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Headcount: o que é, para que serve o cálculo e como usar o indicador no RH

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    Vagas For Business

  • 27 de jul as 7:00
  • 5 min de leitura
Homem olhando para o seu notebook e refletindo com a mão no rosto e uma caneta entre os dedos.

Headcount é um indicador de eficiência para o setor de Recursos Humanos. O termo significa “contador de cabeças” e se refere à quantidade de pessoas que trabalham na empresa.

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As empresas guiam suas atividades do ano, do semestre ou do bimestre com base no planejamento estratégico definido por todas as áreas da organização. Um dos indicadores-chave que deve conduzir as diretrizes é o headcount.

Essa métrica deve ser reavaliada periodicamente, uma vez que o quadro de funcionários pode sofrer alterações, bem como o escopo de atuação de cada pessoa – ou até mesmo das áreas.

Para saber o que é headcount, qual sua importância para a boa condução do negócio e como utilizá-lo, continue lendo nosso guia.

O que significa headcount?

O headcount é uma estatística que mede o número total de funcionários em uma empresa. Este indicador é importante para as empresas porque mostra o crescimento ou contração, dependendo se o número é positivo ou negativo. A tradução literal para o português é “contagem de cabeças”.

O número do headcount é de extrema importância para a equipe de RH, já que, além de informar com quantos funcionários a empresa conta, permite análises mais estratégicas.

Apesar de ser um indicador bem simples de ser obtido, ele é de extrema importância para o planejamento de ações e investimentos. Por isso, deve ser medido e acompanhado de perto – afinal, esses números podem mudar de um dia para o outro, com demissões e contratações.

Como calcular headcount?

O headcount se limita ao levantamento do número de trabalhadores atuantes na empresa, sem fazer discriminação entre níveis, salários ou horas de atuação.

Depois de fazê-lo, de preferência pelos registros e documentos do RH, veja quais segmentações são interessantes para a empresa, como dividir os funcionários em grupos departamentais ou de acordo com o custos.

Fazer o cálculo do seu quadro de funcionários não é tarefa muito complicada. Porém, simplesmente levantar a quantidade de trabalhadores atuantes sem um plano traçado pode ser ineficiente.

Como prever orçamento com ele?

A relação entre headcount e orçamento é direta e óbvia, já que o custo de cada colaborador para a empresa impacta os gastos mensais.

Portanto, também faz parte da estratégia da companhia a previsão de investimentos em salários, benefícios, além de gastos essenciais, como água, café, luz e outros provisionamentos. Tudo isso deve ser contabilizado e estar na ponta do lápis.

Além disso, a empresa deve prever custo de outras ações, como café da manhã comemorativo, palestras e workshops, happy hours, festa de encerramento do ano e lembranças personalizadas.

Assim, se todos esses custos forem previamente analisados desde o início de um ciclo, o orçamento poderá ser previsto com pouca margem de erro.

Por que o RH deve medir o headcount?

O headcount é imprescindível para um time de RH estratégico, afinal é um indicador que lida diretamente com as pessoas da empresa e seu desempenho.

Quando feita de maneira estratégica, a análise do número de colaboradores é muito relevante à empresa, pois mostra quais os próximos passos a serem tomados, tais como:

  • Previsão de gastos
  • Antecipação de riscos
  • Conhecimento do negócio 

Aliando a informação do custo de um funcionário ao desenvolvimento de tarefas dele, é possível entender se elas estão adequadas, se precisam ser aumentadas ou diminuídas.

Da mesma forma que um único colaborador pode estar com suas tarefas inadequadas, o mesmo pode acontecer com uma equipe inteira. O mesmo vale para o excesso ou a escassez de integrantes de um time.

Quando a equipe de RH sabe o headcount, é possível fazer remanejamentos de forma segura e sem impactos financeiros inesperados. Para isso, é necessário saber quanto cada membro da equipe custa e qual o custo médio da equipe como um todo.

Somente com um sólido embasamento, as conclusões poderão ser tiradas e as mudanças para a readequação feitas.

Quando feita de maneira estratégica, a análise do número de colaboradores é muito relevante à empresa, pois mostra quais os próximos passos a serem tomados.

Qual é a importância do indicador headcount para as empresas?

Essa medida é importante para as empresas por vários motivos:

Planejamento de recursos humanos: O headcount é uma das principais métricas usadas pelas empresas para planejar o seu quadro de funcionários. Com essa medida, as empresas podem avaliar se precisam contratar mais pessoas ou reduzir a sua equipe, bem como identificar as áreas ou cargos que precisam de mais ou menos funcionários.

Controle de custos: O headcount é uma forma importante de monitorar e controlar os custos de pessoal de uma empresa. Ao comparar o número de funcionários com a receita e os custos operacionais, as empresas podem avaliar se o seu quadro de funcionários está adequado e identificar áreas onde podem reduzir custos.

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Avaliação de desempenho: O headcount também pode ser usado como uma medida de desempenho para a empresa. Se o número de funcionários aumenta ou diminui ao longo do tempo, isso pode indicar que a empresa está crescendo ou enfrentando dificuldades financeiras.

Monitoramento de compliance: Em algumas empresas, o headcount é usado para monitorar compliance com políticas e regulamentações, especialmente relacionadas a questões de diversidade e inclusão. O indicador pode ser usado para acompanhar o número de funcionários em determinados grupos demográficos e avaliar se a empresa está cumprindo metas e políticas relacionadas a esses grupos.

Em resumo, o headcount é uma métrica importante para as empresas, pois ajuda a monitorar e gerenciar seus recursos humanos, controlar custos, avaliar o desempenho e monitorar compliance com políticas e regulamentações.

Como fazer um plano de headcount?

Para criar e colocar em ação o plano de headcount, é necessário que se tenha um plano de orçamento – e vice-versa. Um plano depende do outro porque ambos envolvem dinheiro.

Portanto, para que a condução da empresa não saia dos eixos, é preciso ter todos os gastos previstos, assim como para prever gastos com funcionários, é preciso já ter feito o headcount.

Então, com os dois estudos em mãos, a empresa deve planejar aumento de salários, inclusão de benefícios, eventos e treinamentos para os colaboradores, promoções, manejamento de tarefas ou até mesmo de equipes, novas contratações e também desligamentos necessários.

Dessa maneira, o plano de headcount será baseado em dados sólidos e preverá ações certeiras, dando pouco espaço para manobras erradas ou mal planejadas.

Veja, a seguir, quais passos você deve seguir para potencializar a efetividade do headcount:

Trace desafios e objetivos

Antes de fazer a conta de quantos funcionários a empresa tem, é preciso que se saiba dos desafios que a companhia enfrenta e em qual lugar pretende chegar.

Sem ter essa visão, qualquer indicador será ineficaz, uma vez que não será aplicado de forma adequada, ou seja, visando os objetivos e sabendo dos riscos.

Para que o headcount seja eficaz, é preciso saber como, onde, quando e porque aplicá-lo. Somente com o direcionamento adequado o indicador fará sentido.

Levante outros indicadores

Lembre-se de que a quantidade de funcionários em sua empresa só poderá ser uma informação relevante quando colocada em determinado contexto ou ao lado de outros índices que auxiliem a extração de informações importantes.

Portanto, considere o custo de cada funcionário, o job description de cada um, o escopo de cada time, quanto tempo cada tarefa leva para ser finalizada, o fluxo de cada atividade, o valor de cada trabalho realizado, taxas de absenteísmo e de turnover.

Faça o headcount

Depois de ter traçado os desafios e os objetivos e de ter levantado outros indicadores, faça o headcount.

Planeje o período

Agora que você tem os números em mãos, aliados às informações importantes, comece a traçar estratégias para determinado período da empresa – bimestre, semestre ou ano, por exemplo..

É essencial seguir o passo a passo sem pular etapas. Somente assim os indicadores farão sentido e poderão, de fato, ajudar seu negócio estrategicamente.

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Se feito de modo solto, sem embasamento ou perspectivas, o headcount não é funcional. Por esse motivo, entenda como criar e mensurar OKR’s.

Planejamento de recursos humanos: O headcount é uma das principais métricas usadas pelas empresas para planejar o seu quadro de funcionários. Com essa medida, as empresas podem avaliar se precisam contratar mais pessoas ou reduzir a sua equipe, bem como identificar as áreas ou cargos que precisam de mais ou menos funcionários.

Controle de custos: O headcount é uma forma importante de monitorar e controlar os custos de pessoal de uma empresa. Ao comparar o número de funcionários com a receita e os custos operacionais, as empresas podem avaliar se o seu quadro de funcionários está adequado e identificar áreas onde podem reduzir custos.

Avaliação de desempenho: O headcount também pode ser usado como uma medida de desempenho para a empresa. Se o número de funcionários aumenta ou diminui ao longo do tempo, isso pode indicar que a empresa está crescendo ou enfrentando dificuldades financeiras.

Monitoramento de compliance: Em algumas empresas, o headcount é usado para monitorar compliance com políticas e regulamentações, especialmente relacionadas a questões de diversidade e inclusão. O indicador pode ser usado para acompanhar o número de funcionários em determinados grupos demográficos e avaliar se a empresa está cumprindo metas e políticas relacionadas a esses grupos." } },{ "@type": "Question", "name": "Por que o RH deve medir o headcount?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Quando feita de maneira estratégica, a análise do número de colaboradores é muito relevante à empresa, pois mostra quais os próximos passos a serem tomados, tais como:

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