Lista atualizada de documentos para admissão de funcionários

Após encontrar o candidato ideal e ele aceitar a proposta, é hora de solicitar os documentos para admissão. Eles são fundamentais para garantir a segurança tanto da empresa quanto do colaborador durante o vínculo empregatício.

A princípio, o processo parece bastante burocrático, mas garantimos que ele é bem simples, basta seguir alguns passos e auxiliar o candidato para que ele envie a documentação corretamente.

Continue a leitura e confira quais são os documentos necessários para a admissão de funcionários, além de tirar todas as suas dúvidas sobre o processo.

Qual é a importância dos documentos admissionais?

Os documentos para admissão são indispensáveis na contratação de novos talentos.

É muito importante que o processamento desses documentos seja conduzido da melhor maneira pelo departamento de RH, a fim de evitar possíveis problemas trabalhistas, previdenciários, tributários ou contábeis.

Quando solicitar os documentos para admissão?

A documentação deve ser solicitada pelo departamento de recursos humanos após a realização do exame admissional pelo colaborador. No entanto, os documentos necessários podem variar de acordo com o regime de trabalho desse novo funcionário, como CLT, estágio ou jovem aprendiz, categoria em que se enquadram colaboradores entre 14 e 17 anos, por exemplo.

Lista de documentos para admissão enviados pela empresa

Ao solicitar ao colaborador os documentos para a admissão, a equipe de Recursos Humanos também deve enviar alguns formulários para que sejam preenchidos e/ou assinados pelo funcionário. São eles:

• Contrato individual de trabalho;
• Ficha de salário-família;
• Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
• Declaração de requisição ou rejeição de vale-transporte;
• Livro ou ficha de registro de empregados.

Lista de documentos para admissão a serem enviados pelo colaborador

• Atestado médico admissional;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
• Cópia do comprovante de residência;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Cópia do CPF;
• Cópia do RG;
• Foto 3×4;
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
• Título de eleitor com os comprovantes de votação das 3 últimas eleições;
• Certificado de alistamento militar ou reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• CNH (para cargos que exijam a utilização de veículos);
• Cópia da certidão de casamento (se houver);
• Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos (se houver);
• Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos (se houver);
• Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos (se houver);
• Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (se houver).

Lista de documentos para admissão de jovem aprendiz

• Atestado de frequência escolar;
• Certificado de Conclusão do Ensino Médio (se houver);
• Carteira de Trabalho;
• Cópia do RG;
• Cópia do CPF (caso o jovem não possua, pode ser considerado o de seu responsável).

Lista de documentos para admissão de estagiário

• Atestado de frequência escolar;
• Comprovante de residência;
• Cópia do RG
• Cópia do CPF;
• Histórico escolar;
• Termo de Compromisso de Estágio (TCE).

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?

Documentos que se enquadram em atitudes constrangedoras e discriminatórias não devem ser solicitados pelas empresas na relação de documentos admissionais, e o descumprimento dessa medida pode trazer problemas trabalhistas para as organizações. São eles:

• Certidão negativa de ações trabalhistas;
• Exames que comprovem gravidez ou esterilização;
• Exames de HIV;
• Ficha de antecedentes criminais;
• Registros de dívidas do colaborador.

Como os documentos devem ser apresentados?

Os documentos para admissão podem ser apresentados de várias formas pelo colaborador, ele pode entregar a relação presencialmente para a equipe de recursos humanos, pode enviar os documentos por e-mail ou cadastrá-los em uma plataforma digital indicada pela empresa.

Seja qual for o método eleito pela organização ou pelo funcionário para entregar seus documentos, é fundamental que ele seja orientado pelos representantes da empresa em relação ao processo. Isso evita possíveis mal-entendidos que podem comprometer a agilidade da contratação ou até mesmo anulá-la, como a falta de algum documento essencial, por exemplo.

Desse modo, é preciso que a equipe desenvolva e envie para o colaborador um material completo e claro que aponte quais documentos ele deve apresentar e por qual meio eles devem ser enviados. Use a criatividade, você pode fazer uma lista em um documento digital ou até mesmo um passo a passo do procedimento.

Quanto tempo leva o processo?

O processamento dos dados pela empresa pode levar alguns dias, e só após a sua conclusão a contratação do novo colaborador é formalizada. No entanto, a empresa precisa ficar atenta a alguns prazos.

O artigo 29 da CLT aponta que o registro na carteira de trabalho do funcionário deve ser realizado em até cinco dias úteis, sendo que o colaborador deverá ter acesso ao documento em até 48 horas após o seu preenchimento. Já a lei 5.5538/68 assegura que os documentos do profissional não podem ser retidos pela organização por mais de cinco dias.

Dicas para o processamento da documentação admissional

Trabalhe com antecedência

Para que todos os processos sejam cumpridos dentro do prazo, é muito importante solicitar a documentação aos colaboradores com antecedência. Assim, os funcionários têm mais tempo para providenciar os dados necessários e a admissão não é comprometida.

Administre o fluxo de trabalho

Muitas empresas contratam vários funcionários simultaneamente, desse modo, é fundamental ter um fluxo de trabalho organizado para receber, analisar e processar a documentação dos profissionais, o que agiliza a contratação e a devolução dos documentos aos colaboradores.

Tecnologia é aliada

Grande parte dos processos que envolvem documentos para admissão podem ser otimizados por meio de ferramentas de RH, as quais também armazenam de forma segura os dados dos funcionários. O Vagas For Business tem parceria com a Yube: plataforma que recebe, confere e valida toda a documentação de admissão, inclusive junto ao eSocial, em até 3h. Saiba mais sobre nossas soluções de admissão digital.