Contratação online: como fazer e benefícios

A contratação online corresponde à etapa de admissão — quando o candidato já foi aprovado e precisa enviar documentos, assinar o contrato e ser integrado à empresa. Já o recrutamento digital é a etapa anterior, que envolve a divulgação da vaga, triagem curricular, entrevistas e escolha do candidato.

Neste artigo, vamos explicar melhor como funciona cada processo, quais são suas vantagens, como fazer e quais ferramentas utilizar. Leia e entenda!

O que é contratação online?

Contratação online é o modelo de admissão realizado de forma digital, depois que o candidato foi aprovado pela empresa e gestores. Abrange o envio e validação de documentos, a assinatura eletrônica do contrato e as primeiras etapas de integração do colaborador.

Já o recrutamento e seleção online engloba as fases anteriores: recebimento de currículos, entrevistas remotas, triagem de candidatos e definição do perfil mais adequado para o cargo.

Quais são as principais etapas da contratação online?

As principais etapas da contratação online (admissão digital) são aquelas que acontecem após a aprovação do candidato no processo seletivo. Veja cada uma delas:

1. Recebimento de documentos

O candidato aprovado envia seus documentos pessoais e profissionais de forma digital, por meio da plataforma de admissão.

2. Conferência e validação dos dados

A equipe de RH analisa as informações recebidas, garante a conformidade legal e solicita ajustes caso necessário.

3. Assinatura eletrônica do contrato

Com os documentos validados, o contrato é disponibilizado em ambiente digital e assinado eletronicamente, com validade jurídica.

4. Integração com sistemas internos

Os dados do novo colaborador são automaticamente integrados à folha de pagamento, benefícios e sistemas internos da empresa.

5. Onboarding digital

O processo de integração começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho. O novo colaborador recebe acesso a treinamentos, manuais, vídeos de boas-vindas e informações sobre a cultura organizacional.

Leia também: Entenda o que é ATS e sua importância para o recrutamento moderno

Quais são as vantagens da contratação online?

As vantagens da contratação online abrangem desde a economia de recursos até a agilidade e a precisão dos processos. Veja os principais benefícios da prática:

1. Menos gasto de tempo e recursos devido à ajuda da tecnologia e à divulgação precisa e ágil;
2. Gestão de todos os processos em um só lugar;
3. Aumento da produtividade e contratações mais eficientes;
4. Ampliação da abrangência da empresa, com possibilidade de contratar pessoas de diferentes lugares, especialmente se a atuação for remota;

A contratação online é confiável?

Sim, a contratação online é confiável, mas requer que você conte com uma solução adequada. Recomenda-se optar por uma solução que integre admissão, recrutamento e onboarding digital para centralizar todos os processos. 

Quais são os desafios da contratação online e como superá-los?

Os principais desafios da contratação online podem ser superados. Veja o que fazer para atingir bons resultados e eliminar essas barreiras:

1. Adaptação da equipe de RH: comunique e capacite o time para o uso da solução. Tire todas as dúvidas e demonstre como a plataforma trará aumento de eficiência e produtividade;
2. Seleção do melhor sistema: busque opções que combinem recrutamento, admissão e onboarding digital para centralizar as atividades e garantir o atendimento de todas as suas demandas;
3. Alinhamento dos processos às exigências legais: a área jurídica precisa garantir que os contratos eletrônicos sejam válidos, cumprindo a legislação vigente e as políticas internas da empresa;
4. Dificuldades de conectividade: alguns candidatos podem ter problemas no acesso à internet. Apesar de não ser responsabilidade da empresa, é importante ser flexível e ter empatia para lidar com a situação.

Leia também: Dicas eficientes para fazer um bom processo seletivo na sua empresa

Quais são as ferramentas e tecnologias que apoiam a contratação online?

As principais ferramentas para a contratação online são aquelas que centralizam e automatizam etapas da admissão, garantindo agilidade e segurança jurídica. Entre as mais relevantes, destacam-se:

• Plataformas de admissão digital com assinatura eletrônica
  Essas soluções permitem que toda a documentação seja enviada, validada e assinada em ambiente online. A assinatura eletrônica tem validade jurídica, elimina custos com papel e transporte e oferece mais praticidade ao candidato e ao RH. Além disso, a automação da coleta de documentos reduz falhas e retrabalho.
  
• Integração com folha de pagamento e sistemas de benefícios
  Um ponto essencial da contratação online é a integração direta com a folha de pagamento, banco de horas e benefícios como vale-transporte e vale-refeição. Essa conexão evita lançamentos manuais, diminui erros de cálculo e acelera o tempo entre a admissão e o início da jornada de trabalho.
  
• Recursos de onboarding digital
  Após a formalização, o onboarding digital torna-se uma ferramenta estratégica. Plataformas completas permitem disponibilizar vídeos de boas-vindas, manuais, treinamentos iniciais e informações sobre a cultura da empresa. Isso garante que o novo colaborador se sinta acolhido e preparado desde o primeiro contato, aumentando o engajamento e a chance de retenção.

Como otimizar a contratação online na sua empresa? 

Para otimizar a contratação online, é essencial ir além da digitalização de documentos. O processo deve ser pensado para oferecer agilidade ao RH e uma experiência positiva ao novo colaborador. O primeiro passo é mapear os gargalos atuais na admissão, como retrabalho na conferência de documentos, demora na assinatura de contratos ou falhas na integração com os sistemas internos.

Depois, escolha uma plataforma de admissão digital completa, que já seja consolidada no mercado e ofereça recursos como assinatura eletrônica, integração com folha de pagamento e automatização de benefícios.

Outro ponto importante é preparar a equipe de RH para utilizar a tecnologia sem perder o cuidado humano. A comunicação com os novos colaboradores deve ser clara, com explicação sobre cada etapa do processo, envio de tutoriais e suporte sempre que necessário.

Acompanhar os resultados também faz parte da otimização. Monitore indicadores-chave, como tempo de admissão, taxa de adesão ao processo digital e satisfação dos colaboradores, e use esses dados para ajustes contínuos.

Por fim, antes de aplicar a contratação online em grande escala, vale a pena testar o fluxo com um grupo reduzido de contratações. Assim, você consegue corrigir falhas e aperfeiçoar o processo, garantindo uma implantação mais eficiente e segura.

Seguindo todas essas dicas, você efetiva uma contratação online mais eficiente e rápida, que aumenta a produtividade da sua equipe e melhora a retenção de talentos. Então, é só colocar tudo em prática e contar com uma plataforma completa, e pode facilitar as suas atividades.

E você, quer alcançar esse patamar? Conheça melhor o Vagas For Business, o sistema ATS certo para você ter processos seletivos e contratações mais ágeis e eficientes!