Por que o processo de offboarding é essencial para sua empresa?

No término de relacionamentos, é comum que as pessoas façam a seguinte pergunta: o que eu poderia ter feito de diferente? No desligamento de funcionários por empresas, o chamado processo de offboarding, essa reflexão permanece.

O offboarding, também conhecido o processo de desligamento do profissional, é um passo importante na história do funcionário. Ele finaliza a experiência do funcionário naquele ambiente de trabalho e ajuda tanto a empresa como o colaborador a colher feedbacks para melhorias futuras.

Se a organização não conduzir o processo de offboarding adequadamente o profissional desligado não saberá os motivos que o levaram à demissão e ainda poderá mencionar o fato em suas redes sociais, manchando a marca empregadora da organização.

Apesar de essencial, muitas organizações acabam ignorando o offboarding, deixando de colher dados relevantes para o bom andamento de seus negócios. Para que a sua organização não cometa esse equívoco, fique atento ao artigo que elaboramos! Nesse guia, você saberá a real relevância dessa etapa final na história com o seu colaborador e como se preparar para essa despedida. Confira!

O que é o processo de offboarding e quais são os benefícios da prática?

O offboarding é o processo que ocorre quando um funcionário está deixando a empresa, seja por demissão, pedido de demissão do colaborador ou aposentadoria. Inclui etapas essenciais, como transferência de responsabilidades, inventário de equipamentos e uma entrevista de saída.

A despedida entre organização e funcionário é uma parte essencial de qualquer negócio. Isso ajuda a diminuir a confusão entre as partes e a garantir que os colaboradores saiam como defensores da empresa.

Portanto, um offboarding bem-sucedido traz grandes vantagens para sua organização e para o colaborador que está saindo. Funcionários que saem com uma experiência ruim influenciarão negativamente sua reputação. Especialmente se você estiver trabalhando em um nicho de mercado onde as pessoas se conhecem. Esse processo bem delineado também pode ser uma oportunidade para os funcionários voltarem à organização no futuro.

eNPS negativo

O momento de offboarding dos colaboradores é o mais crítico da jornada do colaborador na organização. Como já mencionado, existem até empresas que se recusam a fazer a pesquisa de desligamento de quem foi demitido; muitas acreditam que a opinião dos demitidos estará negativamente enviesada.

Mas, na contramão do senso comum, um estudo da HR Tec Pin People, conduzido no Brasil, mostrou que profissionais que pedem demissão apresentam a pior percepção de experiência, especialmente os que saem com pouco tempo de casa.

Enquanto o eNPS de quem se desliga por vontade própria é de -6, o colaborador demitido tem uma avalição de +21.
Portanto, está aí mais um incentivo para fazer um offboarding estruturado. Como? Confira a seguir as nossas dicas

Como organizar o processo de offboarding?

Nunca é fácil dizer adeus a um funcionário. Independentemente do motivo da partida o empregador deve reconhecer o valor de uma despedida positiva. No entanto, o processo de desligamento deve permanecer consistentemente respeitoso e em conformidade.

Na verdade, uma experiência de integração positiva é tão importante quanto uma experiência de integração positiva. Segundo uma pesquisa da empresa americana Sales Benchmark Index (SBI), de RH passam oito vezes mais tempo estruturando o processo de admissão do que o processo de desligamento.

Começar com o offboarding não precisa ser complicado. Um bom primeiro passo é criar uma lista de verificação de afastamento que inclui:

• Papelada (documentação de desligamento)
• Devolução de bens da empresa (carro, equipamento de TI, chaves, carteiras de identidade, roupas, etc.);
• Transferência de conhecimento (contatos, registros, tarefas pendentes, etc.);
• Acesso de TI (para uso interno: excluir funcionário de sistemas, site, etc.);
• Entrevista de saída (mas também uma pesquisa para que os empregadores possam aprender como melhorar)

Etapa 1: comunicação

A primeira parte de um offboarding bem-sucedido é a comunicação eficaz. O diálogo inclui todos os funcionários necessários, como gerentes, subordinados, folha de pagamento e TI. Isso ajudará a garantir uma transição suave e a evitar o chamado telefone sem fio.
Se a sua empresa está operando virtualmente, tente se reunir com os funcionários por meio de uma chamada de vídeo. Isso ajudará a esclarecer melhor a comunicação sobre itens que podem ser mal interpretados por e-mail.

Etapa 2: acesso aos sistemas

A próxima parte do adeus é recuperar os equipamentos e desativar o acesso à rede da empresa que o funcionário eventualmente possui.

Lembre-se: esse processo deve ser feito após, ou concomitantemente, ao anuncio de desligamento e o departamento de TI deve ser informado do desligamento para realizar as providencias necessárias.

Etapa 3: entrevista de desligamento

Finalmente, uma das partes mais importantes do offboarding é a entrevista de saída. Essas entrevistas são uma ferramenta para os empregadores aprenderem o que precisa ser melhorado na gestão de pessoas.

Se o profissional está saindo da empresa, a entrevista oferece uma oportunidade de aprender porque um funcionário está saindo e o que esse funcionário acredita que deve ser corrigido dentro da empresa. Por outro lado, se é a empresa que está demitindo o colaborador, esta é uma oportunidade para o profissional entender os motivos do desligamento e assim fechar a jornada de trabalho com respostas claras para seguir adiante no próximo desafio profissional.

A comunicação clara entre o funcionário e o empregador garantirá que o funcionário saia como advogado da empresa. Documente todos os comentários que receber durante esta entrevista, pois eles podem ajudar muito a melhorar seus negócios e as relações com os funcionários.

No fim desse processo, você perceberá que cuidar da experiência do colaborador na etapa de desligamento, tanto voluntário quanto involuntário, é essencial para fechar a jornada do colaborador de forma positiva e garantir que o ex-colaborador está voltando para o mercado como um promotor da sua marca empregadora.

Agora que você já sabe a importância do offboarding, veja também uma reportagem sobre como refazer o onboarding presencial com pessoas que foram contratadas remotamente, durante a pandemia.