Software de Recrutamento e Seleção: O que é, porque contar com um e como escolher?

A maioria das organizações entende a necessidade de criar boas descrições de cargos e publicá-las em vários canais com a intenção de preencher vagas. No entanto, todo esse esforço para chamar a atenção dos melhores talentos pode facilmente ir por água abaixo se a organização não estiver bem equipada. Isso vale principalmente para empresas que não aproveitam as vantagens de um software de recrutamento e seleção – ou aquelas que estão presas a soluções pouco vantajosas.

Uma boa ferramenta de R&S proporciona eficiência ao departamento de Recursos Humanos, assim como garante que a experiência do candidato seja incrível e que todos os envolvidos no processo seletivo sejam munidos de dados preciosos.

No entanto, tomar uma decisão incorreta ao escolher a plataforma de R&S pode trazer resultados desastrosos para a empresa, como perda de talentos, tempo e dinheiro. Por isso, te ajudamos a entender tudo o que os softwares de recrutamento e seleção oferecem e como escolher o melhor para você e sua organização.

O que é software de recrutamento e seleção?

Os sistemas de recrutamento e seleção, também conhecidos como softwares ATS (Applicant Tracking System), são ferramentas que auxiliam os times de RH a contratarem talentos de maneira mais assertiva e com mais agilidade. 

A tecnologia é semelhante a de sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRMs), mas usada pelo RH, para fazer a gestão das vagas disponíveis e dos candidatos interessados.

Softwares de recrutamento e seleção simplificam os processos de aquisição e gestão de talentos. A tecnologia é semelhante a de sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes, mas usada pelo RH.

De acordo com levantamento sobre o tema, 99% das empresas Fortune 500 usam sistemas de recrutamento e seleção para rastreamento de candidatos ou alguma plataforma de recrutamento e seleção para auxiliar durante o processo de contratação de profissionais.

Um software de recrutamento e seleção integrado, é capaz de automatizar todo o processo de contratação, o que confere mais agilidade e economiza tempo com tarefas operacionais. Além de impulsionar processos seletivos online, combina várias funcionalidades que permitem superar praticamente todos os desafios enfrentados por quem seleciona candidatos frequentemente.

Como funciona um software de recrutamento e seleção?

Um sistema de recrutamento e seleção disponibiliza recursos que facilitam muito a vida da equipe de RH, como:

• Banco de currículos
• Anúncio de emprego em portais e redes sociais
• Criação de banco de talentos da empresa
• Triagem e ranqueamento de candidatos
• Recomendação inteligente de candidatos
• Agendamento de entrevistas
• Envio de e-mails em massa
• Chat com candidatos
• Análise e triagem de currículo automatizadas
• Dados e relatórios sobre recrutamentos
• Possibilidade de comunicação e compartilhamento de informações com equipe e gestores

Sendo assim, as principais funcionalidades que um bom software de R&S deve ter são as seguintes:

1. Avaliação de perfis

Ele faz o match entre os candidatos e as vagas disponíveis com base nos anúncios e nos CVs. Assim, é mais fácil focar nos profissionais mais indicados que o sistema de recrutamento e seleção oferece.

2. Preenchimento das vagas

Com ele, é possível que os candidatos gerenciem seu próprio perfil, acelerando o processo de admissão. Eles mandam informações, fotos, especificam a vaga que desejam e se candidatam ao posto.

3. Gerenciamento de entrevistas

Uma ferramenta de recrutamento e seleção, agenda as entrevistas com os profissionais e coordena a agenda dos gestores de RH, evitando contratempos e atrasos. Permite ainda que os candidatos confirmem a reunião na empresa com um simples clique.

4. Sistema de rastreamento

Com a solução de um sistema de recrutamento e seleção, fica fácil observar o status de cada candidato e todas as etapas de contratação para auxiliar o gestor a dar o próximo passo no processo de contratação.

5. Arquivamento de dados

Em um software de recrutamento, você pode catalogar documentos importantes, como currículos, contratos de trabalho e faturas, a ferramenta auxilia na construção de um pool de candidatos para as vagas futuras que forem aparecendo na companhia, além de contribuir para a organização e o planejamento do RH.

6. Monitoramento e respostas em tempo real

Com o software de recrutamento e seleção, a empresa ganha um painel de controle pelo qual pode analisar e melhorar a performance de seus processos de recrutamento e seleção em tempo real. Relatórios baseados em inteligência artificial dão informações suficientes para tomadas de decisão mais assertivas.

7. Montagem de rankings

Com dados em mãos extraídos do programa de recrutamento e seleção, é possível avaliar os candidatos, formando os melhores times e deixando caminhos abertos a profissionais interessantes para oportunidades futuras.

Importante: nem todos os softwares de recrutamento contemplam todas essas funcionalidades. Quando for fazer a sua busca, procure plataformas de recrutamento e seleção como o Vagas For Business, que te atendam de ponta a ponta.

Minha empresa precisa de um software de recrutamento e seleção?

Antes de decidir se sua empresa necessita mesmo dessa ferramenta no processo de recrutamento e seleção, faça uma avaliação. Ao longo do último ano, como foram suas contratações? Houve algum erro no processo de recrutamento? A seleção dos profissionais levou mais tempo que o desejado? Como está o turnover? Ele aumentou nos últimos tempos?

Se as dificuldades estão se tornando recorrentes ou as admissões são vistas como um grande desafio, vale a pena pensar no software para facilitar o processo seletivo e trazer mais benefícios para a empresa.

Benefícios de contratar um software de recrutamento e seleção

1. Redução do tempo de fechamento da vaga (SLA)

O tempo de fechamento da vaga é uma das métricas essenciais de recrutamento. Definida como o tempo médio necessário para preencher uma vaga aberta, é uma estatística calculada com base nas várias tarefas de atração e seleção de candidatos, como criação de job description, triagem, entrevistas e, por fim, envio e aceite de proposta.

Menores tempos de contratação indicam eficiência na seleção, o que pode ser alcançado pelo uso de um bom software de recrutamento e seleção. A ferramenta automatiza tarefas que demorariam horas caso fossem realizadas sem auxílio tecnológico, como análise de currículos, envio de e-mails em massa e eliminação de candidatos não qualificados.

Tais plataformas de recrutamento para o RH, também constroem bancos de talentos, o que ajuda a encontrar candidatos para vagas futuras com mais agilidade. Elas ainda usam inteligência artificial para aprender com os processos já realizados. Como resultado, há recomendação de profissionais compatíveis com posições abertas e outras facilidades que impulsionam o recrutamento.

2. Contratações assertivas

Outro elemento essencial do recrutamento é a qualidade da contratação, e softwares de recrutamento ajudam muito nesse quesito.

Com seus filtros, testes e dados, a seleção de profissionais capacitados fica muito mais fácil, o que aumenta a chance de obter sucesso na empresa e reduz o risco de turnover.

Além disso, a experiência positiva dos candidatos, que ganha foco por meio das funcionalidades que facilitam a comunicação no processo seletivo, está diretamente ligada ao aumento da aceitação das ofertas de emprego.

3. Redução do custo por contratação

Outro componente crítico para recrutadores é o custo por contratação. Definido pela quantia total de dinheiro investida para o preenchimento de uma vaga, leva em conta vários fatores, como salário do recrutador (e até de um possível headhunter), bônus por indicação de funcionários, custos de realocação, etc.

Um software de recrutamento e seleção diminui este valor simplesmente por economizar o tempo que a empresa gasta na contratação.

O sistema para recrutamento e seleção, também fornece percepções detalhadas sobre qual fonte é a melhor para a atração de novos talentos. Assim, é possível focar nas mais vantajosas e reduzir despesas desnecessárias. Por exemplo, se a maioria de seus candidatos vêm de portais de emprego, não há motivo para gastar uma grande parte do orçamento em redes sociais, jornais e revistas.

4. Histórico e banco de talentos

O tempo no qual o RH lidava com planilhas e até fichas ficou para trás. Hoje, softwares de recrutamento e seleção armazenam todo o histórico de conversas e candidatos, o que permite encontrar informações e pessoas facilmente.

5. Melhora da experiência do candidato

Bons softwares de recrutamento e seleção possuem uma interface voltada a candidatos que é intuitiva, clara e compatível com dispositivos móveis (como celulares e tablets).

Por meio delas, recrutadores ainda consegue estreitar a comunicação com profissionais, a começar por mensagens agradecendo a candidatura até agendamento de entrevistas, compartilhamento do calendário de etapas do processo seletivo, solução de dúvidas, envio de feedbacks, etc.

6. Melhora do employer branding

Plataformas de recrutamento oferecem portais de carreira personalizados, com logotipo, cores e fontes da empresa. Também chamados de “Trabalhe conosco”, são uma ótima oportunidade para mostrar a cultura, os valores, a missão e o dia a dia da organização.

De acordo com a pesquisa do CareerBuilder de 2017, 89% dos candidatos a emprego procuram o site de carreiras do empregador para obter informações que consideram mais úteis para tomar decisões de carreira.

O CareerBuilder ainda descobriu que 81% dos candidatos dizem que sua experiência melhoraria muito se os empregadores atualizassem o status do processo seletivo. Felizmente, isso pode ser facilmente feito em softwares de seleção por meio de notificações e mensagens automáticas nos diferentes estágios do funil de contratação.

Outra vantagem de um software de R&S é a integração com redes sociais, sites de emprego e até com o Google oferece aos candidatos um processo de inscrição mais simples e atraente.

Todas esses recursos impulsionam o employer branding, aumentando a reputação do empregador e sua capacidade de atrair talentos.

7. Vantagem em relação à concorrência

Muitas organizações subestimam a importância de um recrutamento estratégico e ágil, mas isso faz toda a diferença, visto que a concorrência pelos melhores profissionais está cada vez mais acirrada.

Soluções que simplifiquem o recrutamento são perfeitas para contratar rapidamente e ainda atrair e engajar o candidato pela boa experiência oferecida.

8. Integração com outras plataformas

Alguns softwares de recrutamento e seleção ainda contam com integrações com bancos de talentos, diversos sites de emprego e sistemas internos, o que aumenta o volume de candidatos e facilita a gestão.

Por exemplo, a plataforma VAGAS for business permite que as vagas sejam publicadas no maior site de carreira do Brasil, o Vagas.com, além de pulverizadas em outros portais, como Linkedin, Google Jobs, Jooble, MercadoJobs, Mitula, entre outros. Empresas como Amazon, Globo, Aché, Unilever e Vivo usam nossas soluções para a gestão dos processos seletivos.

9. Geração de indicadores e relatórios

Entender o que está funcionado ou não nos processos seletivos é simples com um software de recrutamento e seleção. Por meio dele, é possível obter análises instantâneas. Há ainda a possibilidade de relatórios interativos e com riqueza de dados.

Qual é a melhor plataforma de recrutamento e seleção?

Antes de decidir se sua empresa necessita mesmo dessa ferramenta no processo de recrutamento e seleção, faça uma avaliação. Ao longo do último ano, como foram suas contratações? Houve algum erro no processo de recrutamento? A seleção dos profissionais levou mais tempo que o desejado? Como está o turnover? Ele aumentou nos últimos tempos?

Se as dificuldades estão se tornando recorrentes ou as admissões são vistas como um grande desafio, vale a pena pensar no software para facilitar o processo seletivo e trazer mais benefícios para a empresa.

Também é importante refletir sobre o tamanho da companhia e o fluxo de contratações. Se ela não for tão grande nem demandar admissões numerosas e frequentes, talvez a ferramenta não seja uma prioridade.

Como escolher um sistema de recrutamento e seleção?

Quer você o chame de software ATS de recrutamento e seleção, ferramenta de recrutamento, plataforma de seleção ou até app para recrutamento e seleção, investir em uma tecnologia dessa faz toda a diferença nos processos seletivos do dia a dia.

Se escolhida com sabedoria, a solução pode economizar tempo e dinheiro, por isso é necessário saber o que avaliar antes de se decidir sobre a contratação do sistema:

Mapeie suas necessidades

Envolva todos os membros da equipe de recrutamento e seleção e tente descobrir quais são os principais gaps que prejudicam a eficácia das contratações. Apoie-se também em métricas, caso estejam disponíveis.

Mapeie o fluxo de trabalho a fim de entender o que o time procura e precisa, como locais para divulgação de vagas, necessidade de testes de recrutamento integrados, opção por videoentrevistas, formulários de candidatura simples, interface intuitiva, relatórios automatizados, envio de e-mails em massa, chat com candidatos na própria plataforma, portal de carreiras, triagem inteligente e personalizada, ranqueamento de candidatos, banco de talentos, indexação no Google e segurança de dados.

Pesquise e teste

Após entender os requisitos da sua empresa, inscreva-se para testes e demonstrações. Aproveite para ler avaliações sobre os diferentes softwares de recrutamento e seleção e, quem sabe, conversar com outros profissionais da área sobre eles.

Esse processo não deve ser feito por apenas um integrante da equipe de R&S, mas passar por boa parte deles. Testar o software lhes dará uma experiência prática e uma visão clara sobre o funcionamento da solução para a empresa.

Defina um orçamento

Defina um orçamento, mas tenha em mente que o volume de contratações pode interferir nos gastos.

É possível comprar créditos para um número limitado de vagas a serem abertas, assim como fechar pacotes mensais. Portanto, converse com representantes das plataformas a fim de encontrar a melhor opção para você.

Contrate

Nesse ponto, você e sua equipe devem ter uma boa ideia do melhor software de recrutamento para a empresa. Então, contrate e faça a integração dele com seu banco de talentos interno.

Aproveite e cumpra, juntamente com sua equipe, os treinamentos oferecidos pela ferramenta.

Receba feedbacks

Embora você provavelmente tenha testado o novo ATS, agora é a hora de colocar toda as expectativas à prova. Como os recursos estão funcionando? Eles atendem às necessidades?

Acompanhe sua equipe para ter certeza da escolha. O recrutamento é um constante processo de tentativa e erro, mas um bom software de recrutamento e seleção tornará os resultados muito melhores.

O sistema de recrutamento e seleção da Vagas for Business é um dos mais completos do mercado, atendendo o processo de ponta a ponta. Fale com os nossos especialistas e solicite uma demonstração gratuita