O que é e como garantir a qualidade do seu processo de admissão?

A admissão de novos funcionários é uma das principais tarefas do RH — e também uma das mais críticas. Afinal, fazer a escolha errada pode gerar prejuízos, porém, encontrar o candidato certo é uma responsabilidade muito complexa. 

Para te ajudar nisso, preparamos este guia sobre admissão. Fique ligado, pois, ao longo dele, vamos dar dicas preciosas para facilitar a sua vida!

O que é admissão de funcionários?

A admissão de funcionários é o processo de contratação de um profissional para prestação de serviços a uma pessoa física ou jurídica.

Quais são os tipos de admissão possíveis?

De modo geral, existem 3 tipos de admissão que se diferenciam de acordo com as medidas que devem ser tomadas pelo empregador e o empregado. São elas:

• Tácita: neste caso, a pessoa inicia o trabalho n a empresa em que haja um contrato escrito ou verbal e recebe o pagamento semanal, quinzenal ou mensal. 
• Acordo verbal: no acordo verbal, a admissão é oficializada por meio de comunicação oral, sem haver um contrato escrito, apenas através de reuniões, conversas ou mensagens de áudio entre o empregador e o empregado.
• Tradicional: a admissão tradicional é a que segue as recomendações da lei trabalhista, tendo um contrato firmado entre as partes após a realização de um processo seletivo e requerimento de documento de ambas as partes. 

Quais são os principais tipos de contrato de trabalho?

Dentro do processo de admissão tradicional, existem ainda diversos tipos de contrato de trabalho que podem ser firmados entre empregador e empregado. Os principais são:

• Contrato de trabalho por tempo indeterminado — neste modelo de contrato, o funcionário é contratado sem que haja um prazo para o fim da prestação de serviços, sendo a sua continuidade condicionada à realidade da empresa e ao desempenho do funcionário. 
• Contrato de trabalho por tempo determinado — este contrato de trabalho estabelece um prazo de duração e término da prestação de serviço desde a admissão. 
• Contrato de experiência — qualifica-se com um contrato de tempo determinado com prazo máximo de 90 dias e tem o objetivo de que o empregador e empregado se avaliem a fim de seguir ou não com a efetivação. 
• Contrato de trabalho autônomo — no contrato de trabalho autônomo, não existe vínculo empregatício. O especialista autônomo assume as atividades de um funcionário efetivo, mas tem liberdade de horário de atuação profissional.
• Contrato de menor e jovem aprendiz — é um contrato de trabalho especial que tem por finalidade o aprendizado. Não pode ter prazo superior a 2 anos. 

Por que é importante uma boa execução do processo de admissão?

Uma das principais razões para focar na boa execução do processo de admissão é contratar profissionais com maior fit cultural com a empresa, diminuir o turnover e, consequentemente, reduzir os custos com contratação a longo prazo. 

Para ter sucesso nessa frente, a tecnologia pode ajudar muito. A admissão online já é uma realidade que apresenta diversos benefícios para recrutadores e candidatos. 

Como funciona a admissão online?

A admissão online ocorre quando todo o processo de contratação de novos colaboradores é automatizado com a ajuda de ferramentas tecnológicas de recrutamento e seleção.

O objetivo principal dessa prática é agilizar o processo de admissão, eliminando as tarefas operacionais e manuais, facilitando o trabalho do RH e do colaborador que acaba de ingressar na organização.

Quais são as diferenças entre a admissão online e tradicional?

Na admissão presencial, o processo é lento e burocrático. Tudo é feito de forma manual, o que pode incorrer em erros. Na prática, as características do processo de admissão presencial são:

• Trabalho manual e repetitivo;
• Atenção redobrada com as questões burocráticas e trabalhistas para evitar erros graves;
• Processo longo e nada prático;
• Exigência de grande estrutura para toda a papelada e anexos necessários.

A admissão digital, por sua vez, é muito mais intuitiva e facilitada pelos meios virtuais. As principais características desse modelo são:

• Processo ágil e funcional;
• Produção de melhor experiência para o candidato e para o RH;
• Redução de tempo no processo;
• Processos de arquivamento de dados automáticos;

Manutenção do foco estratégico do RH na gestão de pessoas.

Qual é a validade jurídica da admissão digital?

Como já mencionado, de acordo com a CLT, as empresas precisam ter o registro de todos os colaboradores e as cópias de seus respectivos documentos anexados a diversos formulários e fichas, que devem ser preenchidos durante o processo de admissão.

Esse trabalho exige muito cuidado para que nenhum papel seja perdido ou incluído na pasta de outro funcionário. Essa preocupação ficará ainda mais acentuada com a aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entrará em vigor a partir de janeiro de 2021. Por isso, será ainda mais importante validar o processo de admissão digital de sua empresa.

No entanto, antes de debater a validade jurídica dos documentos enviados pelo sistema de admissão online, é importante destacar aqui a diferença entre informações digitais e digitalizadas.

Os documentos já emitidos e assinados digitalmente, por serem originalmente virtuais, têm sua validade jurídica assegurada, caso não passem por nenhum tipo de alteração. Esse é o caso das informações dos profissionais que serão recebidas na admissão online, cujos dados serão checados por meio da tecnologia blockchain, uma “espécie de carimbo virtual”, que assegurará a validade dos documentos.

Já as informações digitalizadas, que são papéis físicos que foram digitalizados (escaneados) e enviados em formato PDF ao banco de dados da empresa, não têm validade jurídica. Neste caso, é preciso sempre manter a versão original, em papel, dos documentos.

Quais são os benefícios da admissão digital?

Contar com o apoio de uma boa ferramenta digital traz vantagens tanto para os profissionais recém-contratados quanto para o RH.

Para o funcionário, a entrega de documentos online torna a admissão mais rápida e intuitiva. Por sua vez, a empresa ganha também em agilidade e produtividade, o que liberará profissionais de RH para tarefas mais estratégicas. 

Veja outras vantagens da admissão digital

Redução de custos

A admissão online aumenta a produtividade e a lucratividade, permitindo a realização de um grande volume de tarefas em um curto período. Além disso, sobre mais recursos e tempo para o RH se dedicar a ajudar a empresa estrategicamente a atingir seus resultados.

Maior segurança da informação

Outra vantagem da admissão online é manter os dados dos funcionários seguros e evitar riscos de vazamento, pois apenas pessoas autorizadas podem acessá-los. Além do mais, os líderes têm controle sobre as ações realizadas no sistema, podendo identificar as movimentações que cada usuário realizou. Isso assegura a confidencialidade das informações, diminui o risco de vazamento dos dados e proporciona uma política de segurança da informação mais eficiente.

Sustentabilidade

A aquisição da tecnologia também ajudará a empresa a estabelecer padrões de sustentabilidade e responsabilidade social.

Imagine quantas folhas de sulfite serão eliminadas no processo de admissão virtual? Se levarmos em conta que, em média, cada novo colaborador gasta dez folhas nesse processo, pense na economia em papel após um ano de implantação do sistema.

Como fazer admissão digital?

Se você decidiu investir na admissão digital, o primeiro passo é identificar a melhor solução de software de R&S para as necessidades de sua organização. A maioria dos programas permite que a jornada do colaborador seja monitorada e qualificada a partir da automação de processos. Certifique-se também onde os dados inseridos pelo colaborador serão armazenados, em nuvem ou no servidor da empresa, porque essa informação será importante quando a LGPD entrar em vigor.

O Software de Recrutamento e Seleção Vagas For Business integra a solução de Admissão Digital da Yube. A partir da aprovação da pessoa aprovada, basta o recrutador movê-la para a etapa de admissão. O candidato recebe então uma mensagem de boas vindas por e-mail e sms de com todas as instruções de como enviar fotos, formulários e documentos exigidos. A documentação é validada de forma automática em até 3h.

Após a aquisição da tecnologia, começa, de fato, o processo de admissão online, que tem os seguintes passos:

1. Envio da documentação

A área de gestão de pessoas deve previamente enviar para o sistema toda a documentação necessária para o cargo contratado. O profissional recém-admitido receberá, então, uma mensagem para preencher a “papelada” de forma digital e intuitiva. O colaborador precisará encaminhar virtualmente todas as informações solicitadas, seguindo o passo a passo indicado pela ferramenta. Em geral, as ferramentas solicitam que o candidato tire fotos, via celular, dos documentos.

2. Informações centralizadas

Após o envio das informações do profissional, uma ferramenta de admissão faz a conferência e a validação de todas as informações fornecidas pelo futuro colaborador.

A área de gestão de pessoas reunirá em seu banco de dados digital, de maneira centralizada, todos os detalhes daquele profissional. Como é feito de forma digital, é possível restringir o acesso apenas a pessoas autorizadas.

3. Integração das informações

Na sequência, logo após a aprovação das informações, elas serão encaminhadas ao Departamento Pessoal, ou à área administrativa do RH, para inclusão desses dados que serão, posteriormente, necessários para outras operações, como pagamento salarial e INSS.

Isso é feito por meio do mesmo sistema e com apenas alguns cliques. Por isso, toda e qualquer informação do profissional pode ser encaminhada com facilidade e rapidez.

4. Onboarding

A última etapa é o processo de integração do novo colaborador. Por meio da tecnologia de admissão virtual, é possível iniciar o onboarding antes mesmo que ele inicie sua jornada profissional na organização. Aqui, vale a criatividade do time de Talent Acquisition da organização.

O onboarding pode ser feito por mensagens de boas-vindas de outros funcionários ou de informações ou vídeos sobre a empresa e sua cultura. Isso mantém a proximidade e produz uma boa comunicação com o novo contratado.

Realizar seu processo de admissão online vai economizar muito tempo do seu trabalho e também garantir a qualidade das novas contratações. Portanto, se você quer otimizar a sua rotina, vale a pena conhecer ferramentas tecnológicas que automatizam essas etapas. 

O Vagas for Business é um sistema de recrutamento e seleção com diversas funcionalidades e integrações, incluindo o software de Admissão Digital da Yube.

Se você quer saber mais sobre nossos serviços, solicite uma demonstração gratuita da nossa plataforma de R&S e admissão digital!