Como criar um programa de indicação de funcionários realmente eficiente?

Se compartilhar é a tônica do mundo hoje, então por que não compartilhar também o ambiente de trabalho com alguém conhecido e capacitado? É com essa premissa que o programa de indicação de talentos ganha espaço nos processos seletivos e se torna uma oportunidade para ampliar a precisão dos RHs.

Um programa de indicação bem estruturado proporciona nomes previamente avalizados pelos atuais colaboradores, uma espécie de apadrinhamento – o que pode facilitar a saga de encontrar o candidato ideal.

Por isso, é fundamental que gestores entendam como a nomeação de talentos funciona para que consigam adaptá-la dentro da cultura organizacional e extrair os melhores resultados. A seguir, veja como funciona e como montar um programa de indicação de funcionários eficiente.

O que é um programa de indicação?

Um programa de indicação consiste numa estratégia de marketing que oferece alguns benefícios e vantagens a pessoas que recomendam determinados serviços e produtos a amigos. 

Normalmente, essa é uma tática de vendas, utilizada para captação de novos clientes. Mas também pode ser usada para recrutar novos talentos. 

Um programa de indicação de talentos é um modelo de recrutamento no qual os próprios colaboradores sugerem nomes para ocupar um cargo em aberto. Para isso, há o estabelecimento de algumas regras e pode haver oferecimento de bônus para quem indicar.

Em geral, a prática faz parte de uma estratégia de promoção da marca empregadora, tendo os próprios colaboradores como mensageiros públicos dos propósitos e objetivos. Neste processo, tempo e custo de contratação também tendem a cair, algo benéfico para toda a cadeia.

Gestores de RH costumam incentivar sugestões de sucesso com benefícios que vão desde bônus fixos até reconhecimentos profissionais gradativos. De seu lado, a companhia ganha um banco de currículos com participantes que já se conectam com funcionários e, de alguma forma, conhecem a cultura e a orientação da empresa.

Como funciona um programa de indicação de funcionários?

A indicação de talentos via funcionários é uma prática que já existe informalmente no dia a dia das empresas, afinal, todos têm alguém com quem gostaríamos de trabalhar junto (novamente ou pela primeira vez).

O desafio do RH é ultrapassar a indicação meramente por amizade em um funil seletivo efetivo para a busca de profissionais capacitados e que irão se encaixar na organização.

Vale sempre lembrar que o programa de indicação não substitui as etapas tradicionais de um processo seletivo. Ele serve para facilitar a apresentação de candidatos com conexões com empregados, que neste caso atuam como “advogados” da marca na busca por novos profissionais qualificados.

Aliás, o programa de indicação de colaboradores indicados é um processo seletivo criterioso como os demais, cuja única diferença é que o nome para a vaga partiu de uma recomendação interna.

Este recrutamento serve para complementar as demais ações da equipe de seleção, como programa de Trainee e Estágio, contratação externa e oportunidades internas. Em geral, quando existe uma nova vaga, a empresa primeiro contempla o público interno e, caso não seja preenchida, abre para indicações.

Quais são as vantagens e desvantagens da contratação por indicação?

Um programa de indicação de talentos bem assessorado consegue lapidar um banco de currículos qualificado, facilitando a escolha de profissionais para futuras posições abertas. Alguns dos prós de iniciar um programa de talentos são:

Conhecimento prévio da empresa

Como sabemos, pessoas falam sobre seus empregos em muitas oportunidades, não necessariamente em ambientes profissionais. Portanto, uma indicação significa que provavelmente existe um conhecimento prévio sobre como é a empresa e sua atuação.

Mais eficiência

O programa de indicação de colaboradores costuma reduzir o tempo de fechamento da vaga, uma vez que a equipe de Recursos Humanos utiliza um pool de confiança de um funcionário, o qual, em tese, conhece o funcionamento da organização.

Aproximação facilitada

Outro fator importante é que o próprio funcionário realiza a primeira aproximação com o possível candidato, sondando-o sobre a possibilidade de participar do recrutamento. Se o indicado aceita, cria-se uma predisposição inicial.

Além disso, ainda que existam benefícios por indicação, o próprio ato de nomear alguém para a empresa já é um demonstrativo que a companhia é motivo de orgulho dos colaboradores, que se tornam verdadeiros embaixadores da marca empregadora.

Ambiente produtivo e harmônico

Em geral, quem indica busca sugerir nomes que são compatíveis com seu perfil. Ou seja, se o funcionário possui bom desempenho profissional, provavelmente irá se preocupar em levar alguém de alto nível. Por outro lado, o candidato indicado provavelmente terá o compromisso de sustentar a missão de trabalhar bem, de forma a honrar a indicação. Isso aumenta a possibilidade de criar uma atuação longeva e produtiva na companhia.

O ambiente interno também tende a ser priorizado, uma vez que uma contratação indicada já traz consigo boa vontade e afinidade que existe além das paredes corporativas, contaminando positivamente o ambiente.

Mas, como em todo processo, o programa de indicação de funcionários também exige cuidados e melhorias contínuas para funcionar com eficiência. Alguns dos problemas que podem surgir são:

Viés inconsciente

Um indicado não é garantia de perfeição. Se por um lado a indicação pode apresentar nomes de qualidade, por outro pode ser atrapalhado pelo viés inconsciente. Isso é, pessoas tendem a indicar seus semelhantes, algo que pode atrapalhar programas de diversidade e inclusão e ações afirmativas.

Tendência em pular etapas

Pular etapas do recrutamento e seleção pode prejudicar a imparcialidade do processo seletivo, dando a impressão de que a indicação seja a “única” opção. Mesmo que a indicação tenha vindo de alguém que ocupe um cargo de destaque na empresa, isso não significa que é a melhor escolha. Assim, vale aliar a indicação a técnicas e métricas de Recursos Humanos para aumentar a assertividade.

Como criar um programa de indicação de funcionários?

Um programa de indicação de funcionários é mais que uma ação pontual. Ele demonstra que a gestão de RH é madura e lança mão de diversos táticas para atingir objetivos, estabelecendo uma cultura de seleção variada. Alguns aspectos devem ser considerados para que a indicação por parte dos colaboradores aponte para os melhores talentos.

Confira dicas para criar um programa de indicação de colaboradores justo e efetivo:

Estipule a política interna do programa

O primeiro passo do programa de indicação de talentos é priorizar um processo seletivo imparcial e consolidado, ou seja, com as “regras do jogo” explicadas e publicadas amplamente nos canais de comunicação internos e externos.

Além de promover engajamento interno, a prática ainda traz consigo um compromisso implícito do indicado com quem fez a recomendação. Por isso, o RH deve garantir que os participantes (indicado e quem o apadrinhou) não sejam favorecidos e tampouco prejudicados pela recomendação.

Para tanto, a divulgação do programa e das vagas aos colaboradores deve ter critérios explícitos e deixar claro o que a vaga exige, bem como habilidades e qualificações exigidas na função.

Isso inibe de antemão indicações a esmo e sem crivo, somente em busca da eventual premiação (ninguém quer passar por nonsense na empresa, ainda mais para o RH).

De outro lado, evita os famosos e indesejados rumores de favorecimentos, péssimos para a imagem do RH. Neste ponto, por exemplo, cabe à empresa decidir se aceita indicações de familiares e cônjuges, de acordo com as regras de compliance.

Dicas importantes para programas de indicação:

• Estabeleça prazos para indicações e quantidade máxima, caso a empresa aceite mais de um indicado por funcionário.
• Dê feedbacks tanto para quem indicou quanto para os indicados após o término do processo, independentemente do resultado. Isso estimula o engajamento e a transparência da empresa, além de evitar que funcionários se sintam desmotivados para realizar novas nomeações.

Defina regras do programa de indicação remunerado

Ao estruturar o programa, o RH precisa definir alguns detalhes prévios para não haver surpresas.

Por exemplo, é preciso definir se haverá um bônus para o colaborador cuja indicação foi contratada. Em caso positivo, é preciso entender se o benefício pago será de acordo com a função do contratado ou se será um valor fixo independentemente do cargo. O mais comum é ser um bônus por categoria de vaga, dado que algumas oportunidades são corriqueiras, enquanto vagas de escalões mais altos são raras.

Fórmulas mais complexas podem ser acrescentadas, como levar em conta também o tempo de atuação na empresa do funcionário que está indicando, bem como sua reputação interna. Normalmente, quando mais “tempo de casa” mais o colaborador terá em si a cultura do local, indicando com acuidade.

O pagamento da recompensa deve ser realizado após o período de experiência do profissional indicado, de maneira que o engajamento tenha sido efetivo.

Conheça seu público

De nada adianta oferecer a melhor recompensa e vaga se a área de Recursos Humanos não conhece bem o público interno. Ter em mãos um bom perfil do quadro de funcionários é essencial para saber anseios e traçar estratégias e táticas. Isso garante que o direcionamento do RH seja certeiro e as ações e comunicações adequadas.

Ao ter o mapa de funcionários, a equipe de RH, aliada aos time de Comunicação Interna e Marketing, poderá trabalhar para que a mensagem possa ser transmitida e endereçada corretamente, seja por meio da intranet, anúncios na TV corporativa ou em disparos por e-mail para determinados setores.

Lembre-se que vagas abertas são estratégicas e a mera divulgação pública destas causam rumores (dentro e fora da empresa) e podem até arranhar a imagem da marca empregadora. Nos casos mais sensíveis, o envolvimento de equipes e gestores estratégicos (Comunicação, Relações Públicas, Marketing) é importante.

Divulgue abertamente a descrição de cargo

Ao ter uma vaga aberta, exponha e publique seu job description de maneira abrangente, bem como deixe-o disponível para ser consultado por funcionários sempre que preciso.

No comunicado, devem estar listados todos os critérios de contratação, etapas da seleção, requisitos desejados, horário e local de atuação, benefícios e demais políticas de bônus.

São justamente essas informações que serão repassadas adiante, logo, quanto mais explícitas melhor.

Reforce a necessidade de match profissional

Sempre é bom lembrar que os candidatos indicados devem ter fit cultural com a empresa. E, claro, devem estar dispostos a participar das etapas do processo seletivo e à mudança, e não somente arriscando uma vaga por um melhor salário.

Lembre-se sempre que uma indicação não é a garantia de uma vaga, mas um sinal de boa vontade. Inclusive, um mesmo processo pode ter mais de uma indicação de colaborador, caso a política interna possibilite.

Meça os resultados

O Retorno sobre Investimento (ROI) mostra como foi o desempenho de determinada ação e dá parâmetros para futuras práticas. No programa de indicação de talentos, o cálculo do ROI deve ser determinado pelo retorno obtido com as indicações dividido pelo custo total.

O resultado deve ser comparado com demais programas, de modo a entender o que pode ser melhorado. Um investimento de muitas horas da equipe de RH para poucas indicações corretas dá indícios de erros metodológicos.

Coloque o programa de indicação em prática

Agora que os fundamentos foram apresentados, ajuste o programa de indicação de talentos para a cultura organizacional da empresa, comunique-o e faça acontecer.

Tenha o cuidado de manter um canal aberto para eventuais dúvidas e corrija inconsistências nos posteriores. Transforme cada falha em oportunidade de melhoria. A tendência é que cada vez mais as companhias apostem na indicação premiada em comparação aos processos tradicionais menos assertivos.

Uma das ações que pode deixar o seu programa de indicação de funcionários menos enviesado e, consequentemente, mais eficaz, é adotar um software de Recrutamento e Seleção para auxiliar na triagem de currículos e automatização do processo. Veja, neste artigo, porque contratar um software ATS.