Assinatura eletrônica no RH: conheça as facilidades que ela proporciona

Inteligência artificial, treinamento com realidade aumentada e videoentrevista. Esses são alguns exemplos de como o RH puxou a transformação digital nas empresas. Mais recentemente, um novo elemento foi incorporado às tecnologias que desburocratizam a área de gestão de pessoas: a assinatura eletrônica no RH.

Todo RH sabe que a papelada por trás das contratações e demissões tomam bastante tempo da área. Quanto maior a equipe, maior a quantidade de documentos legais ligados ao histórico do colaborador na empresa.

A obrigação da manutenção dessa documentação não só atravanca os trabalhos da área de gestão de pessoas como também ocupa um espaço físico razoável nas organizações. Não por acaso, o uso da e-assinatura, como o processo de digitalização de documentos também é conhecido, acelerou nos últimos dois anos.

Segundo levantamento da DocuSign, empresa especializada em soluções e-assinatura, 90% dos clientes aumentaram significativamente seu uso após a crise sanitária da Covid-19, com cerca de metade dos entrevistados relatando aumentos de 50% ou mais.

Se você ainda tem algumas dúvidas sobre como fazer essa migração de documentos físicos para o digital, não deixe de ler este artigo. Aqui, vamos explicar o conceito da assinatura eletrônica no RH, como aplicá-la e as vantagens dessa ferramenta eletrônica na gestão de talentos. Confira!  O que é assinatura eletrônica no RH?

Armazenar fisicamente documentos legais de profissionais em tempos digitais é uma opção cara e pouco segura às empresas. A assinatura eletrônica no RH surge como uma alternativa viável para livrar a área de gestão de pessoas do mar de papéis.

Na prática, a e-assinatura no RH  é uma declaração virtual que comprova a autenticidade dos documentos digitais. Assinaturas digitais funcionam de forma semelhante às impressões digitais, são singulares. As mensagens são criptografadas e vinculam, com segurança, um assinante a um documento.

Mas não há uma tecnologia única que pode autenticar a assinatura de um colaborador e outras partes, existem vários tipos diferentes de assinaturas eletrônicas. Dentre as mais usadas estão: 

• Assinaturas biométricas, como digitalizações de impressões digitais ou de retina;
• Assinaturas digitais que usam chaves privadas ou certificados;
• Dispositivos de captura de assinatura, como tablets e pads de assinatura;
• Serviços de verificação de identidade, que usam validação de e-mail.

Como a tecnologia pode ser usada no RH? 

Em geral, grande parte da documentação da jornada do colaborador na organização ​​exige a assinatura de dos trabalhadores e de seus gestores. Antes das assinaturas eletrônicas, esses formulários significavam que os profissionais de RH tinham de gerenciar pilhas de papéis físicos. 

Esse cenário acabou com o advento da e-assinatura. Os sistemas eletrônicos coletam e documentam assinaturas eletrônicas para formulários de integração, avisos de colaboradores e inscrição em benefícios e férias, por exemplo. 

Mas você deve estar se perguntando: essa forma de coletar assinaturas é segura? 

Sim, geralmente a tecnologia usada pelo RH são as assinaturas eletrônicas que usam chaves criptografadas, com objetivo de trazer legitimidade ao documento de forma virtual. Essas chaves funcionam como uma espécie de PIX, que identificam o signatário e garantem a integridade do conteúdo após a assinatura.

Para usar a tecnologia no dia a dia, é muito simples! Basta clicar no link enviado pelo provedor do serviço e-assinatura para que o documento seja aberto, revisado, assinado e concluído.

Dessa maneira, gestores, colaboradores, fornecedores e até mesmo clientes podem assinar contratos e documentos em geral de modo fácil, econômico e eficaz, permitindo que haja uma maior segurança de registro e dos envolvidos no processo.

Podemos dizer que o uso de assinaturas eletrônicas em RH é comumente encontrado em todo o ecossistema de gestão de talentos:

• Recrutamento e seleção, para candidaturas ou assinatura de documentos;
• Onboarding e offboarding, para documentação de novos contratados e colaboradores que estão de saída;
• Gestão de desempenho, para avaliações; 
• Administração de benefícios, para formulários de inscrição e comunicação; .
• Folha de pagamento, para registros de férias e outros documentos.

Quais documentos o RH pode assinar eletronicamente?

Não há limite para os tipos de documentos que você pode assinar e armazenar com segurança.

Aqui estão apenas alguns exemplos de certidões, registros e outros documentos que a área de gestão de talentos pode seguramente armazenar de forma eletrônica:

• Cartas de oferta
• Contrato de emprego
• Acordos de bônus
• Termos de serviço comerciais
• Acordos de não divulgação
• Adesão de pano de saúde
• Questionários de diversidade
• Dados pessoais do colaborador
• Políticas e procedimentos gerais de RH
• Política de proteção de dados e privacidade
• Comunicações e políticas de TI
• Certificação de treinamento
• Acordos de bônus
• Folhas de ponto
• Notificação de dispensa indefinida ou temporária
• Acordo de fim de contrato

Lembrando que toda documentação digital deve observar as regras ditadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) do país de origem da contratação do funcionário.

Quais os benefícios de utilizá-la?

Após a aceleração da digitalização nas empresas, o uso de assinaturas eletrônicas está se tornando cada vez mais comum no RH. Afinal de contas, a realidade atual não comporta mais práticas extremamente burocráticas, como cuidar de papéis de onboarding e offboarding.

A iniciativa digital não só elimina o trabalho manual do RH mas também ajuda a fortalecer a marca empregadora. Veja, abaixo, essas e outras vantagens do uso da tecnologia na área de gestão de pessoas! 

Redução de custos e de erros

Os custos de papel, cópia, embalagem e envio de documentos serão paulatinamente reduzidos com o uso da e-assinatura. 

Além disso, o software de assinatura eletrônica reduz o erro humano fornecendo alertas sobre quaisquer registros suspeitos ou problemas de conformidade.

Experiência positiva para os funcionários

Ao adotar assinaturas eletrônicas desde a fase de recrutamento, você mostra aos profissionais que a empresa visa facilitar processos, preocupa-se com gastos excessivos de papéis e se esforça para otimizar a rotina dos colaboradores. 

Aprovações mais rápidas

As assinaturas eletrônicas permitem que os profissionais de RH acelerem os processos obtendo aprovações mais rápidas, uma vez que os acessos a e-mails e canais de comunicação internos da empresa são constantes. 

Dessa forma, a pessoa que precisa assinar o fará com muito mais rapidez.

Mude para um processo digitalizado de ponta a ponta

Como o departamento de RH é obrigado, por lei, a reter documentos, mantê-los online é mais conveniente e econômico.

Ao ter todas as partes do processo de documentação do colaborador on-line, você pode manter, pesquisar e recuperar facilmente registros eletrônicos.

E-assinatura: como implantar 

A implantação da e-assinatura segue o mesmo rito de introdução de qualquer nova tecnologia. A área de recursos humanos terá de vencer alguns medos e inseguranças de lideranças e colaboradores para surfar nas vantagens da adoção da assinatura eletrônica.

É importante explicar para todos os envolvidos que o uso da e-assinatura vai otimizar as atividades dos setores da organização bem como desburocratizar a comunicação entre RH e colaboradores.

Uma vez que você conseguiu reunir promotores para o uso da tecnologia na organização ,é hora de seguir os demais passos para a adoção da assinatura eletrônica:

1. Defina qual tecnologia será usada;
2. Revele os ganhos;
3. Faça uma ampla divulgação;
4. Realize treinamentos;
5. Ofereça suporte.

Agora que você já sabe todos os aspectos para a implantação da assinatura eletrônica na sua organização, que tal saber mais algumas vantagens da adoção dessa inovação digital! 

Outros benefícios da tecnologia para o setor de RH?

Após ler tudo isso a respeito da assinatura digital no RH, você já deve ter sido convencido que a ferramenta é essencial para a sua empresa, certo?

Ainda não? Então, aqui vão mais quatro vantagens que farão você definitivamente lutar pela aquisição da tecnologia na sua organização:

Acelera o recrutamento

O recrutamento tende a ser um processo muito manual e demorado, quando não conta com as tecnologias certas. Além disso ,geralmente, requer a participação de muitos departamentos. 

O uso da assinatura eletrônica permite que o RH prossiga com a documentação, como contratos, ofertas ou acordos de confidencialidade em questão de horas, economizando tempo. 

Fornece precisão e conformidade

Organizar todos os formulários de contratação manualmente pode, muitas vezes, levar a inconsistências, e isso é a última coisa que os profissionais de RH desejam.

Evitar essas discrepâncias permitirá que você permaneça em conformidade com as leis, auditorias e outros processos vitais, além de evitar idas e vindas de documentos.

Otimiza o tempo

O envio de todos os tipos de documentos on-line dá, às equipes de Recursos Humanos, tempo extra que pode ser despendido em outras tarefas, como olhar para dados que vão basear as estratégias para o crescimento do negócio.

Isso viabiliza uma atuação cada vez mais certeira da equipe. 

Causa uma boa primeira impressão na geração mais jovem

Visto que os millennials representam mais de 50% da força de trabalho no futuro imediato, você deve ter em mente que eles estão sendo criados em uma era altamente tecnológica.

A geração Y e a geração Z se acostumaram a tudo estar digitalmente otimizado. Eles resolvem problemas e conquistam mundos virtuais com um clique de botão. Se você é um profissional de RH que está recrutando profissionais das gerações aqui mencionadas, mostre o que há de melhor em sua empresa.

Agora que você já sabe como usar a e-assinatura e como a tecnologia agrega em seu negócio, conheça mais 6 ferramentas muito relevantes para o setor de recrutamento e seleção.