Descrição de cargo de
Secretário(a) Executivo(a)

Modelo de descrição do cargo de
Secretário(a) Executivo(a)

Resumo

Estamos procurando um(a) secretário(a) executivo(a) para ajudar a Diretoria da empresa no gerenciamento de sua rotina.

Você será a pessoa indicada para organizar reuniões e viagens, além de controlar arquivos e despesas do corpo diretivo. Nessa posição, você atuará com atendimento telefônico nacional e internacional e trocará informações com outros(as) secretários(as) executivos(as) dentro e fora da empresa.

Para fazer bem este trabalho, estamos buscando um(a) profissional que seja organizado(a), responsável, tenha iniciativa e saiba resolver problemas com autonomia.

Em última análise, seu trabalho será parte integrante de nossos esforços para garantir aumento da eficiência e produtividade da Diretoria, bem como um atendimento de qualidade aos clientes e parceiros que se relacionam diretamente com nossos diretores.

Principais atividades e responsabilidades

• Organizar a agenda da diretoria, garantindo que não haja conflitos entre os compromissos e considerando fatores como tempo de deslocamento entre um evento e outro.
• Controlar o fluxo de reuniões, sendo responsável por agendá-las, checar a disponibilidade dos participantes e reservar salas, bem como contornar imprevistos relacionados.
• Esquematizar trâmites de viagens, reservando passagens e hospedagem, montando a agenda de compromissos e controlando questões financeiras, como reembolsos e comprovantes de pagamento.
• Oferecer suporte aos diretores em eventos, organizando materiais, comparecendo ao backstage e coordenando convidados.
• Prestar atendimento telefônico aos clientes e parceiros, anotando recados e transferindo chamadas importantes.
• Realizar a gestão de contas a pagar dos executivos, tanto de ordem profissional quanto pessoal.

O que buscamos?

Pré-requisitos

• Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração ou Letras;
• Inglês avançado — será necessário atender ligações internacionais;
• Experiência prévia como assistente executivo(a) e/ou assistente administrativo(a);
• Bons conhecimentos em Excel, Word e Google Calendar.

Habilidades

• Excelente capacidade de comunicação escrita e verbal;
• Capacidade de lidar com diversas tarefas simultâneas;
• Agilidade para resolução de conflitos de agendas;
• Bons conhecimentos de controle financeiro.

Desejável

• Disponibilidade para início imediato;
• Diploma ou documento que comprove o domínio da língua inglesa;
• Disponibilidade para eventuais viagens;
• Residir na capital.

Remuneração e benefícios

Salário: a combinar.

Benefícios:

• Vale-transporte ou estacionamento
• Vale-refeição
• Assistência médica e odontológica
• Seguro de vida
• Auxílio creche
• Incentivo à educação
• Incentivo à atividade física (convênio com academias e centros esportivos)
• Participação nos lucros