Entenda como o RH pode impulsionar a transformação digital durante a pandemia?

Um meme divulgado nas redes sociais nos últimos dias questionava o que acelerou a transformação digital nas organizações. Entre as alternativas, eram mencionadas respostas óbvias, como a equipe de TI, o CTO, a equipe agile e o improvável Coronavírus.

O que seria apenas uma visão bem-humorada dessa pandemia, na verdade, é a resposta certa. O Covid-19 de uma certa forma acelerou a transformação digital durante a pandemia ao forçar as organizações à quarentena. Reuniões, ginástica laboral e até happy hours passaram a ser conduzidos virtualmente.

Luciana Calegari, especialista em RH da VAGAS, explica que há novas demandas para a área de gestão de pessoas que surgiram nessa crise. Como foi o caso do home office, um debate que ainda ganhava musculatura, mas que teve de ser adotado de um dia para o outro em muitas empresas.

A executiva também destaca alguns pontos importantes do teletrabalho e como a área de gestão de pessoas deve se preparar para impulsionar essa transformação digital que está definitivamente em curso nesse momento. Confira:

Suporte ao home office

Quais são as seguranças legais que o RH deve ficar atento ao enviar seus colaboradores para o trabalho home office?

Luciana: Recentemente, a medida provisória (MP 927), que dispõe sobre as medidas trabalhistas para enfrentamento do estado de calamidade pública devido ao Covid-19, validou legalmente o trabalho remoto. Isso significa que as empresas estão respaldadas a aplicarem o home office enquanto durar o período de “calamidade pública”.

Mas ressalto não existe uma legislação formal, com regras, para o trabalho home office. O que vemos, até então, é um diálogo entre empresa e colaborador para chegarem a uma conclusão de como criar essa política de trabalho remoto na organização.

Que tipo de suporte as organizações devem oferecer aos colaboradores no trabalho a distância?

Luciana: Algumas empresas, a minoria, já praticavam o home office, mas, com a transformação digital durante a pandemia, muitas foram forçadas a estabelecer uma política rapidamente. Por isso, é bom acentuar que as empresas têm de ter alguns cuidados antes de implantar o trabalho remoto.

O primeiro passo é saber qual é a infraestrutura necessária para o colaborador conseguir minimamente atuar em casa. Ele tem internet na casa dele? Se não tem, a empresa precisa estar disposta a ajudar de alguma forma para dar esse acesso a ele. Ele tem uma mesa para trabalhar? Uma cadeira? A empresa pagará parte da conta de energia do colaborador que está utilizando a infraestrutura da casa dele para trabalhar?

Precisa haver um entendimento sobre essas questões para que as pessoas tenham condições mínimas de trabalhar remotamente.

Eu participo de um grupo de RH e esse tema está bem em pauta. A princípio, o que está acontecendo, é que as empresas estão ajudando os colaboradores quando eles solicitam ativamente uma ajuda à organização. No entanto, o ideal é que a empresa prepare essa infraestrutura para o colaborador, afinal, muitos não tem wi-fi em casa, acessam os dados apenas no celular.

Segurança da informação

E no que tange a segurança da informação. Quais são os cuidados que a empresa deve ter no home office?

Luciana: Para evitar o vazamento de dados, o colaborador em home office deve usar apenas ferramentas disponibilizadas pela empresa com acesso remoto via VPN. Ele também não deve compartilhar informações com nenhum outro canal que não seja o oficial da organização.

Claro, há outras recomendações como não gravar informações da empresa em um pen-drive e usar uma internet segura para evitar ser alvo de um cibercrime. Mas já era muito comum os colaboradores terem acesso também aos dados da empresa pelo celular, por isso, o que precisamos debater aqui também é a relação de confiança e maturidade das pessoas.

Na VAGAS, por exemplo, a gente usa o Google Drive e o acesso via VPN. Mas a gente não consegue compartilhar com outros e-mails externos os arquivos salvos nas pastas do Google Drive. Isso é uma medida de segurança que já havia sido debatida previamente com a nossa equipe de infraestrutura.

Produtividade do colaborador

Do ponto de vista de produtividade? Quais são as dicas para que distrações dentro de casa não atrapalhem o colaborador?

Luciana: Na verdade, às vezes, acontece o contrário. A pessoa tem de tomar mais cuidado para não exceder ao horário de trabalho. É muito comum acabar misturando a vida pessoal com o profissional no home office.

Mas, em relação à produtividade, é preciso ter em mente que o trabalho em casa terá regras parecidas com a atuação no escritório. A pessoa trabalhará no expediente normal e precisará responder as mesmas demandas. Por isso, é recomendável que mantenha a rotina: acorde no seu horário normal de trabalho, tome o seu café, organize a agenda e as metas de trabalho para aquele dia etc.

Além disso, para manter a produtividade, o ideal é que o profissional encontre uma estação de trabalho remoto sem intervenções e barulhos, para que não tenha distrações.

A gente fala muito hoje de metodologias ágeis para o RH, cujo foco é dar autonomia às pessoas para que elas executem sem alguém comandando. O home office é uma grande oportunidade para profissionais que não estavam acostumadas a esse cenário de autonomia, conseguirem ser autogerenciáveis.

Minimizar problemas de convívio social

A falta de convívio social pode ser um problema no trabalho remoto, como tentar minimizar isso?

Luciana: Neste momento de pandemia, para incentivar o relacionamento entre os colaboradores, mesmo que de forma virtual, muitas empresas vêm adotando o happy hour virtual, a ginástica laboral digital e até mesmo a meditação virtual.

No mesmo horário nos quais os profissionais teriam essas atividades na empresa, eles podem acessar, via aplicativos, uma sala virtual para cumprir essas atividades. Isso faz parte da transformação digital durante a pandemia.

Com isso, alguns rituais corporativos foram mantidos, mesmo no home office. Essas iniciativas ajudam a manter a integração das equipes e a cuidar da sanidade mental dos profissionais, isso porque muitas pessoas têm dificuldade de se isolar.

Há muitos pais e mães que estão tendo de lidar com a situação de trabalhar à distância e cuidar de seus filhos ao mesmo tempo. Você tem alguma dica para eles?

Luciana: Acho que as organizações precisam entender esse momento ímpar que vivemos. Muitas das pessoas que estão fazendo atualmente o home office nunca tinham lidado com o trabalho remoto e, mesmo quem já estava acostumado com essa modalidade, hoje está dentro de um outro contexto.

Eu, por exemplo, sempre fui acostumada a fazer o home office sem nenhuma intervenção, mas hoje estou em casa com meu marido trabalhando remotamente e com meus dois filhos que não estão frequentando a escola. Você pode me perguntar se há barulho dentro de casa? Eu vou responder que sim. Se há momentos que eu preciso parar para atender meus filhos? Sem dúvida. Mas estou tentando fazer a minha jornada entre os cuidados de mãe e os cuidados profissionais.

É importante também estabelecer o diálogo com o parceiro para a divisão das tarefas. Eu e meu marido estamos conseguindo manter a produtividade porque nos revisamos os cuidados com as crianças.

Ruptura com modelos antigos

Você acredita que, para as empresas, a transformação digital durante a pandemia significará uma ruptura com os modelos antigos?

Luciana: Sem dúvida alguma. O mercado não volta a ser mais como era. Empresas que tinham receio de adotar o home office, e foram forçadas na quarentena a aplicá-lo, perceberão que os colaboradores conseguem manter a produtividade mesmo de casa.

Claro, há funções que não podemos aplicar o trabalho remoto, pois as pessoas precisam estar fisicamente para cumprir a atividade, como é o caso de profissionais da linha produção.

A transformação digital durante a pandemia está sendo acelerada. E, com isso, há também novos desafios e perguntas a serem respondidas pelo RH. Como você avalia e desenvolve as pessoas para que elas consigam trabalhar a autonomia? Há pessoas capacitadas para atuar nesse modelo? Como você vai avaliá-los dentro desse mindset de transformação digital? Quais são as competências comportamentais que essa pessoa precisa ter e se não tem como a empresa ajudar a desenvolvê-las?

A flexibilização dos benefícios da empresa também é um outro tema que o RH terá de discutir. Nessa pandemia, por exemplo, não faz sentido os colaboradores terem vale-refeição, se o benefício fosse flexível, o colaborador poderia ter alterado para um vale-alimentação. Num ambiente de home office, também não faz sentido ter o vale-transporte. Então são pontos que teremos de refletir.

Separamos um artigo sobre segurança da informação no home office para esclarecer todas as suas dúvidas sobre o tema.