Indicadores de produtividade: quais são e como aplicar?

“O que não é medido não pode ser gerenciado.” Certamente, você já ouviu essa máxima sobre indicadores de produtividade, certo?

Apesar de parecer para lá de batida, ela é importante e deve ser considerada na rotina de todas organizações. Afinal de contas, se o acompanhamento das metas dos funcionários, da área e da organização deixa de ser realizado, como é possível melhorar processos ou reparar erros?

Se você ainda tem dúvidas sobre como acompanhar os KPIs de pessoas, quais usar e como monitorá-los, não deixe de ler esse artigo! Nos tópicos a seguir, vamos desvendar todos os segredos por trás dos indicadores de gestão de talentos. Não perca! 

O que são indicadores de  produtividade?

Os indicadores de produtividade, também conhecidos pela sigla em inglês KPIs (Key Performance Indicators), são índices que medem o desempenho de um negócio em diferentes áreas.

Em linhas gerais, os KPIs avaliam a capacidade de uma empresa ir do ponto A (início da estratégia) ao ponto B (objetivo organizacional).

Como os indicadores de produtividade também monitoram as entregas de cada equipe e funcionário, é possível observar erros e acertos durante o trajeto do ponto A ao ponto B e ajustá-los rapidamente. 

Para que servem os indicadores de produtividade? 

As métricas de produtividade desempenham um papel crítico no sucesso de qualquer negócio.

Com os indicadores alinhados à estratégia da organização, é possível monitorar a performance de toda a cadeia produtiva, destacando os pontos positivos e negativos.

Do planejamento à execução, é provável que os dados gerados pelos KPIs de toda a organização respondam aos seguintes questionamentos:

• Como está a satisfação de clientes e funcionários;
• Quais áreas estão performando e quais não;
• Qual é o volume de vendas da organização, dependendo da sazonalidade;
• Qual será a geração de receita, a partir de dados preditivos;
• Como melhorar o desempenho da força de trabalho.

Se você quiser tirar o máximo proveito das métricas de produtividade na área de gestão de pessoas, terá de entender como funcionam os KPIs e quais são os principais indicadores.

A seguir, vamos te mostrar como funciona essa jornada do conhecimento dos dados da gestão de pessoas de sua organização. Acompanhe-nos!

Como funcionam os indicadores de produtividade

Eles funcionam como uma espécie de bússola da organização, indicando os caminhos certos e errados (e como corrigi-los) para o atingimento de metas.

Vamos aqui analisar um KPI de gestão de talentos:

Digamos que uma das metas de sua organização é reter 30% dos colaboradores por mais de um ano.

Após três meses de aferição desse KPI, a organização registrou um turnover de 80% entre os colaboradores contratados durante o ano.

Isso significa que, já no primeiro trimestre, a organização não conseguiu cumprir com parte da meta. Portanto, é preciso entender, a partir de outros indicadores, quais foram os entraves para que o objetivo não tenha sido cumprido.

A partir dessa análise, e de outros alinhamentos internos, é possível redefinir o KPI para um valor menor ou maior. 

4 benefícios de utilizar KPIS em gestão de pessoas 

Agora que você já sabe o que e para que serve um KPI, que tal conhecer os benefícios de monitorá-los na área de RH?

Evita atrasos

Como os KPIs são orientados para o futuro e evoluem à medida que seus projetos progridem, eles podem ajudar a controlar o processo de seu projeto corrigindo a distribuição de tarefas à medida que cada projeto avança.

Isso pode ser essencial para garantir o desempenho ideal de sua equipe de R&S ou de T&D, garantindo que todos os projetos iniciados sejam bem concluídos e no prazo acordado.  

Monitoramento em tempo real

Ao contrário dos objetivos anuais da equipe, os KPIs são dinâmicos e contínuos, para que um líder possa monitorar o progresso à medida que um projeto se desenvolve.

Isso significa que cada métrica alerta os colegas de equipe e a gerência sobre o que está funcionando e o que não está, em tempo real; e assim ajustes em tempo real podem ser feitos para maximizar o talento, solucionar problemas, mudar o que não está funcionando ou dobrar o que está.

Objetividade e imparcialidade

Como os KPIs são fáceis de rastrear e de visualizar, divulgá-los significa transparência e maturidade da companhia.

É possível ver se a organização, por exemplo, está caminhando a passos largos ou lentos rumo à pluralidade no cargo de liderança.

Também é plausível a visualização de quais áreas e pessoas, dentro do ecossistema de RH, estão performando melhor (e por que) e quais estão com a produtividade abaixo do esperado (e por que).

Flexível e específico

Um KPI bem construído deve se propagar até o alcance dos OKRs da sua empresa.

Em outras palavras, os KPIs não devem ser separados do objetivo essencial do seu negócio – em vez disso, eles devem apoiar diretamente a realização concreta desses objetivos.

O que torna os KPIs úteis nessa busca é que eles são construídos de acordo com a contribuição específica de cada equipe, e até mesmo de cada colega de equipe, com base em sua contribuição para esse objetivo principal. 

10 principais indicadores de produtividade

Se você se interessou pelo assunto, saiba que existem diversos indicadores de produtividade. 

A seguir, enumeramos os dez indicadores de produtividade mais populares – muitos deles são usados especificamente pela área financeira, mas afetam diretamente outras áreas das organizações.

Fique atento e veja qual deles é o mais interessante para o seu negócio e momento.

1. Excelência operacional

Para avaliar a qualidade de seus profissionais e processos, é importante monitorar a ocorrência de falhas, atrasos ou não conformidades na oferta de produtos ou serviços.

Acompanhe a cadeia de produção e a comunicação para ficar ciente dos erros e acertos, corrigindo o que for necessário para evitar perdas em recursos e tempo.

2. Turnover

Turnover, um dos principais KPIs de gestão de pessoas, mede a rotatividade dos funcionários dentro de uma empresa. Para calculá-lo, some o número de contratações ao de demissões, divida por dois e, ao fim, divida pelo número total de profissionais.

Esse dado é importantíssimo, já que quando está em alta impacta diretamente a produção da companhia e a performance das equipes.

3. Investimento em qualificação

Aqui está um exemplo de KPI de RH usado para medir e acompanhar os custos de desenvolvimento dos funcionários.

Esse indicador pode ser usado, por exemplo, na tomada de decisão se é melhor a empresa contratar pessoas já com as habilidades exigidas pelo cargo ou treiná-las.

4. Capacidade de produção

Aqui, é preciso relacionar a produção com o tempo empregado para entregar o produto ou serviço.

Com este indicador, calcula-se a média do que é produzido em determinado período. Por exemplo, quantos hambúrgueres são preparados por funcionário ou quantos clientes cada manicure consegue atender em um dia.

5. Tempo de preenchimento de vaga

Essa métrica simplesmente mede o tempo decorrido entre o momento em que uma oferta de emprego foi publicada e o momento em que um novo funcionário foi contratado para aquele cargo específico.

O indicador rastreia a eficiência do processo de contratação em termos de recursos de tempo gastos para preencher uma vaga.

6. Custo por contratação

Este é um dos KPIs mais usados pela área de Talent Acquisition. Ele é bastante simples e mede a quantidade de recursos investidos pela organização em cada novo funcionário.

Ele cobre todos os custos, desde o recrutamento (anúncio/marketing) até o treinamento.

7. Produtividade individual

Nesse caso, observamos o desempenho de cada funcionário. De forma prática, mede-se individualmente a quantidade de entregas.

Assim, é possível elaborar parâmetros e saber quais profissionais estão de acordo com as expectativas da companhia, traçando estratégias para apoiar aqueles com rendimento baixo ou mesmo rearranjando os times.

8. Ociosidade e absenteísmo

Esse indicador também pode revelar funcionários descontentes. Isso porque ele determina o número de faltas ou atrasos dos profissionais.

A ociosidade pode ainda ser medida pelos tempos de intervalo das máquinas, o que impacta a rapidez e a produtividade.

Se houver problemas neste KPI, uma boa solução é cronometrar o tempo de funcionamento dos maquinários, a adoção de turnos de trabalho para evitar sobrecarga ou mesmo treinamento das lideranças para elevar o nível da gestão.

9. EBITDA

Earnings Before, Interest, Taxes, Depreciation and Amortization, ou simplesmente, EBITDA, é uma sigla muito utilizada no meio empresarial. 

Traduzindo para o português, o termo “Lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização” indica quanto uma empresa gera em recursos com suas atividades.

Esse indicador é interessante para entender a performance geral da companhia.

10. TPM

Muito utilizado na indústria, o Total Productive Maintenance (TPM) tem como lema: perda, quebra e acidente zero. Ou seja, visa a diminuição de custos, a redução do desperdício e o aumento da produtividade da organização.

Como aborda a empresa em sua totalidade, demanda uma mudança na cultura organizacional se for implantada.

Como definir quais indicadores de gestão de pessoas usar na empresa

Os indicadores de gestão de talentos são responsáveis por alinhar o desempenho da área com os objetivos do negócio como um todo. Por isso, definir KPIs e métricas de qualidade é uma tarefa que exige planejamento e observação.

Cada empresa deve estabelecer suas próprias métricas e KPIs, de acordo com base em seus negócios. No entanto, a apresentação desses indicadores deve observar basicamente quatro elementos-chave na área de RH:

• Custo de pessoal por receita bruta;
• Satisfação de funcionários;
• Cultura organização;
• Processos de R&S e T&D

Após ter esses elementos claros, é preciso definir indicadores de desempenho de RH inteligentes com base nos objetivos e resultados-chave do negócio (OKRs). É possível começar respondendo perguntas como:

• Qual o resultado desejado com essa métrica?
• Por que esse resultado é tão importante para a equipe de RH?
• Como você vai medir o progresso dos profissionais da área?
• Quem são os responsáveis por atingir determinados resultados?
• Com que frequência você vai analisar o progresso da equipe?

Seguindo esse roteiro, será possível estruturar pontos importantes da sua estratégia, como:

• quais métricas devem ser analisadas;
• como serão analisadas;
• quem serão os responsáveis por esta análise;
• quais ações devem ser tomadas para atingir o objetivo desejado.

Uma vez definidos, seus indicadores devem ser constantemente monitorados e reavaliados, para que possam ser aperfeiçoados sempre que possível. Afinal, conforme sua empresa cresce, seus objetivos mudam.

Como você pôde perceber, indicadores de produtividade não faltam. Já conhecia todos eles? Pretende colocá-los em prática? Então, saiba como um software  de recrutamento e seleção pode ajudá-lo nesse processo.