Onboarding digital: dicas para receber funcionários online

A pandemia de coronavírus consolidou, de vez, uma tendência que já se mostrava irreversível: o onboarding digital. Por meio dele, é possível dar treinamentos e fazer a integração de funcionários de forma apropriada e completamente online.

O aumento do home office e do recrutamento online obrigam as organizações a adotarem de um dia para o outro processos de onboarding digital, o que representa um grande desafio, visto que o recebimento de novos funcionários sempe foi planejado para funcionar com interações frente a frente.

Neste post, vamos mostrar que é, sim, possível implementar o onboarding digital de forma eficiente, assim como vamos detalhar esse mercado e fornecer dicas para receber novos colaboradores com o pé direito.

Importância do onboarding

O onboarding digital era uma prática raríssima nas empresas há pouco tempo. Desenvolvida pela empresa Doodle, empresa de agendamento de reuniões virtuais com mais de 30 milhões de usuários mundiais, a pesquisa “Recruiting and Onboarding Employees From a Distance” apontou que até abril de 2020, apenas 12% das empresas norte-americanas recebiam seus colaboradores por meios digitais. Para 44% das companhias do país, havia somente encontros presenciais, enquanto 44% promoviam a combinação dos dois mundos.

O estudo abordou mais de 300 organizações nos Estados Unidos e analisou mais de 30 milhões de interações em grupos profissionais.

Ainda segundo os dados, as empresas foram surpreendidas pelo sistema de trabalho remoto full-time. Apenas 16% se declararam completamente preparadas para adotar processos de onboarding digital.

Porém, é um consenso de que esta prática é importante. Falhas na integração de funcionários são a receita perfeita para desmotivação e consequente turnover.

No estudo, 17% de líderes de RH afirmaram que o maior desafio é fazer com que os recém-contratados se sintam parte do time, além de oferecer clareza de informações sobre o crescimento na carreira. Outros 15% disseram que a dificuldade está em integrá-los à cultura organizacional, enquanto 13% lutam para estabelecer normas de comunicação.

Como fazer onboarding digital?

No onboarding tradicional, o profissional se encontra pessoalmente com gestor de RH, seus colegas de time e líderes de outros departamentos. Há também um tour pelas dependências da organização. Mas como agir quando não é possível promover visitas ao local de trabalho e nem encontros presenciais?

A fim de causar uma boa impressão e motivar o colaborador a integrar-se à cultura, vale a pena prestar atenção às dicas a seguir:

Planeje

Defina quantas e quais são as atividades de onboarding. Esse planejamento é primordial para que o processo não passe a impressão de desorganização e desleixo.

Seja criativo(a)

Para alguns profissionais, interagir pessoalmente é um dos grandes motivos para fazer parte de um time e criar laços. Se as sessões virtuais forem muito prolongadas, maçantes ou sem inspiração, novos contratados podem se tornar recém-dispensados.

Portanto, substitua as palestras por diálogos naturais com os contratados, sempre de forma leve e engajadora.

E-mails

Não envie longos e-mail com as políticas de RH para os recém-chegados. Comuniquem-se primeiramente por vídeo e somente depois mande links com os materiais da organização.

Ligue a câmera

Faça contato visual, use as mãos e seja expressivo(a) como se estivesse em uma reunião presencial. Além disso, ao invés de olhar para a tela do computador, esteja sempre encarando a câmera. Isso ajudará a pessoa a se sentir acolhida.

Democracia

Democratize o processo de agendamento e deixe todos os participantes votarem no melhor dia e horário.

Preparação

Envie materiais para as pessoas participantes dias antes ou na véspera da reunião para que elas já cheguem no encontro preparadas e engajadas.

Poucos participantes

Se puder, priorize reuniões com poucos participantes. Um estudo de Robert Sutton, professor de comportamento organizacional da Universidade de Stanford, concluiu que os grupos mais produtivos são aqueles que têm entre cinco e oito pessoas.

Ponto focal

Delegue a função de madrinha ou padrinho a algum(a) funcionário(a) simpático(a) e que tenha um bom tempo de empresa. Como ponto focal da pessoa novata, essa mentora será responsável por tirar dúvidas e apresentar equipes.

Tecnologia para onboarding digital

O onboarding digital bem-sucedido é essencial para manter talentos na organização, assim como manter a disseminar a cultura da empresa. Por isso, vale investir em softwares específicos para a integração, como a Botnicks, por exemplo.

Formulários digitais, plataformas de treinamento e desenvolvimento, ferramentas de comunicação interna, vídeos e recursos de agendamento de reuniões e de videoconferências são boas opções.

Depois do onboarding digital, lembre-se de continuar engajando seu time. Para isso, aposte no conteúdo que preparamos sobre gestão do trabalho remoto.