Como delegar tarefas e gerenciar liderados 

Saber delegar tarefas e gerenciar a equipe são habilidades essenciais para líderes e gestores. Isso permite que eles se concentrem em atividades estratégicas, enquanto distribuem as demais tarefas de acordo com as competências e disponibilidades dos membros da equipe.

Delegar tarefas traz diversos benefícios para o líder, liderados e organização, incluindo aumento da produtividade, eficiência, criatividade, inovação, satisfação e motivação.

No entanto, não se trata de uma tarefa simples. Delegar tarefas requer alguns cuidados e estratégias para ser feita de forma eficaz. Neste artigo, vamos explicar detalhadamente o que é delegação de tarefas, quais são as suas vantagens e desafios, ferramentas para delegar tarefas e como um líder pode gerenciar os liderados com sucesso. 

Veja também: 9 ações motivacionais para funcionário que o RH pode usufruir online

O que seria delegação de tarefas?

Delegação de tarefas é o processo de transferir a responsabilidade e a autoridade para realizar uma atividade ou um projeto para outra pessoa, geralmente um subordinado ou um colega de equipe. 

Trata-se de uma habilidade essencial para qualquer líder ou gestor, pois permite que ele ou ela se concentre nas atividades mais estratégicas e importantes, enquanto distribui as demais atividades entre os membros da equipe, de acordo com as suas competências e disponibilidades.

Vale ressaltar que delegar tarefas não significa apenas passar o trabalho para outra pessoa, mas sim acompanhar e orientar o seu desempenho, dando feedbacks e reconhecimentos, e garantindo que os objetivos e os prazos sejam cumpridos. 

E também não significa deixar de lado sua responsabilidade final pelo resultado, mas sim compartilhá-la com quem executou a tarefa.

Como um líder deve delegar? 

Um líder pode seguir alguns passos para bem delegar tarefas para seus liderados, a partir de algumas considerações ou diretrizes:

Escolha as tarefas certas para delegar

Nem todas as tarefas são adequadas para delegação. Analise as atividades em sua equipe e identifique aquelas que podem ser transferidas para outros membros de forma apropriada, considerando suas habilidades e níveis de experiência.

Escolha a pessoa certa

Ao delegar uma tarefa, escolha um membro da equipe que tenha as habilidades e o conhecimento necessários para executá-la com sucesso. Considere também o nível de capacidade e disponibilidade de cada pessoa. 

Defina expectativas claras

Comunique-se de maneira clara e precisa sobre o que é esperado na realização da tarefa. Explique os objetivos, prazos, padrões de qualidade e quaisquer restrições relevantes. Certifique-se de que o indivíduo compreenda completamente o que é esperado.

Dê autonomia com responsabilidade

Delegar não significa apenas atribuir uma tarefa, mas também dar às pessoas a autoridade e responsabilidade para tomarem decisões relacionadas à tarefa. Estabeleça limites claros e oriente sobre quais decisões podem ser tomadas independentemente e quais exigem consulta ou aprovação prévia.

Forneça os recursos necessários

Certifique-se de que a pessoa designada para a tarefa tenha os recursos adequados para concluí-la com êxito. Isso pode incluir informações, ferramentas, treinamento ou apoio adicional. Esteja disponível para esclarecer dúvidas e fornecer orientações quando necessário.

Proporcione feedback e reconhecimento

Após a conclusão da tarefa, ofereça feedback construtivo sobre o desempenho. Reconheça o trabalho bem-feito e identifique oportunidades de aprendizado e desenvolvimento contínuo. O feedback positivo e o reconhecimento adequado incentivam a motivação e o engajamento da equipe.

Aprenda com o processo

Avalie o processo de delegação regularmente. Identifique o que funcionou bem e o que pode ser melhorado. Use essas informações para aprimorar suas habilidades de delegação no futuro.

Veja também: Como identificar um líder: principais características e dicas para contratar

5 formas de delegar tarefas

Existem várias formas de delegar tarefas e cada uma delas pode ser adequada dependendo do contexto e das preferências da equipe. Aqui estão algumas

1. Delegação direta 

Nesse método, o líder atribui uma tarefa diretamente a um membro específico da equipe. Essa forma de delegação é adequada para tarefas simples e rotineiras, onde há clareza sobre o que precisa ser feito.

2. Delegação por escolha 

Nessa abordagem, o líder atribui a responsabilidade por uma tarefa a um membro da equipe, dando-lhe a liberdade de escolher a melhor maneira de realizá-la. Essa forma de delegação é adequada para tarefas em que há várias abordagens possíveis.

3. Delegação por orientação 

Nessa forma de delegação, o líder fornece orientações claras e detalhadas sobre como realizar uma tarefa, incluindo passos específicos ou procedimentos a serem seguidos. Essa forma de delegação é adequada para tarefas que exigem um alto nível de precisão ou conformidade com normas.

4. Delegação por metas 

Nesse método, o líder define os resultados desejados e os prazos, mas permite que a equipe determine como alcançar essas metas. Essa forma de delegação é adequada quando os membros da equipe têm experiência e conhecimento para tomar decisões sobre a melhor abordagem.

5. Delegação por desenvolvimento

Nessa abordagem, o líder delega uma tarefa com o objetivo de desenvolver as habilidades e competências de um membro da equipe. Essa forma de delegação é adequada para promover o crescimento e o desenvolvimento profissional.

Veja também: Modelos de gestão: entenda cada tipo e saiba qual escolher

Alguns dos principais obstáculos quando o tema é delegar tarefas

Existem alguns obstáculos que emperram o líder na hora de delegar uma tarefa e gerenciar bem seus liderados. Por exemplo:

Medo de perder o controle

Alguns líderes têm dificuldade em confiar na equipe e acreditam que só eles podem fazer as tarefas da forma correta. Eles têm receio de que os resultados sejam insatisfatórios ou que os prazos não sejam cumpridos. Esse medo pode levar à centralização excessiva das tarefas ou à microgestão, que é o controle excessivo sobre a execução das tarefas delegadas.

Falta de clareza nas expectativas

Alguns profissionais não conseguem comunicar de forma clara e objetiva o que esperam das tarefas delegadas, quais são os objetivos, o escopo, os prazos e os recursos disponíveis. Essa falta de clareza pode gerar confusão, retrabalho, desperdício de tempo e frustração na equipe.

Falta de conhecimento da equipe

Alguns gestores não conhecem bem as habilidades, os interesses, os pontos fortes e as áreas de melhoria de cada membro da equipe. Eles não sabem quais são as tarefas mais adequadas para cada perfil ou quais são os níveis de maturidade e autonomia de cada um. Essa falta de conhecimento pode levar a uma delegação inadequada, que pode sobrecarregar ou subutilizar a equipe, gerar desmotivação ou insatisfação.

Falta de acompanhamento e feedback

Alguns líderes não monitoram o andamento das tarefas delegadas e não oferecem orientação e apoio para a equipe. Eles também não dão feedbacks construtivos e reconhecimentos ao longo do processo, elogiando os acertos e corrigindo os erros.

Essa falta de acompanhamento e feedback pode comprometer a qualidade e a eficiência das tarefas, além de prejudicar o desenvolvimento e a confiança da equipe. Vale lembrar que uma pesquisa realizada pela FIA Employee Experience (FEEx) com 150 mil trabalhadores brasileiros de mais de 300 empresas em todo o país, revela que aproximadamente 20% dos trabalhadores entrevistados sentem que não recebem feedback suficiente.

Como o RH pode ajudar o líder a vencer esses obstáculos

A área de RH desempenha um papel fundamental em ajudar a quebrar as barreiras que impedem que alguém possa delegar tarefas de maneira eficaz. Aqui estão algumas formas ou suportes para isso: 

Treinamento e desenvolvimento

O RH pode oferecer programas de treinamento e desenvolvimento que abordem habilidades de liderança, incluindo a delegação eficaz. 

Esses programas podem fornecer orientações práticas sobre como identificar tarefas apropriadas para delegar, comunicar-se claramente, estabelecer expectativas e fornecer feedback aos membros da equipe. Ao capacitar os líderes com as habilidades necessárias, o RH ajuda a eliminar a falta de conhecimento ou confiança que possa dificultar a delegação.

Coaching individual

O RH pode fornecer coaching individualizado para líderes que enfrentam desafios específicos na delegação de tarefas. Os profissionais de RH podem trabalhar diretamente com os líderes para identificar as barreiras que eles enfrentam, oferecer insights, orientação e estratégias personalizadas para superar esses obstáculos.

Políticas e processos claros

O RH desempenha um papel fundamental na criação e implementação de políticas e processos claros relacionados à delegação de tarefas. Isso inclui a definição de papéis e responsabilidades, fluxos de trabalho e canais de comunicação adequados. Ter políticas e processos bem definidos facilita a delegação e reduz as barreiras relacionadas à incerteza ou falta de estrutura.

Cultura de apoio

O RH pode promover uma cultura organizacional que valoriza e apoia a delegação eficaz. Isso pode ser alcançado por meio da criação de um ambiente de trabalho que valoriza o crescimento profissional, o aprendizado contínuo e a colaboração.

O RH pode incentivar a comunicação aberta, a confiança e o compartilhamento de conhecimentos entre líderes e membros da equipe, eliminando o medo de delegar ou ser responsabilizado por erros.

Delegar tarefas é uma arte que pode ser aprendida e aprimorada com a prática. Um líder que sabe delegar tarefas de forma eficaz consegue gerenciar os liderados com mais confiança, comunicação, feedback e reconhecimento.

Além disso, consegue desenvolver as competências e o potencial da equipe, estimulando o seu crescimento e o seu engajamento. Delegar tarefas também permite que o líder tenha mais tempo e energia para se dedicar às atividades mais relevantes e estratégicas para a organização, contribuindo para o alcance dos objetivos e dos resultados esperados. 

Saber delegar tarefas e dar autonomia para a equipe é um dos princípios do home office. Veja essas e outras questões de como tornar o trabalho remoto produtivo no artigo como se adaptar ao home office?