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Fazer contratações certeiras em um curto período de tempo é um objetivo importante das equipes de Recrutamento e Seleção. O tempo de fechamento da vaga (SLA) é um indicador muito relevante, visto que traz informações sobre as contratações, tais como eficiência e qualidade. Saber como levantar dados a partir do tempo de contratação, estudá-los e entender quais os impactos sofridos pela empresa são iniciativas primordiais para o bom andamento de negócio e para o posicionamento estratégico.
Se você quer entender a fundo o que é o tempo de fechamento da vaga, qual sua relevância e como determiná-lo, continue lendo este artigo.
O SLA é um indicativo de eficácia de um serviço a partir do tempo de espera para a sua prestação ou atendimento. No caso do RH, por exemplo, o SLA refere-se ao tempo de fechamento da vaga ou ao tempo de contratação.
Esse indicador de R&S é obtido a partir do seguinte cálculo:
Tempo total gasto para fechar as vagas / Número de posições que foram abertas
Para chegar ao número real do indicador, é preciso que todas as posições consideradas para o cálculo já tenham sido preenchidas. Do contrário, haverá um resultado falso.
Com o resultado em mãos, é possível analisar se o tempo é satisfatório ou se ajustes são necessários para reduzi-lo, quanto é gasto pela empresa nos processos seletivos e quanto tempo do time de recrutamento é investido nas contratações.
Todos os estudos são muito particulares, a depender da realidade de cada empresa. Por isso, é essencial que o tempo de fechamento da vaga não seja apenas um número, mas que seja entendido de modo que otimize o trabalho do recrutador e traga bons resultados para a companhia.
O SLA da vaga é um termômetro para recrutadores. Diante de sua análise, há embasamento para tomar decisões.
Além disso, há outros pontos relevantes que surgem quando o assunto é o tempo de contratação e que merecem atenção de todos os envolvidos no processo seletivo. Eles podem mudar o jogo para a empresa e torná-la referência em contratações efetivas e rápidas.
Separamos as principais questões que explicitam a importância do tempo de fechamento da vaga para você entender ainda mais a realidade da organização em que atua.
Planejar quando a vaga será fechada para candidatos é de suma importância – ainda que o planejamento sofra alterações no meio do caminho.
Considere les souberem o prazo para envio de currículos, conseguirão se organizar melhor. Além disso, ao estabelecer tal data, o candidato consegue ter uma previsão de quando receberá o feedback sobre a primeira análise, seja ele negativo ou positivo.
Dar visibilidade do caminhar do processo ao candidato é essencial para que ele não fique perdido e se sinta sem direcionamento.
Adicione a isso o fato de que a data limite também é benéfica para recrutadores, que conseguem organizar suas agendas e tarefas e pensar nas próximas fases do processo.
Ao pensar no lado da empresa, quando se sabe o tempo de contratação é possível entender a qualidade dos candidatos que se aplicam.
Se muito tempo foi despendido até a seleção do novo colaborador, isso implica que achar o desempenho de candidatos não foi satisfatório.
Se há dificuldade em encontrar candidatos qualificados, provavelmente há alguma falha no processo que precisa ser entendida e ajustada. Por isso, vale olhar com mais cautela para a linguagem utilizada no anúncio, os meios de divulgação e as informações disponibilizadas.
Outro ponto que surge, consequentemente, é o entendimento da qualidade do próprio processo seletivo. Isso quer dizer que, além da comunicação efetiva com candidatos, os recrutadores entendem, a partir do SLA da vaga, o que precisa ser trabalhado:
Olhar para o tempo de fechamento da vaga e compreender tudo o que está funcionando e o que não está é essencial para pensar quais ações precisam ser tomadas, as pessoas que devem estar envolvidas e como as melhorias serão implantadas.
Somente com o embasamento em fatos será possível otimizar o processo seletivo e, então, o SLA das vagas.
Não é uma tarefa simples estimar o tempo médio de processos seletivos, visto que isso depende do perfil do cargo, da cultura da empresa e do nível de senioridade requerido.
Em geral, processos de seleção de cargos operacionais – muito comuns no varejo, como caixa de supermercado e atendente de farmácia, levam até 20 dias. Suas fases são constituídas de testes, dinâmicas e entrevistas pessoais.
A mesma duração se aplica a cargos administrativos. Entre eles, estão auxiliares de administração e assistentes financeiros. Contudo, por se tratarem de posições que exigem conhecimentos mais aprofundados, o processo pode se estender.
Por fim, cargos sêniores e hierárquicos exigem uma busca mais demorada, levando em média 90 dias, a depender dos critérios da vaga.
Desenvolver bons processos para o fechamento das vagas demanda estudos e o entendimento de que essa não é uma ciência exata, visto que pode sofrer alterações ao longo do caminho.
É preciso analisar uma série de questões para chegar em resultados satisfatórios, sempre tendo em mente que cada processo é único. No entanto, também é imprescindível pensar em linhas gerais, ou seja, estabelecer boas práticas.
Listamos as ações mais importantes e executáveis para você colocar em prática hoje mesmo para metrificar resultados das novas implementações e reduzir o tempo de fechamento das vagas.
O primeiro passo é entender como está o processo de R&S da empresa hoje. Reúna todas as pessoas que participam dos processos seletivos e, juntos, desenhem o fluxo de contratação.
A partir dessa coletânea, vocês entenderão onde estão os gargalos, em quais fases surgem problemas frequentes e quais procedimentos precisam melhorar.
Isso quer dizer que antes de tomar qualquer decisão sobre um novo processo, é necessário olhar para as ações internas que já existe para entender o que, de fato, precisa de mudanças.
Reúna os processos do último semestre ou do último ano e entenda como está o SLA das vagas:
Estudar o histórico do fechamento das vagas trará informações de suma importância para a otimização de suas contratações, uma vez que será possível entender o que está funcionando e o que está travando os processos.
Com essas informações, as decisões tomadas serão feitas com base em estudos de casos e, consequentemente, mais assertivas.
É normal que profissionais de alguns cargos sejam mais difíceis de serem encontrados do que outros, a depender do nível de formação que se busca e da área de atuação, que pode ter menos pessoas ativas e qualificadas, por exemplo.
Por isso, entenda como o mercado está se comportando em relação aos profissionais que você busca. Faça um estudo aprofundado do seu nicho para entender exatamente onde seu processo seletivo pode melhorar para otimizar o SLA das vagas. Tal análise trará insumos para que você e sua equipe atuem com mais eficiência.
O job description é, muitas vezes, a porta de entrada da empresa para candidatos. Parta da premissa de que eles não conhece sua empresa e que a primeira impressão será por meio do anúncio.
Pense em questões como:
Evitando erros no anúncio de vaga, as informações já servirão como primeira triagem, trazendo candidatos com fit cultural e habilidades técnicas necessárias e excluindo aqueles que não se identificam com a empresa ou com as demandas do cargo.
Assim, recrutadores gastarão menos tempo separando currículos que interessam dos que não interessam.
Outro ponto importante quando se deseja reduzir o tempo de fechamento da vaga e contratar o candidato mais qualificado para o cargo é saber escolher com precisão quais recursos serão utilizados durante o processo seletivo.
Pense em quais dinâmicas de grupo, testes cognitivos, provas técnicas e tipos de conduta nas entrevistas são relevantes para a escolha ideal. Quais situações devem ser criadas para que as características necessárias para o cargo sejam reveladas – ou não – pelo candidato? Quais avaliações trarão resultados assertivos?
Lembre-se de que escolher quais testes serão aplicados e em qual fase cada um deles terá lugar é parte da estratégia da contratação e isso está diretamente relacionado ao tempo de fechamento da vaga.
Quanto mais precisos forem os resultados obtidos no processo seletivo, mais rápido e com mais eficiência o novo colaborador será contratado.
Automatizações são importantes aliadas quando o resultado esperado é a otimização do tempo. Uma de suas atuações mais relevantes é no momento da triagem de currículos.
Contar com uma plataforma de recrutamento que separe os currículos com as especificações determinadas pelo recrutador, como menção de algumas palavras-chave, cursos específicos ou idiomas falados, gera ganho de tempo substancial para o processo seletivo – e, portanto, para o tempo de fechamento da vaga.
Com tal ferramenta, depois de fazer a primeira separação e ter uma lista de classificados para a fase seguinte, é possível enviar mensagens em massa tanto para candidatos selecionados quanto para reprovados.
Nesse momento, é preciso pensar muito bem nas mensagens que serão enviadas, para que, mesmo automatizadas, elas não percam o tom humano que todo processo seletivo de qualidade precisa ter.
Dar feedbacks de entrevista é uma premissa que deveria ser básica em todas as organizações.
Antes de tudo, lembre-se de que quando o candidato se aplica à vaga, ele cria expectativas diante da possibilidade de contratação. Esse pode ser um marco que mudará a vida dele. Por isso, é importante que empresa e candidato estejam sempre na mesma página, a fim de evitar frustrações. É nesse ponto que está o papel do feedback, seja positivo ou negativo.
Além disso, candidatos que recebem feedback construtivo durante o processo seletivo, consideram quatro vezes mais trabalhar na empresa em oportunidade futura, segundo estudo do LinkedIn. Isto é, construir um relacionamento mesmo com quem não foi aprovado faz com que o banco de talentos seja quatro vezes mais efetivo.
Com isso, o recrutamento futuro fica mais rápido, uma vez que o recrutador pode contatar diretamente o candidato que já conhece, tem as informações necessárias e sabe que ele tem fit cultural com a organização.
A utilização da tecnologia nos processos de recrutamento e seleção já é uma realidade. Por isso, valha-se dos recursos que podem auxiliar o fechamento mais rápido de vagas.
Um recurso largamente utilizado por empresas é o Applicant Tracking System (ATS), que, na tradução ao português, significa “Sistema de Rastreamento de Candidatos”. Com ele, é possível fazer toda a gestão dos processos seletivos, incluindo triagens, testes on-line e envio de mensagens em massa.
Com toda a movimentação dos processos em um só sistema, a divisão de gestões internas fica mais fácil.
O uso do ATS pode contribuir para o SLA de vagas, uma vez que auxilia em todo o processo de recrutamento e seleção, aferindo agilidade, assertividade e qualidade em todas as etapas.
Agora que você já sabe o que fazer para otimizar o tempo de fechamento das vagas de sua companhia, conheça o headcount, outro indicador primordial para os profissionais da área!
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