Offboarding: o que é, importância e passo a passo

Um offboarding de funcionários bem feito é como um divórcio amigável, no qual os ex-amantes permanecem amigos. Também chamado de “demissão humanizada”, é um processo que merece tanta atenção quanto a integração. Neste artigo, vamos discutir o processo de demissão responsável: o que é, porque é importante, como difere do onboarding e como realizá-lo.

O que é offboarding no RH?

Offboarding é o conjunto de ações que abrange o processo de desvinculação de um colaborador, tanto em casos de demissão quanto de desligamento voluntário. Recentemente, tem-se observado uma tendência crescente (principalmente em outros países) de organizar esse momento com o objetivo de garantir uma saída tranquila, minimizando as consequências negativas para ambas as partes envolvidas.

Ele abrange todas as decisões e ações que ocorrem como consequência da saída do colaborador, como:

• Transferência das funções de trabalho para outro funcionário
• Desativação de direitos de acesso e senhas
• Devolução de equipamentos de trabalho
• Condução de entrevistas de desligamento para coletar feedback

Essencialmente, o offboarding garante que não restem pontas soltas quando alguém deixa a empresa, como enviar um e-mail para um ex-funcionário duas semanas depois da demissão para pedir seu crachá de identificação. O processo também é útil para identificar o que pode ser melhorado para os colaboradores atuais e futuros.

Qual é a diferença entre onboarding e offboarding?

Onboarding e offboarding são termos que mostram as pontas do ciclo de vida de um profissional em uma empresa: ele ingressa na organização por meio do processo de integração (onboarding) e sai pelo processo de desligamento (offboarding).

Embora sejam duas partes muito diferentes da jornada do funcionário, ambas estão intimamente ligadas a fluxos que devem ser planejados do início ao fim. A complexidade depende da organização, embora quanto mais tempo e cuidado forem dedicados a eles, melhor experiência seus colaboradores terão.

Claro que tanto onboarding quanto offboarding podem ter momentos de incerteza e risco, por isso é importante manter uma comunicação cuidadosa. Durante a integração, por exemplo, isso se manifesta em excitação, já no desligamento, em incerteza.

Por que o offboarding é importante?

Há algumas razões pelas quais o offboarding é importante. Enquanto alguns benefícios podem ser óbvios, outros nem tanto:

• Mitiga os riscos de segurança;
• Evita questões legais;
• Gerencia os desafios logísticos de transição do trabalho e equipe;
• Obtêm feedback valioso para melhorias.

Abaixo, veja mais detalhes sobre estes e outros benefícios do offboarding.

Ex-funcionários podem retornar

As pessoas deixam empresas por uma infinidade de motivos e nem sempre é somente porque não gostam dela. Alguns saem por falta de oportunidades de crescimento, outros por morarem longe e, por fim, há aqueles que recebem ofertas financeiras muito boas. Nestes casos, há a possibilidade de eles voltarem a trabalhar para a organização algum dia, desde que tenham tido uma experiência positiva de offboarding, é claro.

Do ponto de vista organizacional, recontratar ex-funcionários é vantajoso e econômico, então pode ser uma boa alternativa para os departamentos de Recrutamento e Seleção.

Embaixadores ou detratores

A maneira como se diz adeus às pessoas, tanto pessoal quanto profissionalmente, é algo inesquecível.

Quem tem boas lembranças dos últimos dias na empresa costuma se tornar um embaixador da organização, ou seja, sempre falará positivamente de seu antigo empregador. Já quem lembra com amargura de seus momentos finais provavelmente será um detrator, o que prejudica a marca empregadora e, portanto, impacta a imagem da empresa perante possíveis candidatos.

Segurança

De um ponto de vista mais prático, um processo de desligamento adequado é crucial por razões de segurança. Alguém que não sai voluntariamente e tem uma péssima experiência corporativa pode tentar prejudicar a organização, seja excluindo arquivos ou tornando público o banco de dados de clientes.

De acordo com uma pesquisa da OneLogin, 20% das organizações já sofreram violações de dados por parte de ex-funcionários. Embora seja preocupante, é algo relativamente fácil de evitar com ações no processo de offboarding que garantem que as pessoas não tenham acesso aos sistemas e redes da companhia após deixá-la.

Compliance

Dependendo do setor da empresa, é necessário atender a certas diretrizes e regulamentos sobre, por exemplo, integração e offboarding. Garantir a conformidade com essas regras geralmente é mais fácil se existir um processo padrão em vigor.

Como fazer offboarding de funcionários

Quando um colaborador pede demissão, é hora do RH entrar em ação e iniciar o processo de desligamento.

Passo 1: gerencie o desligamento

Documente a rescisão: peça ao funcionário que assine uma carta formal de demissão para seus registros.

Converse sobre o aviso prévio: verifique se ele será trabalhado ou indenizado.

Agende o exame demissional: pela lei, deve ser realizado por todos os colaboradores que saírem da empresa.

Avise a equipe: não deixe a fofoca chegar antes de você. Informe a equipe sobre a partida iminente do funcionário. Mantenha as linhas de comunicação abertas para garantir que todos tenham suporte e esteja confiante para seguir em frente.

Notifique os clientes: se o profissional estiver lidando com o cliente, crie um plano de ação para notificá-lo e identificar quem poderá assumir as contas.

Conduza uma entrevista de desligamento: planeje um horário para se encontrar com ex-funcionário antes de sua saída para obter feedback sobre a experiência na empresa, sua função e os motivos do desligamento.

Passo 2: prepare a papelada

Revise o contrato: leia atentamente o contrato do funcionário para se certificar de que todos os itens estão em ordem, em especial acordos e termos de confidencialidade.

Faça o cálculo de rescisão: reveja o pacote de remuneração do funcionário e as informações fiscais. Nessa etapa, lembre-se de reembolsos pendentes, horas extras, salário em aberto, multas, benefícios e férias.

Prepare os documentos: aqui entram guias do Seguro Desemprego (geradas no site do Ministério do Trabalho), perfil profissiográfico previdenciário, termo de quitação e termo de rescisão.

Baixa na carteira de trabalho: não se esqueça de devolver a CTPS juntamente com um comprovante para o ex-colaborador.

Passo 3: planeje a transferência de funções

Defina quem assumirá as funções do antigo colaborador: para evitar prejuízos à operação, é preciso planejar o processo de transferência das funções em aberto. Juntamente com o gerente da área, identifique quem assumirá as tarefas do antigo funcionário ou se o trabalho será redistribuído para várias pessoas.

Identifique necessidades de treinamento: depois de saber quem assumirá o comando, entenda que tipo de treinamento precisará. Algum funcionário treinará seu substituto? Existem lacunas de habilidades que precisam ser resolvidas?

Prepare os devidos acessos: o colaborador ou o grupo de pessoas que assumirá, temporariamente ou definitivamente, a função do desligado deve ter acesso apropriado a senhas, contas e outras informações inerentes à posição.

Mapeie as tarefas em andamento: o RH ou o gerente da área deve conversar com o colaborador desligado para entender quais são os projetos em andamento e quais os próximos passos para eles.

Passo 4: cuide da logística

Devolução do equipamento: qualquer equipamento ou ativo fornecido pela empresa deve ser devolvido antes da saída do funcionário. Alguns exemplos de materiais são crachá de identificação, computadores, mouses, teclados, celulares, uniformes, chaves, cartões de estacionamento e cartões de crédito.

Remoção dos pertences pessoais: também é recomendado que o profissional desligado limpe sua mesa e quaisquer armários do escritório que contenham itens pessoais.

Organização de arquivos ou materiais de treinamento: o colaborador que sairá da empresa deve preparar uma documentação com as informações inerentes à sua função. Isso é particularmente útil para quem o substituirá.

Passo 5: remova acessos prontamente

No mesmo dia no qual o colaborador deixar a empresa, peça para o departamento de segurança da informação excluir contas de e-mail, alterar senhas ou revogar o acesso à plataformas e recursos. Vale também redirecionar e-mails e ligações para o novo ponto de contato.

Fase 6: finalize com humanidade

O processo de desligamento pode ser complexo e um tanto desagradável. Mas não se esqueça que você está lidando com uma pessoa. Portanto, trate-a com respeito e demonstrar o quanto você valoriza a contribuição para a empresa.

Considere escrever uma nota de agradecimento, dar um presente personalizado, pagar um curso, custear mentoria com coach ou enviar um cartão de despedida assinado pela equipe.

Quer saber mais sobre gestão de pessoas? Então confira os melhores códigos de conduta ética das empresas.