Como funciona o processo de admissão digital no Vagas For Business

No cenário dinâmico do mundo corporativo, a transformação digital tem revolucionado os processos em diversas áreas, e o setor de Recursos Humanos não fica para trás. A admissão digital emerge como uma ferramenta fundamental para otimizar o processo de contratação, proporcionando benefícios significativos tanto para os empregadores quanto para os candidatos. 

Neste artigo, exploraremos a importância crescente da admissão digital, destacando suas vantagens, cuidados necessários por parte da área de RH e o impacto positivo que essa abordagem tem na eficiência operacional, na experiência do candidato e na conformidade legal. Boa leitura!

O que é o processo de admissão digital e como funciona?

O processo de admissão digital refere-se à digitalização e automação dos procedimentos relacionados à contratação de novos colaboradores em uma empresa. Ele visa tornar o processo mais eficiente, ágil e menos dependente de papelada física. Aqui estão algumas etapas comuns no processo de admissão digital.

• verificação de documentos eletrônicos: os documentos necessários para a admissão, podem ser verificados eletronicamente, reduzindo a necessidade de cópias físicas. Além disso, na experiência das pessoas candidatas, é possível fazer toda a entrega de documentos pelo celular ou computador.
• assinatura digital: contratos, acordos e outros documentos podem ser assinados digitalmente, agilizando o processo de coleta de assinaturas;
• integração com sistemas internos: os sistemas de admissão digital podem ser integrados com os sistemas internos da empresa, assim assegurando uma transição suave do novo funcionário para a equipe.

Veja também: Recrutamento inteligente: o que é e como funciona?

Qual a diferença entre a admissão tradicional e a digital?

A admissão tradicional e a admissão digital diferem principalmente nos métodos e processos utilizados para recrutar, selecionar e integrar novos funcionários. Aqui estão algumas das principais diferenças entre esses dois tipos de processos:

Formato de candidatura

• tradicional: os candidatos preenchem formulários em papel ou enviam currículos impressos;
• digital: a candidatura é realizada online, muitas vezes por meio de plataformas de recrutamento ou sistemas de gerenciamento de candidatos (ATS).

Triagem de currículos

• tradicional: a triagem inicial é feita manualmente pelos recrutadores, que revisam currículos em papel;
• digital: a triagem é frequentemente automatizada por meio de ATS, que analisam currículos digitais para identificar candidatos que atendem aos critérios pré-definidos.

Entrevistas

• tradicional: as entrevistas geralmente são realizadas pessoalmente, exigindo deslocamento dos candidatos;
• digital: as entrevistas podem ocorrer virtualmente por meio de videoconferências, economizando tempo e recursos. 

Documentação

• tradicional: os documentos físicos, como cópias de carteira de identidade e CPF, são frequentemente exigidos;
• digital: a verificação de documentos pode ser realizada eletronicamente, com assinaturas digitais e envio de documentos escaneados. 

Assinatura de documentos

• tradicional: os contratos e formulários são assinados manualmente em papel;
• digital: utiliza-se a assinatura digital para documentos, facilitando a coleta de assinaturas de forma eletrônica. 

Integração de sistemas

• tradicional: a atualização manual de sistemas internos com informações do novo funcionário;
• digital: a integração automatizada com sistemas internos, como folha de pagamento e recursos humanos.

Treinamento inicial

• tradicional: o treinamento ocorre presencialmente;
• digital: o treinamento online pode ser utilizado para fornecer informações iniciais aos novos funcionários.

Feedback e avaliação

• tradicional: a coleta de feedback pode ser mais desafiadora e demorada.
• digital: o feedback pode ser coletado de forma mais eficiente, com sistemas automatizados. 

Quais as vantagens da admissão digital?

A admissão digital oferece diversos benefícios, destacando-se pela eficiência ao reduzir o tempo necessário para processos como preenchimento de formulários, coleta de assinaturas e verificações. 

Além de proporcionar uma redução significativa de custos associados à papelada tradicional, favorece o acesso remoto a candidatos distantes, contribuindo para práticas sustentáveis ao minimizar o consumo de papel.

Facilitando o gerenciamento, a admissão digital permite um acompanhamento fácil do status do processo, rastreamento de documentos e integração suave de novos funcionários aos sistemas internos da empresa. 

Proporciona uma experiência moderna aos candidatos, permitindo preenchimento online de formulários, entrevistas virtuais e assinatura eletrônica de documentos, enquanto reduz a probabilidade de erros associados à entrada manual de dados, graças à automação de diversas etapas.

Em termos de segurança da informação, a admissão digital oferece opções avançadas, como criptografia de dados e autenticação de dois fatores, garantindo a proteção das informações do candidato. A integração com sistemas internos facilita a transição dos novos funcionários para folha de pagamento e recursos humanos.

Entretanto, é essencial ressaltar que a adoção da admissão digital demanda atenção às considerações legais e trabalhistas, como garantir a conformidade com a LGPD e a realização adequada do exame clínico admissional conforme as normas do Ministério do Trabalho. 

Além disso, a utilização do eSocial é fundamental para registrar eventos e cumprir obrigações relacionadas às relações de trabalho, sendo necessário seguir as orientações presentes no Manual do Empregador Doméstico e no Manual do Segurado Especial. 

Veja também: 11 tendências de RH que toda empresa precisa conhecer em 2024

Como funciona o processo de admissão digital para quem usa o Vagas For Business? 

Software de recrutamento e seleção pioneiro no mercado, o Vagas For Business tem uma solução de ponta a ponta, desde a captação até a admissão digital de novos talentos. Tudo isso para otimizar a jornada da área de RH e da equipe de recrutadores a fim de atrair, contratar e admitir os melhores talentos.

Dentre as vantagens de ter a admissão digital integrada ao Vagas For Business, podemos destacar que a validação de documentos é feita em até 3 horas.

Logo após o profissional ser aprovado no processo seletivo, ele envia a documentação, e a Yube, empresa parceira da Vagas, gerencia todo o processo de admissão de maneira 100% digital, realizando validação automática e também humanizada de qualquer tipo de documento.

Com isso, tanto os candidatos quanto os profissionais de Recursos Humanos ganham em termos de tempo e eficiência. Além disso: 

• trata-se de uma plataforma altamente personalizável — o que é bom para o RH;
• permite integração com folha de pagamento;
• o envio do link de convite ao candidato para upload da documentação por meio da triagem é automático;
• o acompanhamento das admissões individuais é em tempo real por meio de um painel exclusivo no Vagas For Business;
• permite o download das documentações enviadas pelos colaboradores;
• conta com suporte humanizado via chat;
• garante a segurança no envio dos dados de acordo com a LGPD;
• permite o envio da documentação via celular;
• permite comunicação com candidatos por WhatsApp e e-mail;
• possui validação de documentos por OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).

À medida que as empresas abraçam a era digital, a admissão digital emerge como uma prática indispensável na gestão de talentos. A eficiência aprimorada, a redução de custos, a acessibilidade global e a sustentabilidade ambiental são apenas alguns dos inúmeros benefícios oferecidos por esse método inovador.

Ao adotar e aprimorar continuamente os processos de admissão digital, as empresas não apenas se posicionam na vanguarda da modernização, mas também cultivam uma experiência positiva para os candidatos, solidificando o caminho para o sucesso no ambiente competitivo atual.

Se você quer começar a se beneficiar dessa experiência de ponta a ponta, então dê o primeiro passo e entenda como funciona o nosso sistema ATS. Agende agora mesmo um bate-papo com o nosso consultor!