Comunicação efetiva no home office: dicas para gestores e RH

Como manter a comunicação efetiva no home office? A crise instalada pela pandemia do Covid-19 levou líderes e membros da área de gestão a agir rapidamente para manter os negócios de suas organizações funcionando. A solução imediata a esse problema foi enviar alguns trabalhadores, mesmo que despreparados, para o trabalho a distância, em casa.

Contudo, trabalhar em casa ainda é um fenômeno relativamente novo para muitos profissionais, incluindo os gestores. Mesmo com o advento de meios de comunicação mais sofisticados, como o WhatsApp, ou o Trello, um app de gerenciamento de projeto, muitos empregadores acham que o trabalho remoto tem um efeito negativo na comunicação em equipe.

E eles têm razão. Como observado no levantamento Um home office no fim do túnel, da agência BACKTOHUMANS, empresas que não fornecem políticas claras ou treinamento de práticas de comunicação podem confundir os trabalhadores.

Sem saber sobre os canais claros de comunicação das empresas e um diálogo aberto com os superiores, os profissionais se sentem ainda mais isolados. É um isolamento dentro do isolamento. Diante da incerteza, os colaboradores acabam querendo interagir a todo momento com seus pares e chefias, para mostrar que estão trabalhando no home office. Uma prática contraproducente.

Como manter a comunicação efetiva no home office

É verdade que a comunicação é um dos maiores desafios no gerenciamento de uma equipe de trabalhadores remotos, mas, com a abordagem correta, você pode compensar essa fraqueza.

Neste post, vamos relatar cinco dicas para você estar perto da sua equipe, mesmo estando fisicamente distante. Boa leitura!

Obtenha expectativas da equipe

Provavelmente, você não teve tempo para obter as expectativas de sua equipe antes do anúncio que eles trabalhariam no modelo home office. Mas você precisa trocar o pneu com esse carro andando. Não fique sem saber o que seus colaboradores acham dessa experiência de trabalhar em casa. Alinhe algumas expectativas deles e da organização, ao longo desse isolamento.

Não pense que o trabalho dos profissionais de sua equipe continua o mesmo. O contexto do home office é totalmente distinto do ambiente do escritório – ainda mais com o isolamento social imposto pelo Coronavírus. Portanto, converse com eles sobre detalhes dessa atuação remota.

Explique para eles, por exemplo, sobre o horário de trabalho, se ele será o mesmo do escritório ou não? Informe a sua equipe de que forma se dará a sua comunicação com eles (mensagens, e-mail, vídeo, telefone)? Detalhe a eles quais são as metas que você espera que cada um entregue no home office e assim por diante.

Suporte técnico

Dificuldades técnicas são a ruína dos dias dos trabalhadores remotos. Às vezes, eles são inevitáveis – é uma VPN que não funcional, a internet que está fazendo uma operação tartaruga, ou uma atualização recente que não foi instalada corretamente. Os gestores precisam estar atentos e flexíveis a todos esses problemas no trabalho home office.

Se possível, pergunte ao suporte técnico sobre quaisquer restrições das ferramentas ou programas necessários para realizar o trabalho remotamente. Com essas informações em mãos, as repasse para sua equipe. Essa será uma forma de mostrar que você está preocupado com eles, que quer manter o diálogo com a equipe sempre que houver algum problema.

Reuniões virtuais semanais

Muitos gerentes agendam reuniões one-to-one regulares com seus subordinados diretos. Geralmente, o objetivo dessas reuniões é verificar os projetos em andamento, garantir que as coisas estejam indo na direção certa e falar sobre objetivos profissionais dos lideradas na empresa.

Quando se trabalha remotamente em casa, essas reuniões são ainda mais relevantes. É preciso esse diálogo com os colaboradores para que eles não se sintam abandonados. Certifique-se de agendar esse tipo de reunião virtual semanalmente.

Preste atenção às preferências individuais

Todo mundo tem um jeito distinto de se comunicar no trabalho remoto. Algumas pessoas preferem conversar pessoalmente, o que pode significar videoconferência, ou mesmo por telefone. Outros adoram ferramentas como Slack ou outros aplicativos de mensagens.Há ainda uma terceira onda que prefere enviar e-mail. E alguns usarão uma combinação, tudo junto e misturado, desses métodos para manter contato.

O método não é importante. Seu objetivo é descobrir o que funciona melhor para cada um de seus colaboradores e seus superiores. Como sempre, a maneira mais simples de fazer isso é apenas perguntar. Fazer isso poupará muita luta mais tarde.

Defina um bom exemplo

Se você trabalha em casa ou no escritório, o equilíbrio entre vida profissional e pessoal é uma luta para muitos profissionais, em especial, em tempos de pandemia com filhos, esposas e maridos todos em casa.

Quando você pode estar on-line a qualquer hora, em qualquer lugar – depois do jantar, nos fins de semana, na cama, antes de dormir – é difícil desconectar. Mas é preciso praticar esse distanciamento do trabalho, tanto para o seu bem, como para a de sua equipe.

Você deve estar se perguntando por quê? A resposta é simples: você será mais produtivo se não estiver pensando no trabalho 24h por dia. Você precisa de um tempo para o ócio criativo.

Do ponto de vista da comunicação, isso significa ser franco quando você está online e quando está ausente – e também respeitando o tempo de folga de seus colegas de trabalho. Você os incentivará a oferecer a mesma cortesia e facilitar a realização de todos os trabalhos.

Comunicação efetiva no home office é algo crítico para equipes de alta performance, mesmo no escritório? Leia um artigo sobre comunicação não violenta e veja como adotá-la no seu dia a dia.