na marca empregadora

Uma marca empregadora positiva ajudará empresas grandes e pequenas a envolverem candidatos ativos e passivos. Destaque-se entre os concorrentes criando cuidadosamente a imagem do local ideal para trabalhar, contando a história de como sua marca surgiu e o papel dos funcionários em seu propósito e visão.

Enfatize os benefícios de seus colaboradores, oportunidades de aprendizado e desenvolvimento e as realizações de sua equipe. Para tanto, promova depoimentos de funcionários individuais em toda a empresa.

Ao construir organicamente uma imagem positiva de seu local de trabalho, a publicidade se tornará cada vez menos necessária para sua estratégia de contratação e esses custos continuarão a cair.

Fique atento aos indicadores de turnover

Reter os funcionários existentes – mesmo com aumentos salariais ou benefícios adicionais – é mais barato do que substituí-los. Por isso, é importante que o RH avalie a cultura da organização de forma honesta e holística.

O que sua taxa de retenção diz sobre sua empresa como um lugar para trabalhar? Os níveis de rotatividade atingiram o pico em certas épocas do ano? Certos departamentos estão regularmente passando por uma maior perda de pessoal? Qual é o perfil daqueles que desistem de trabalhar na organização, eles são jovens?

Conduza ainda uma pesquisa anônima com os funcionários usando uma plataforma de pesquisa ou solicite ideias para melhorar a experiência dos funcionários.

Contrate ótimos candidatos pela primeira vez

Avalie objetivamente o que você está oferecendo para posições em potencial: a oferta vai atrair alguém do calibre e experiência certos e adequados para sua empresa?

Criar, revisar e adaptar continuamente uma estratégia de recrutamento ágil pode ajudar sua empresa a atender aos desejos e necessidades de grupos demográficos específicos e acompanhar as mudanças globais de estilo de vida, à medida que as sociedades e comunidades variam suas expectativas de trabalho.

Impulsione seu programa de indicação de funcionários

Estudos mostram que as indicações de funcionários estão entre os candidatos mais qualificados, contratados rapidamente e facilmente retidos.

Além disso, as chances de alguém se candidatar a uma vaga aumentam ao descobrirem que um conhecido – mesmo que via redes sociais – trabalha na companhia.

Exemplos práticos de como fazer um diagnóstico de custos no recrutamento e seleção

O diagnóstico de custos no recrutamento e seleção depende da análise dos custos diretos e indiretos. Você também pode analisar os indicadores da área para identificar oportunidades de melhoria.

Para ficar mais claro, veja o seguinte exemplo. Você tem uma empresa e coleta os dados relativos a gastos e tempo de trabalho, conforme a fórmula indicada anteriormente. Veja:

• Hora de trabalho: R$ 80;
• Descrição do cargo: 1 hora;
• Divulgação da vaga: 2 horas;
• Capital financeiro: R$ 200;
• Recrutamento: 5 horas;
• Entrevistas: 4 horas;
• Seleção de candidatos: 2 horas;
• Feedbacks, capacitação e onboarding: 10 horas.

A partir disso, devemos fazer o cálculo. Somando as horas, temos: 

Total de horas = 1 + 2 + 5 + 4 + 2 + 10

Total de horas = 24 horas

Agora, multiplique o total de horas pela hora de trabalho. Nesse caso:

Custo por hora = 24 × 80

Custo por hora = R$ 1.920

Então, adicione o capital financeiro ao custo por hora:

Total = 1.920 + 200

Total = R$ 2.120

Nesse exemplo, o custo de entrevistas de emprego, testes e outras etapas é de R$ 2.120. No entanto, lembre-se de que os valores sempre variam.

Agora, você sabe como verificar e reduzir o custo de recrutamento e seleção. Vale lembrar que o uso de um ATS facilita todas essas etapas e é crucial para reduzir os gastos do processo seletivo. Com a Vagas For Business, você tem a chance de otimizar todas as etapas e tornar as atividades mais precisas. Assim, o resultado é ainda mais eficiente.

Escolha a tecnologia certa para te ajudar. Escolha Vaga for Business!