Retorno do processo seletivo: como automatizar a comunicação com os candidatos

O retorno do processo seletivo é uma das etapas de recrutamento e seleção mais aguardadas pelos participantes; afinal, esse é o momento em que a empresa dirá se o concorrente avançou de fase, foi contratado ou se sua participação foi finalizada. 

Esse retorno é importante para o candidato alinhar suas expectativas e saber se ainda pode ou não conseguir a vaga. 

De modo geral, companhias que dão devolutivas claras e completas costumam ser bem vistas pelo mercado, já que seus processos são considerados transparentes, ajudando a criar uma boa experiência do candidato. 

O problema é que, ainda que muitas empresas saibam da importância desse feedback, em muitos casos fica praticamente impossível dar uma devolutiva para todos os que participaram, já que o volume de participantes é imenso. Sendo assim, uma boa maneira de resolver essa dor é contando com a tecnologia. 

Quer aprender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura!

O que é o retorno do processo seletivo? 

O retorno do processo seletivo é a comunicação feita com candidatos após a conclusão da sua participação no recrutamento. Esse feedback pode acontecer de várias formas, incluindo um e-mail, uma ligação telefônica ou até uma mensagem personalizada. 

O objetivo principal é informar sobre o status da sua candidatura. Para aqueles selecionados, é uma oportunidade para apresentar os próximos passos, como a formalização da oferta de emprego e os procedimentos de integração. 

Para os que não foram escolhidos, é um meio de comunicar a decisão de maneira respeitosa e transparente, muitas vezes oferecendo pontos construtivos sobre o desempenho. 

Além de manter a comunicação clara e profissional, isso ajuda a construir uma boa reputação para a empresa. Demonstrar consideração, independentemente do resultado, reflete uma abordagem ética e valorizadora. 

Por que é importante dar um retorno do processo seletivo aos candidatos?

Qualquer pessoa que já tenha passado por algum processo de seleção para vagas sabe que a atualização é uma das fases que mais gera ansiedade. Ainda que ninguém queira receber uma devolutiva negativa, é melhor ter uma resposta do que ficar eternamente sonhando com uma posição que já foi preenchida. 

Se, para o candidato, essa devolutiva é uma chance de aprendizado e fechamento de ciclo, para as empresas é uma oportunidade de manter um bom relacionamento com o mesmo. Além disso, há outras vantagens. Veja só:

• Fortalecimento da marca empregadora: ao fazer uma devolutiva sincera e completa, a empresa demonstra respeito por aqueles que participaram e ainda fortalece a imagem positiva de um bom lugar para trabalhar;
• Melhora do processo seletivo: o retorno também oferece uma chance para a empresa receber feedback sobre o próprio processo seletivo, ajudando a identificar áreas que podem ser aprimoradas para futuras contratações.
• Criação de um banco de talentos: aqueles que não foram selecionados podem ser inseridos em um banco de talentos, tornando-se potenciais escolhas para futuras oportunidades;
• Aumento da transparência: essa ação demonstra o compromisso com a transparência e a importância daquela candidatura, aumentando a confiança na integridade do processo.

Como a automatização pode ajudar no retorno do processo seletivo? 

Como você já sabe, apesar de o feedback para o candidato ser fundamental, responder um a um é praticamente impossível. Uma solução para resolver essa questão é investir em softwares de automatização que auxiliam na redução dos trabalhos repetitivos ou extensos, permitindo que o time de RH foque no que realmente importa. 

Com Vagas For Business, você pode automatizar o envio de mensagens para gerenciar um grande volume de candidatos eficientemente. Esse recurso possibilita oferecer transparência ao fornecer feedback detalhado no final de cada fase, informando os critérios avaliados nas etapas. 

Também é possível fazer uma integração com o WhatsApp dos perfis escolhidos e estabelecer uma comunicação rápida e direta, diminuindo o tempo de resposta após a entrevista ou teste técnico, por exemplo.

Como dar retornos efetivos e assertivos? 

Resolvida a questão dos envios, chegou o momento de identificar como fazer uma comunicação pós-entrevista ou após outra etapa seletiva, de modo que a devolutiva seja eficiente e faça realmente sentido para quem recebe. Primeiro, é preciso entender que existem diferentes tipos, sendo os principais:

• Positivo: ocorre quando o candidato é selecionado para o cargo. Este feedback normalmente inclui uma oferta formal de emprego, detalhes sobre o cargo, salário e outros benefícios. 
• Negativo: é dado quando o candidato não foi escolhido para a posição. Pode ser uma resposta genérica, como um simples agradecimento pela participação, ou uma comunicação mais detalhada explicando os motivos da decisão. A intenção é informar que ele não avançou, muitas vezes oferecendo uma breve justificativa ou sugestões para melhorias futuras. 
• Neutro: acontece quando o processo seletivo continua em andamento e o candidato recebe uma atualização sobre o status da sua candidatura. Pode incluir informações sobre o cronograma, próxima etapa ou apenas uma confirmação de que o currículo foi recebido e está sendo avaliado. 
• Feedback: algumas empresas fornecem feedback detalhado, independente da decisão final. Esse retorno pode incluir pontos fortes e áreas de melhoria identificados durante a entrevista. O objetivo é dar uma visão construtiva sobre o desempenho, ajudando-o a melhorar. 
• Rejeição condicional: neste caso, o candidato é informado que não foi selecionado para a vaga atual, mas a empresa considera seu perfil para futuras oportunidades. 

Para criar um feedback mais assertivo e direto ao ponto, siga algumas dicas importantes: 

• Comece com um elogio: reconheça os pontos fortes da pessoa para criar um clima positivo.
• Apresente o feedback: seja claro e direto, usando exemplos específicos.
• Ofereça sugestões: sugira formas de melhorar o desempenho.
• Termine com uma nota positiva: reafirme a confiança da empresa na capacidade da pessoa de crescer e deixe as portas abertas para futuras vagas. 

O que evitar nos retornos dos processos? 

No momento de enviar a comunicação, é importante prestar atenção no que não dizer. Alguns pontos devem ser considerados para que a experiência de quem receberá a mensagem não seja desagradável. 

Pensando nisso, evite mostrar superioridade e tenha empatia ao dar o retorno, principalmente quando for negativo. Também evite a exposição do candidato e tenha muito cuidado com a transparência do processo. Não dê apenas informações superficiais. 

O ideal é deixar claro quais aspectos ele pode desenvolver para ter maiores chances nas próximas oportunidades. Outro ponto importante é que grande parte dos candidatos reclama sobre a falta de resposta, principalmente em sites de empregos, mas a responsabilidade pelos feedbacks é 100% das empresas.

Com IA é mais fácil automatizar a comunicação com os candidatos

Como você viu, um retorno bem estruturado é muito importante tanto para quem recebe quanto para a empresa. Além de fortalecer a imagem da marca, ainda ajuda a promover uma boa relação com os profissionais do mercado que podem vir a se tornar futuros colaboradores em outro momento.

Felizmente, com o auxílio da tecnologia, ficou mais fácil dar devolutivas para todos, sem precisar gastar muito tempo ou tornar a tarefa burocrática. Automatizando sua comunicação fica mais simples dar seguimento aos trabalhos.

Além disso, existem outros recursos. Com a IA da Vagas For Business, você consegue simplificar a rotina da sua organização, com soluções para otimizar as tarefas do RH.

Além dos retornos automatizados, é possível encontrar profissionais qualificados com mais rapidez, criar relatórios operacionais e gerenciais para facilitar as tomadas de decisão, definir e acompanhar as métricas-chave, entre outras facilidades. Conheça todas as vantagens!