O que é change management e como aplicar?

Desde meados da década de 2000, o change management e gestão de mudanças, em português, vem sendo um tema recorrente no ecossistema organizacional. Com as transformações do mundo de negócios aceleradas pelas novas tecnologias e os novos hábitos sociais, as mudanças no ambiente de trabalho também estão sendo uma constante.

Recentemente, todos presenciamos alterações organizacionais drásticas com a crise do novo coronavírus. Do dia para noite, muitos profissionais passaram a trabalhar na modalidade home office e tiveram de se acostumar ao uso de novos devices. Empresas que não estavam acostumados às mudanças organizacionais demoraram para ganhar ritmo nessa nova toada.

Diante do inevitável: novas desafios que estão porvir, as empresas precisarão sofisticar suas práticas de gerenciamento de mudanças organizacionais. Para tanto, é imperativo que as corporações sejam mais sensíveis e conscientes do papel que a cultura desempenha nas pessoas e processos, da influência dos líderes formais e informais e do aprimoramento de indicadores que observam o efeito dessas transformações na capacidade produtiva.

Por isso, no artigo a seguir explicaremos os benefícios do change management, as principais barreiras de sua implantação e dicas de como gerenciar essas mudanças no ambiente de trabalho. Confira!

O que é o change management?

Change management, ou gestão de mudança, é um método que aplica estratégias para ajudar com mudanças e transições dentro de uma empresa, seja de processos, ambiente ou tecnologias. O objetivo é ajudar os trabalhadores no período de adaptação. 

Para isso, são utilizadas técnicas e ferramentas que facilitam a transição e direcionam os membros da empresa aos novos objetivos.

Quais são os benefícios do change management?

O change management reduz o risco de que um novo sistema ou outra mudança seja rejeitada pela empresa.

Essa correlação ficou muito clara com a transformação digital às pressas durante a pandemia. Aquelas empresas acostumadas com adaptações trazidas com o change management foram mais bem-sucedidas com a aplicação das novas práticas de trabalho.

Também vale a pena destacar que o change management, por si só, não é uma fórmula milagrosa para diminuir os custos ou aumentar as vendas. A implantação da ferramenta de gestão de pessoas é uma espécie de placebo que prepara os profissionais da empresa para as transformações que podem vir a acontecer no decorrer de sua vida produtiva dentro da organização.

Principais barreiras do change management

Uma pesquisa liderada pela consultoria PwC sugere que a implantação do change management enfrenta três principais obstáculos nas organizações:

• O cansaço da mudança
• Falta de habilidade para sustentar a mudança
• Decisões não envolvem todos os profissionais da empresa

A fadiga é um problema familiar no gerenciamento de mudanças organizacionais. Um total de 65% dos entrevistados na pesquisa relatou o esgotamento de fazer muitas transições de uma só vez. É possível que isso ocorra, pois, as iniciativas de mudança pelas quais sofreram tenham sido mal pensadas, implementadas rápidas demais ou sem a devida preparação.

As iniciativas de mudança também fracassam, de acordo com 48% dos entrevistados, porque as empresas e as pessoas na liderança não têm habilidades para garantir que a mudança possa ser sustentada ao longo do tempo.

Os líderes podem se preparar para aumentar a qualidade do produto, mas quando os cronogramas de produção diminuem e o pipeline começa a parecer esparso, eles desanimam. Na falta de uma maneira eficaz de lidar com os problemas da linha de produção, os líderes decidem que seus objetivos não eram realistas, culpam a tecnologia de produção ou acusam o pessoal da linha de frente de não estar à altura da tarefa.

O terceiro grande obstáculo e o mais óbvio de todos é que os esforços de transformação são normalmente decididos, planejados e implementados no alto escalão, com pouca contribuição daqueles em níveis inferiores.

A atitude barra informações de profissionais que podem ser úteis no projeto, ao mesmo tempo, limita as oportunidades de obter o controle da mudança na linha de frente. Essa falta de engajamento com todos da organização gera um gap de comunicação. No estudo da PwC, 44% dos participantes relataram não compreender as mudanças que deveriam fazer e 38% disseram que não concordavam com elas.

 Princípios orientadores para o change management

Por mais de duas décadas, acadêmicos, gerentes e consultores, percebendo que transformar as organizações é difícil, dissecaram o assunto. Ainda assim, estudos mostram que, na maioria das organizações, duas em cada três iniciativas de transformação falham. Quanto mais as coisas mudam, mais elas permanecem as mesmas.

Na tentativa de tornar esse processo mais suave, siga a lista de 6 princípios orientadores para a correta implantação do change management:

Lidere com a cultura

A cultura organizacional é fator-chave para o sucesso do gerenciamento de mudanças. No levantamento da PwC, 64% dos entrevistados a consideraram mais crítica do que estratégia ou modelo operacional.

Entre os entrevistados cujas empresas foram incapazes de sustentar a mudança ao longo do tempo, surpreendentes 76% relataram que os executivos não levaram em consideração a cultura existente ao projetar o esforço de transformação.

Envolva todas as camadas

Os estratégicos frequentemente deixam de levar em conta a influência e o engajamento das pessoas de nível médio e da linha de frente no projeto de change management. O caminho para implementar mudanças é mais suave se essas pessoas forem acionadas desde o início do projeto para obter informações sobre questões que afetarão seus empregos.

Ademais, o pessoal da linha de frente tende a ser um rico repositório de conhecimento sobre onde podem ocorrer falhas em potencial, quais questões técnicas e logísticas precisam ser tratadas e como os clientes podem reagir às mudanças.

Comece pelo topo

Embora seja importante envolver os funcionários em todos os níveis desde o início, todas as iniciativas de gestão de mudança bem-sucedidas começam no topo, com um grupo comprometido e bem alinhado de executivos fortemente apoiado pelo CEO.

Abra caminho para um novo pensamento

Muitas iniciativas de mudança parecem pressupor que as pessoas começarão a mudar seus comportamentos assim que elementos formais, como diretivas e incentivos, forem colocados em ação. Mas na prática não é bem assim que o jogo funciona.

As pessoas não começam a colaborar umas com as outras só porque um documento diz que esse é o comportamento agora esperado para elas. Elas precisam ver essa mudança ocorrendo no seio da organização.

Para tanto, comece definindo alguns comportamentos críticos que serão essenciais para o sucesso da iniciativa. Desde o início, os líderes sêniores devem modelar de forma visível esses novos comportamentos. Os funcionários acreditarão que uma mudança real está ocorrendo apenas quando a virem acontecendo no topo da empresa.

Atraia a liderança informação para o projeto

A mudança tem a melhor chance de se espalhar por uma organização quando todas as autoridades e os influenciadores dela estão envolvidos.

Além daqueles que ocupam posições formais de poder – os líderes reconhecidos da empresa – há um grupo com liderança informal, pessoas que são reconhecidas não pelo cargo mais pela experiência na sua função pelo grupo.

As empresas que têm sucesso na implementação de grandes mudanças identificam essas pessoas desde o início e encontram maneiras de envolvê-las no projeto.

Avalie e adapte

A pesquisa da PwC revelou que muitas organizações envolvidas em esforços de transformação não conseguem medir seu sucesso antes de seguir em frente. Os líderes estão tão ansiosos para reivindicar a vitória que não perdem tempo para descobrir o que está funcionando e o que não está, e para ajustar seus próximos passos.

Essa falha em seguir adiante sem indicadores resulta em inconsistência e priva a organização das informações necessárias sobre como apoiar o processo de mudança ao longo de seu ciclo de vida. Portanto, antes de seguir com o change management é preciso estabelecer uma base de como medir os avanços do projeto.

Quer saber mais sobre gestão de pessoas nas organizações? Recomendamos a leitura de um artigo que explica os diferentes modelos de gestão praticados atualmente nas empresas.