Recrutamento e Seleção: saiba quais são as etapas indispensáveis

Em um mercado cada vez mais competitivo, o recrutamento e seleção se tornaram peças-chave para o crescimento sustentável das organizações. Mais do que preencher uma vaga, é preciso garantir que cada fase — da divulgação ao feedback — esteja alinhada às necessidades do negócio e à experiência do candidato. 

As etapas deixaram de ser apenas operacionais e passaram a ocupar um papel estratégico nas organizações. Identificar talentos alinhados à cultura, às competências técnicas e às soft skills esperadas é um desafio que exige preparo, método e, claro, boas ferramentas.

Seguir passos bem definidos, apoiados por dados e tecnologia, se tornou o caminho mais eficaz para um processo mais assertivo, ágil e justo. Neste artigo, conheça o que é indispensável para um R&S eficaz, bem como a importância de seguir um fluxo estruturado. Vamos nessa? Continue a leitura!

O que é recrutamento e seleção?

Embora muitas vezes tratados como um único processo, recrutamento e seleção são etapas distintas, porém complementares.

O recrutamento é responsável por atrair profissionais qualificados, despertando o interesse de quem possui o perfil adequado para determinada posição. Isso pode ocorrer por meio de divulgação de vagas, hunting, banco de talentos ou programas internos.

Já a seleção acontece após o recebimento das candidaturas. É nesse momento que os currículos são analisados, os candidatos avaliados e comparados, e a decisão de contratação é tomada com base em critérios objetivos.

Ambas as fases são fundamentais e, quando bem conduzidas, resultam em contratações mais acertadas, redução de turnover e equipes mais engajadas.

Por que seguir etapas bem definidas é fundamental?

Organizar por etapas claras e consistentes traz diversos benefícios para as empresas. Entre eles:

1. Agilidade: fases bem estruturadas evitam retrabalho e encurtam o tempo de contratação.
2. Padronização: facilita a comparação entre candidatos e aumenta a equidade nas decisões.
3. Melhor experiência do candidato: um processo transparente e bem conduzido reforça a reputação da empresa.
4. Redução de custos: menos rotatividade significa menor gasto com novas seleções e treinamentos.
5. Mais assertividade: decisões baseadas em dados e critérios objetivos aumentam as chances de contratar a pessoa certa.

Com o apoio de ferramentas como o Vagas For Business, o RH consegue acompanhar cada etapa com clareza, aplicar filtros inteligentes e centralizar informações. Isso promove mais controle e eficiência.

Principais etapas do processo de recrutamento e seleção

Embora cada empresa possa adaptar as fases ao seu modelo, algumas etapas são consideradas essenciais para garantir um processo sólido. Aqui vamos explicar cada uma das principais, em detalhes:

1. Identifique as necessidades de vagas dentro da empresa

Nem todas as vagas ou requisitos de pessoal que surgem são fáceis de identificar. Quando um funcionário sai ou muda para uma posição diferente sem um substituto, a empresa obviamente precisará contratar alguém. 

No entanto, quando uma organização cresce ou muda, pode haver mais trabalho a fazer ou necessidades inteiramente novas podem surgir. Portanto, o primeiro passo do recrutamento envolve compreender que existe uma necessidade de pessoal na organização.

2. Crie o anúncio da vaga descrevendo o trabalho

Antes de começarmos a elaborar uma descrição da vaga, é preciso identificar algumas características-chave do perfil que se está procurando. Por exemplo:

1. Você está em busca de um profissional para assumir diferentes funções dentro da empresa?
2. Os candidatos devem ter ampla experiência no setor?
3. Os candidatos precisam de um histórico acadêmico impecável?
4. Quais são as soft skills determinantes para essa função?

Todas essas perguntas ajudarão a construir uma imagem das necessidades da empresa para elaborar um job description eficaz. Isso deve abranger os deveres e responsabilidades envolvidos na função para que os candidatos possam moldar suas expectativas antes de se candidatarem.

3. Decida seu processo de recrutamento

O recrutamento envolve atrair e engajar talentos e pode ser feito das seguintes maneiras:

1. Recrutamento externo: quando procuramos candidatos fora da organização. Por exemplo, em portais de emprego, agências, etc.
2. Recrutamento interno: neste caso a pessoa que preenche a vaga já trabalha na empresa.
3. Indicação de funcionário: trata-se de um misto de recrutamento interno com externo, é quando um colaborador da empresa indica um colega fora da empresa para ingressar na organização.

Além disso, ao optar pelo recrutamento externo, a equipe de Recursos Humanos pode buscar tanto candidatos passivos quanto ativos. No caso dos candidatos passivos, são abordados profissionais com perfis promissores que ainda não demonstraram interesse direto pela vaga. Já os candidatos ativos são aqueles que se inscrevem espontaneamente nas oportunidades divulgadas pela organização.

Na prática, as organizações acabam adotando um mix de todas essas opções para achar o melhor candidato para a vaga.

4. Faça a divulgação da vaga

Depois de criar um anúncio de emprego atraente e abrangente, é hora de começar a compartilhar e anunciar o cargo. Existem várias formas e locais para atrair o candidato certo, mas estas são as formas mais frequentes:

Pesquisando na web 

Você não precisa esperar que os candidatos venham até você. A internet está cheia de pessoas talentosas que podem se encaixar na sua organização. 

Busque-os e tente identificar aqueles que refletem valores e habilidades semelhantes, a maioria das pessoas ficaria feliz em receber uma oferta de emprego inesperada. Portanto, se você encontrar alguém promissor, entre em contato e peça para se candidatar.

Recrutamento de mídia social

Essas são as formas mais frequentes e as melhores plataformas para atingir os millennials e a geração Z. Compartilhe o anúncio de emprego e material adicional no LinkedIn, Facebook e Instagram.

Sites de carreira

Um dos caminhos mais seguros e tradicionais é compartilhar a vaga em uma plataforma de vagas confiável. 

5. Guarde os dados dos candidatos

Uma vez iniciada a fase de recrutamento, a equipe de R&S passará a receber candidaturas através dos canais cadastrados. Estes podem vir com CVs e cartas de apresentação, por isso é vital guardar cuidadosamente todos esses documentos — até por uma questão legal de proteção de dados.

Os sistemas de CRM o ajudarão a construir seu próprio banco de dados de candidatos. O ATS da VAGAS, por exemplo, se conecta automaticamente com todos os portais de recrutamento para salvar cada inscrição na mesma plataforma.

6. Selecione os currículos

Uma grande porcentagem das inscrições recebidas não atenderá aos requisitos mínimos da posição, portanto, geralmente é necessária uma triagem inicial antes do processo de seleção. Entrevistar todos custaria à empresa significativamente em termos de tempo e dinheiro.

É muito mais fácil aplicar filtros e obter uma lista dos melhores candidatos com a ajuda de um software de recrutamento. Automatizações são importantes aliadas quando o resultado esperado é a otimização do tempo. 

Plataformas de automação de vagas, como a Vagas For Business, realiza a separação dos currículos automaticamente com base em análise de palavras-chave, cursos, idiomas e outros fatores essenciais. Isso faz com que seu time de RH ganhe tempo sem prejudicar a análise humana na contratação.  

7. Realizar o processo de seleção de pessoal

O objetivo da etapa de seleção é encontrar o melhor candidato para a vaga. Para isso, é realizada uma avaliação muito mais rigorosa, para medir, avaliar e comparar as habilidades e conhecimentos dos candidatos.

Normalmente, a área de Talent Acquisition agenda uma entrevista individual para conhecer o candidato pessoalmente ou por videoconferência. 

Existem diferentes tipos de perguntas que podem ser conduzidas em entrevistas: questões para quebrar o gelo, para conhecer o caráter do candidato, avaliar sua capacidade de resolução de problemas, entender seu histórico de carreira, etc.

Também podem ser realizados exercícios práticos nessa fase. O intuito é avaliar soft and hard skills fundamentais para a empresa. Os principais testes de seleção de pessoal incluem testes de personalidade, avaliações de conhecimento, testes psicométricos, etc.

8. Crie um relatório ou arquivo para cada candidato

Cada pessoa com a função de determinar a escolha do candidato final deve ter a mesma informação. Por isso, é crucial reunir os resultados da entrevista e dos testes para cada candidato.

Idealmente, monte um relatório que dê uma visão rápida dos pontos fortes e fracos de cada candidato.

9. Contratação

Ao finalizar a fase de seleção, você provavelmente já terá uma ideia de quem é o funcionário ideal. A decisão final vem após passar novamente por todos os insights e dados. 

É recomendável conversar sobre a decisão com outros membros da equipe e departamentos. Uma vez tomada a decisão, é hora de convidar o candidato e fazer uma oferta oficial de emprego.

Inclua todos os termos de contratação: salário, benefícios, horário de trabalho. É bom que o recrutador esteja ciente de que provavelmente precisará negociar esses termos, e é por isso que a organização precisa determinar de antemão o que é o que não é negociável.

10. Integração

Certifique-se de ter uma boa estratégia de integração, pois essa é uma etapa crucial e pode afetar se o funcionário deseja continuar trabalhando na empresa. Crie uma integração envolvente e detalhada, com um pacote de boas-vindas e uma introdução à equipe.

O resultado de seu processo de ciclo de vida completo de recrutamento deve ser um funcionário que se sinta pronto para começar a trabalhar porque possui todas as informações necessárias sobre seu cargo e a empresa.

11. Conte com a tecnologia para otimizar seus processos seletivos

Tarefas manuais podem deixar seu processo seletivo lento e mais suscetíveis a erros. Por isso, é importante contar com um software que facilite a vida do recrutador. 

O Vagas For Business é uma plataforma completa e pioneira no mercado. Com ela, você configura todas as fases da seleção e automatiza ações, permitindo que seu RH ganhe tempo e assertividade nas contratações. 

Veja o que ela pode fazer pelo seu RH:

1. Publica sua vaga no maior portal de carreiras do país (vagas.com) e LinkedIn
2. Envia recomendações dos profissionais mais aderentes a sua vaga
3. Permite criar suas próprias automações (envio de mensagens, testes, aprovação ou reprovação) dentro das fases, automatizando boa parte das interações com os candidatos.
4. Criar ranking com os candidatos mais aderentes, através de um triagem poderosa com centenas de critérios
5. Definir métricas e criar dashboards para monitorar seus resultados

Tecnologia no recrutamento e seleção

A tecnologia revolucionou a forma como as empresas atraem, selecionam e contratam talentos. O que antes era feito de maneira manual e descentralizada, como triagens demoradas, comunicação por e-mail e planilhas paralelas, hoje pode ser automatizado e gerenciado de forma integrada, segura e inteligente.

Contar com ferramentas especializadas é essencial para ganhar eficiência, reduzir o tempo de contratação e tomar decisões mais assertivas. Além disso, a digitalização permite oferecer uma jornada mais fluida e positiva para os candidatos, o que fortalece a marca empregadora.

Plataformas como o Vagas For Business são grandes aliadas nesse cenário. Com ela, o recrutador consegue:

1. Divulgar vagas de forma ampla, com integração a portais de emprego e redes sociais;
2. Triar currículos automaticamente, com base em filtros personalizados e critérios específicos;
3. Aplicar testes e perguntas eliminatórias online, economizando tempo e recursos;
4. Gerenciar todo o funil de seleção em um único lugar, com visão clara de cada etapa;
5. Acompanhar indicadores e métricas de desempenho, como tempo médio de contratação, taxa de conversão entre etapas e SLA por gestor.

Além da automação, a tecnologia também contribui para decisões mais justas, com menos viés e mais baseadas em dados. Isso garante não apenas contratações mais alinhadas ao perfil da vaga, mas também mais diversidade, transparência e governança.

Boas práticas para um processo eficiente

Ter o recrutamento e seleção bem estruturado vai além das etapas formais. Ele depende também de boas práticas que garantem mais clareza, agilidade e coerência em todas as fases.

Adotar essas práticas é fundamental para melhorar a experiência de todos os envolvidos, além de fortalecer a imagem da empresa no mercado como uma organização que valoriza pessoas e etapas bem conduzidas.

Confira algumas recomendações essenciais:

Alinhamento claro com o gestor da vaga

Antes de iniciar qualquer divulgação, é essencial entender profundamente a real necessidade da contratação. Um bom briefing com o gestor ajuda a definir o perfil ideal, os desafios do cargo e os critérios de avaliação, evitando retrabalho e expectativas desalinhadas.

Comunicação transparente com os candidatos

Manter uma comunicação constante, clara e respeitosa transmite profissionalismo e contribui para uma experiência positiva, mesmo quando o candidato não é aprovado. Isso também melhora a percepção da empresa como marca empregadora.

Padronização dos critérios de avaliação

Definir critérios objetivos e aplicá-los de forma consistente em todas as entrevistas e etapas reduz a influência de vieses e torna a escolha mais justa e embasada. Isso também facilita comparações e torna a decisão mais estratégica.

Atenção à diversidade e inclusão

Promover um processo seletivo diverso e inclusivo amplia o leque de talentos e contribui para ambientes mais criativos, colaborativos e inovadores. A revisão de linguagem nas descrições de vaga e o uso de ferramentas que ajudam a evitar filtros discriminatórios são passos importantes nesse sentido.

Uso de indicadores para melhoria contínua

Acompanhar métricas como tempo médio de contratação, taxa de conversão entre etapas, índice de aprovação por gestor e NPS do candidato ajuda a identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Com o Vagas For Business, esses dados estão sempre à disposição do recrutador.

Feedback estruturado, mesmo em negativas

Oferecer retorno para os candidatos, principalmente após entrevistas, demonstra respeito, fortalece vínculos e abre portas para futuras oportunidades. Além disso, contribui para que o profissional leve uma imagem positiva da empresa.

Construção e manutenção de um banco de talentos

Aproveitar candidatos qualificados que não foram aprovados em uma seleção específica para oportunidades futuras é uma excelente forma de agilizar novas contratações e manter o funil de talentos sempre abastecido.

Como vimos, um processo de recrutamento e seleção eficaz não acontece por acaso. Ele exige planejamento, estrutura, ferramentas adequadas e um olhar atento às tendências e às necessidades do negócio. Quando bem executado, torna-se um verdadeiro diferencial competitivo, capaz de atrair os profissionais certos e transformar a cultura organizacional.

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