Tempo de fechamento da vaga: melhores dicas para reduzir o tempo

Fazer contratações certeiras em um curto período de tempo é um objetivo importante das equipes de Recrutamento e Seleção. O tempo de fechamento da vaga (SLA) é um indicador muito relevante, visto que traz informações sobre as contratações, tais como eficiência e qualidade. Saber como levantar dados a partir do tempo de contratação, estudá-los e entender quais os impactos sofridos pela empresa são iniciativas primordiais para o bom andamento de negócio e para o posicionamento estratégico.

Se você quer entender a fundo o que é o tempo de fechamento da vaga, qual sua relevância e como determiná-lo, continue lendo este artigo.

O que é SLA no RH?

O SLA é um indicativo de eficácia de um serviço a partir do tempo de espera para a sua prestação ou atendimento. No caso do RH, por exemplo, o SLA refere-se ao tempo de fechamento da vaga ou ao tempo de contratação.

Esse indicador de R&S é obtido a partir do seguinte cálculo:

Tempo total gasto para fechar as vagas / Número de posições que foram abertas

Para chegar ao número real do indicador, é preciso que todas as posições consideradas para o cálculo já tenham sido preenchidas. Do contrário, haverá um resultado falso.

Com o resultado em mãos, é possível analisar se o tempo é satisfatório ou se ajustes são necessários para reduzi-lo, quanto é gasto pela empresa nos processos seletivos e quanto tempo do time de recrutamento é investido nas contratações.

Todos os estudos são muito particulares, a depender da realidade de cada empresa. Por isso, é essencial que o tempo de fechamento da vaga não seja apenas um número, mas que seja entendido de modo que otimize o trabalho do recrutador e traga bons resultados para a companhia.

Importância do tempo de contratação no RH

O SLA da vaga é um termômetro para recrutadores. Diante de sua análise, há embasamento para tomar decisões.

Além disso, há outros pontos relevantes que surgem quando o assunto é o tempo de contratação e que merecem atenção de todos os envolvidos no processo seletivo. Eles podem mudar o jogo para a empresa e torná-la referência em contratações efetivas e rápidas.

Separamos as principais questões que explicitam a importância do tempo de fechamento da vaga para você entender ainda mais a realidade da organização em que atua.

Visibilidade para candidatos

Planejar quando a vaga será fechada para candidatos é de suma importância – ainda que o planejamento sofra alterações no meio do caminho.

Considere les souberem o prazo para envio de currículos, conseguirão se organizar melhor. Além disso, ao estabelecer tal data, o candidato consegue ter uma previsão de quando receberá o feedback sobre a primeira análise, seja ele negativo ou positivo.

Dar visibilidade do caminhar do processo ao candidato é essencial para que ele não fique perdido e se sinta sem direcionamento.

Adicione a isso o fato de que a data limite também é benéfica para recrutadores, que conseguem organizar suas agendas e tarefas e pensar nas próximas fases do processo.

Medição da qualidade de profissionais

Ao pensar no lado da empresa, quando se sabe o tempo de contratação é possível entender a qualidade dos candidatos que se aplicam.

Se muito tempo foi despendido até a seleção do novo colaborador, isso implica que achar o desempenho de candidatos não foi satisfatório.

Se há dificuldade em encontrar candidatos qualificados, provavelmente há alguma falha no processo que precisa ser entendida e ajustada. Por isso, vale olhar com mais cautela para a linguagem utilizada no anúncio, os meios de divulgação e as informações disponibilizadas.

Entendimento da qualidade do processo

Outro ponto que surge, consequentemente, é o entendimento da qualidade do próprio processo seletivo. Isso quer dizer que, além da comunicação efetiva com candidatos, os recrutadores entendem, a partir do SLA da vaga, o que precisa ser trabalhado:

• prazo para candidaturas;
• consistência das informações da vaga;
• imagem da empresa para o mercado;
• processos internos;
• comunicação entre recrutadores e gestores de área.

Olhar para o tempo de fechamento da vaga e compreender tudo o que está funcionando e o que não está é essencial para pensar quais ações precisam ser tomadas, as pessoas que devem estar envolvidas e como as melhorias serão implantadas.

Somente com o embasamento em fatos será possível otimizar o processo seletivo e, então, o SLA das vagas.

Qual o tempo médio de contratação?

Não é uma tarefa simples estimar o tempo médio de processos seletivos, visto que isso depende do perfil do cargo, da cultura da empresa e do nível de senioridade requerido.

Em geral, processos de seleção de cargos operacionais – muito comuns no varejo, como caixa de supermercado e atendente de farmácia, levam até 20 dias. Suas fases são constituídas de testes, dinâmicas e entrevistas pessoais.

A mesma duração se aplica a cargos administrativos. Entre eles, estão auxiliares de administração e assistentes financeiros. Contudo, por se tratarem de posições que exigem conhecimentos mais aprofundados, o processo pode se estender.

Por fim, cargos sêniores e hierárquicos exigem uma busca mais demorada, levando em média 90 dias, a depender dos critérios da vaga.

Como reduzir o tempo de fechamento da vaga?

Desenvolver bons processos para o fechamento das vagas demanda estudos e o entendimento de que essa não é uma ciência exata, visto que pode sofrer alterações ao longo do caminho.

É preciso analisar uma série de questões para chegar em resultados satisfatórios, sempre tendo em mente que cada processo é único. No entanto, também é imprescindível pensar em linhas gerais, ou seja, estabelecer boas práticas.

Listamos as ações mais importantes e executáveis para você colocar em prática hoje mesmo para metrificar resultados das novas implementações e reduzir o tempo de fechamento das vagas.

Entenda o R&S da empresa

O primeiro passo é entender como está o processo de R&S da empresa hoje. Reúna todas as pessoas que participam dos processos seletivos e, juntos, desenhem o fluxo de contratação.

A partir dessa coletânea, vocês entenderão onde estão os gargalos, em quais fases surgem problemas frequentes e quais procedimentos precisam melhorar.

Isso quer dizer que antes de tomar qualquer decisão sobre um novo processo, é necessário olhar para as ações internas que já existe para entender o que, de fato, precisa de mudanças.

Olhe para o histórico de tempo de fechamento da vaga

Reúna os processos do último semestre ou do último ano e entenda como está o SLA das vagas:

• cargos levam mais tempo para serem fechados
• fases do processo seletivo mais demoradas
• recrutadores que levam mais tempo para selecionar candidatos
• ferramentas utilizadas e suas funções

Estudar o histórico do fechamento das vagas trará informações de suma importância para a otimização de suas contratações, uma vez que será possível entender o que está funcionando e o que está travando os processos.

Com essas informações, as decisões tomadas serão feitas com base em estudos de casos e, consequentemente, mais assertivas.

Avalie o mercado

É normal que profissionais de alguns cargos sejam mais difíceis de serem encontrados do que outros, a depender do nível de formação que se busca e da área de atuação, que pode ter menos pessoas ativas e qualificadas, por exemplo.

Por isso, entenda como o mercado está se comportando em relação aos profissionais que você busca. Faça um estudo aprofundado do seu nicho para entender exatamente onde seu processo seletivo pode melhorar para otimizar o SLA das vagas. Tal análise trará insumos para que você e sua equipe atuem com mais eficiência.

Crie anúncios eficiente

O job description é, muitas vezes, a porta de entrada da empresa para candidatos. Parta da premissa de que eles não conhece sua empresa e que a primeira impressão será por meio do anúncio.

Pense em questões como:

• informações sobre a cultura organizacional;
• dados relevantes da vaga, como atividades do dia a dia, requisitos para a candidatura e benefícios oferecidos;
• coesão e coerência textual;
• padrão estético da vaga, ou seja, um padrão de fonte, cor da letra, tamanho, etc.

Evitando erros no anúncio de vaga, as informações já servirão como primeira triagem, trazendo candidatos com fit cultural e habilidades técnicas necessárias e excluindo aqueles que não se identificam com a empresa ou com as demandas do cargo.

Assim, recrutadores gastarão menos tempo separando currículos que interessam dos que não interessam.

Planeje os recursos da seleção

Outro ponto importante quando se deseja reduzir o tempo de fechamento da vaga e contratar o candidato mais qualificado para o cargo é saber escolher com precisão quais recursos serão utilizados durante o processo seletivo.

Pense em quais dinâmicas de grupo, testes cognitivos, provas técnicas e tipos de conduta nas entrevistas são relevantes para a escolha ideal. Quais situações devem ser criadas para que as características necessárias para o cargo sejam reveladas – ou não – pelo candidato? Quais avaliações trarão resultados assertivos?

Lembre-se de que escolher quais testes serão aplicados e em qual fase cada um deles terá lugar é parte da estratégia da contratação e isso está diretamente relacionado ao tempo de fechamento da vaga.

Quanto mais precisos forem os resultados obtidos no processo seletivo, mais rápido e com mais eficiência o novo colaborador será contratado.

Automatize a triagem

Automatizações são importantes aliadas quando o resultado esperado é a otimização do tempo. Uma de suas atuações mais relevantes é no momento da triagem de currículos.

Contar com uma plataforma de recrutamento que separe os currículos com as especificações determinadas pelo recrutador, como menção de algumas palavras-chave, cursos específicos ou idiomas falados, gera ganho de tempo substancial para o processo seletivo – e, portanto, para o tempo de fechamento da vaga.

Com tal ferramenta, depois de fazer a primeira separação e ter uma lista de classificados para a fase seguinte, é possível enviar mensagens em massa tanto para candidatos selecionados quanto para reprovados.

Nesse momento, é preciso pensar muito bem nas mensagens que serão enviadas, para que, mesmo automatizadas, elas não percam o tom humano que todo processo seletivo de qualidade precisa ter.

Envie feedbacks

Dar feedbacks de entrevista é uma premissa que deveria ser básica em todas as organizações.

Antes de tudo, lembre-se de que quando o candidato se aplica à vaga, ele cria expectativas diante da possibilidade de contratação. Esse pode ser um marco que mudará a vida dele. Por isso, é importante que empresa e candidato estejam sempre na mesma página, a fim de evitar frustrações. É nesse ponto que está o papel do feedback, seja positivo ou negativo.

Além disso, candidatos que recebem feedback construtivo durante o processo seletivo, consideram quatro vezes mais trabalhar na empresa em oportunidade futura, segundo estudo do LinkedIn. Isto é, construir um relacionamento mesmo com quem não foi aprovado faz com que o banco de talentos seja quatro vezes mais efetivo.

Com isso, o recrutamento futuro fica mais rápido, uma vez que o recrutador pode contatar diretamente o candidato que já conhece, tem as informações necessárias e sabe que ele tem fit cultural com a organização.

Aposte em uma plataforma de recrutamento

A utilização da tecnologia nos processos de recrutamento e seleção já é uma realidade. Por isso, valha-se dos recursos que podem auxiliar o fechamento mais rápido de vagas.

Um recurso largamente utilizado por empresas é o Applicant Tracking System (ATS), que, na tradução ao português, significa “Sistema de Rastreamento de Candidatos”. Com ele, é possível fazer toda a gestão dos processos seletivos, incluindo triagens, testes on-line e envio de mensagens em massa.

Com toda a movimentação dos processos em um só sistema, a divisão de gestões internas fica mais fácil.

O uso do ATS pode contribuir para o SLA de vagas, uma vez que auxilia em todo o processo de recrutamento e seleção, aferindo agilidade, assertividade e qualidade em todas as etapas.

Agora que você já sabe o que fazer para otimizar o tempo de fechamento das vagas de sua companhia, conheça o headcount, outro indicador primordial para os profissionais da área!